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項(xiàng)目管理知識(shí)之時(shí)間管理
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想要做到“按時(shí)、保質(zhì)地完成項(xiàng)目”,大概是每一位項(xiàng)目經(jīng)理最希望的,但工期托延的情況卻時(shí)常發(fā)生。這是很多項(xiàng)目管理者的一大難題。所以說(shuō),合理地安排項(xiàng)目時(shí)間是項(xiàng)目管理中一項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容,它的目的是保證按時(shí)完成項(xiàng)目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。
合理地安排項(xiàng)目時(shí)間,包括定義項(xiàng)目活動(dòng)、任務(wù)、活動(dòng)排序、每項(xiàng)活動(dòng)的合理工期估算、制定項(xiàng)目完整的進(jìn)度計(jì)劃、資源共享分配、監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度等內(nèi)容。
俗話說(shuō),磨刀不誤砍柴功。時(shí)間管理工作開始以前應(yīng)該先完成項(xiàng)目管理工作中的范圍管理部分。如果只圖節(jié)省時(shí)間,把這些前期工作省略,后面的工作必然會(huì)走彎路,反而會(huì)耽誤時(shí)間。項(xiàng)目一開始首先要有明確項(xiàng)目目標(biāo)、可交付產(chǎn)品的范圍定義文檔和項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。
由于一些是明顯的、項(xiàng)目所必須的工作,而另一些則具有一定的隱蔽性,所以要以經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ),列出完整的完成項(xiàng)目所必需的工作,同時(shí)要有專家審定過(guò)程,以此為基礎(chǔ)才能制定出可行的項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃,進(jìn)行合理的時(shí)間管理。
怎樣 “分解” 時(shí)間?
1、項(xiàng)目活動(dòng)定義
將項(xiàng)目工作分解為更小、更易管理的工作包也叫活動(dòng)或任務(wù),這些小的活動(dòng)應(yīng)該是能夠保障完成交付產(chǎn)品的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。在項(xiàng)目實(shí)施中,要將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單,并且讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理。活動(dòng)清單應(yīng)該采取文檔形式,以便于項(xiàng)目其他過(guò)程的使用和管理。當(dāng)然,隨著項(xiàng)目活動(dòng)分解的深入和細(xì)化,工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)可能會(huì)需要修改,這也會(huì)影響項(xiàng)目的其他部分。例如成本估算,在更詳盡地考慮了活動(dòng)后,成本可能會(huì)有所增加,因此完成活動(dòng)定義后,要更新項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)上的內(nèi)容。
2、活動(dòng)工期估算
項(xiàng)目工期估算是根據(jù)項(xiàng)目范圍、資源狀況計(jì)劃列出項(xiàng)目活動(dòng)所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。所以在估算工期時(shí)要充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環(huán)境因素對(duì)項(xiàng)目工期的影響。在對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)工期的影響。項(xiàng)目工期估算完成后,可以得到量化的工期估算數(shù)據(jù),將其文檔化,同時(shí)完善并更新活動(dòng)清單。
一般說(shuō)來(lái),工期估算可采取以下幾種方式:
1)專家評(píng)審形式。由有經(jīng)驗(yàn)、有能力的人員進(jìn)行分析和評(píng)估。
2)模擬估算。使用以前類似的活動(dòng)作為未來(lái)活動(dòng)工期的估算基礎(chǔ),計(jì)算評(píng)估工期。
3)定量型的基礎(chǔ)工期。當(dāng)產(chǎn)品可以用定量標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算工期時(shí),則采用計(jì)量單位為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整體估算。
4)保留時(shí)間。工期估算中預(yù)留一定比例作為冗余時(shí)間以應(yīng)付項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。隨著項(xiàng)目進(jìn)展,冗余時(shí)間可以逐步減少。
3、活動(dòng)排序
在產(chǎn)品描述、活動(dòng)清單的基礎(chǔ)上,要找出項(xiàng)目活動(dòng)之間的依賴關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴關(guān)系、工作順序。在這里,既要考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系,也要考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴關(guān)系以及為完成項(xiàng)目所要做的一些相關(guān)工作,例如在最終的硬件環(huán)境中進(jìn)行軟件測(cè)試等工作。
設(shè)立項(xiàng)目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項(xiàng)目中關(guān)鍵的事件及關(guān)鍵的目標(biāo)時(shí)間,是項(xiàng)目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項(xiàng)目需求的活動(dòng)序列中不可或缺的一部分。比如在開發(fā)項(xiàng)目中可以將需求的最終確認(rèn)、產(chǎn)品移交等關(guān)鍵任務(wù)作為項(xiàng)目的里程碑。
在進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)關(guān)系的定義時(shí)一般采用優(yōu)先圖示法、箭線圖示法、條件圖示法、網(wǎng)絡(luò)模板這4種方法,最終形成一套項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖。其中比較常用的方法是優(yōu)先圖示法,也稱為單代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖法。
4、安排進(jìn)
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