淺談如何加強(qiáng)合同管理，降低項(xiàng)目成本

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢(xún)電話(huà)：400-8352-114

　　合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的管理水平的高低，對(duì)企業(yè)今后的生存和發(fā)展至關(guān)重要。開(kāi)發(fā)、施工企業(yè)面對(duì)當(dāng)前的實(shí)際情況，只有不斷增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、全員合同管理意識(shí)、合同履約過(guò)程控制意識(shí)、提高合同管理人員的素質(zhì)，才是提高合同管理水平，降低項(xiàng)目成本，取得最大效益的有效途徑。

　　一、概述 

　　在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善和發(fā)展中，一方面業(yè)主常常用苛刻的合同條款把風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給施工企業(yè)，造成風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)上的嚴(yán)重不平衡;另一方面，在EPC方式中由于施工企業(yè)在某些方面比較強(qiáng)勢(shì)、專(zhuān)業(yè)的原因，在合同管理方面也比較強(qiáng)勢(shì)。面對(duì)當(dāng)前的實(shí)際情況，項(xiàng)目管理單位只有重視合同，重視合同管理，才能有效的降低工程風(fēng)險(xiǎn)，增加企業(yè)利潤(rùn)，有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的防范，維護(hù)自身合法權(quán)益。合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的管理水平的高低，對(duì)企業(yè)今后的生存和發(fā)展至關(guān)重要。

　　二、增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)

　　在項(xiàng)目管理中，沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)的合同是絕對(duì)沒(méi)有的。過(guò)去，企業(yè)在合同談判和簽訂中，由于合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)不強(qiáng)，而對(duì)合同條款分析、審核不嚴(yán)，掉入一些合同陷阱，給企業(yè)造成了難以挽回的損失。為此，必須增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，從以下兩個(gè)方面去防范合同風(fēng)險(xiǎn)：

　　(一)合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)

　　1.認(rèn)真分析合同條款，看合同條款中有沒(méi)有潛在風(fēng)險(xiǎn)，有沒(méi)有對(duì)自己不利的提法和約束性條件，對(duì)變更、索賠條款是否公平合理等，凡存在這些方面的問(wèn)題，應(yīng)向?qū)Ψ匠浞株U明自己的理由，力爭(zhēng)修改合同草案。

　　2.要注意對(duì)方轉(zhuǎn)嫁的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的界定要有超前意識(shí)，充分考慮在施工中可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，并提出風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)的責(zé)任。合同風(fēng)險(xiǎn)防范，在于化解自己承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，轉(zhuǎn)移自己承擔(dān)的部分風(fēng)險(xiǎn)，控制對(duì)方有意轉(zhuǎn)嫁的風(fēng)險(xiǎn)，回避不應(yīng)由自己承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。

　　(二)合同履約風(fēng)險(xiǎn)

　　高層建筑工程由于投資大、工期長(zhǎng)等特點(diǎn)，在合同履約過(guò)程中，往往會(huì)由于經(jīng)濟(jì)環(huán)境、社會(huì)情況、貨幣政策等的改變而引發(fā)合同變更，引起項(xiàng)目或者工程量的增加和減少等，這些都將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)，主要包括工期風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、社會(huì)風(fēng)險(xiǎn)等。為此，要求在施工過(guò)程中，充分利用各級(jí)管理人員的職能管理作用，多層次、多角度、多方向的集思廣益，以科學(xué)的態(tài)度和方法去開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)，采取各種積極有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，有針對(duì)性的去解決履約過(guò)程中出現(xiàn)的相關(guān)重大問(wèn)題，化解、緩解、轉(zhuǎn)移、規(guī)避以上風(fēng)險(xiǎn)。

　　三、增強(qiáng)全員合同管理意識(shí)

　　在施工過(guò)程中，只有加強(qiáng)合同管理，增強(qiáng)全員的合同管理意識(shí)，才會(huì)成功和達(dá)到預(yù)期的目的。為此，可以從以下幾方面去加強(qiáng)合同管理：

　　1.要使合同成為保護(hù)企業(yè)利益的有利武器，就必須簽訂一份成功的合同。否則，無(wú)論與施工企業(yè)、監(jiān)理工程師的相互關(guān)系處理得怎樣融洽，無(wú)論要求多么合情合理，只要是合同條款未明確規(guī)定的，都會(huì)遭到相關(guān)方的拒絕。

　　2.強(qiáng)化合同管理，建立以合同管理為核心的管理機(jī)制，理順各方關(guān)系，形成有機(jī)運(yùn)行體系。在項(xiàng)目施工中，注重強(qiáng)化合同管理意識(shí)，認(rèn)真研究、理解、運(yùn)用合同條款，收集和整理各種施工原始資料及數(shù)據(jù)，做好索賠工作。

　　3.注重項(xiàng)目實(shí)施階段合同的交底。合同是當(dāng)事人正確履行義務(wù)、保護(hù)自身合法利益的依據(jù)，因此，公司、項(xiàng)目部全體成員必須首先熟悉合同的全部?jī)?nèi)容，并對(duì)合同條款有一個(gè)統(tǒng)一的理解和認(rèn)識(shí)，以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨?lái)工作上的失誤。由于公司、項(xiàng)目部成員知識(shí)結(jié)構(gòu)和水平的差異，加之合同條款繁多，合同語(yǔ)言難以理解，因此，很難保證每個(gè)成員都能夠吃透整個(gè)合同內(nèi)容和合同關(guān)系，這樣勢(shì)必影響其在遇到實(shí)際問(wèn)題時(shí)進(jìn)行處理的有效性和正確性，影響合同的全面順利實(shí)施。因此，在合同簽訂后，企業(yè)合同管理人員應(yīng)熟悉合同中的各種合同文件及相關(guān)文件和資料的主要內(nèi)容，明確工程中的風(fēng)險(xiǎn)、重點(diǎn)或關(guān)鍵性問(wèn)題。

　　四、增強(qiáng)合同履約過(guò)程控制意識(shí)

　　(一)抓好合同臺(tái)賬管理工作

　　合同臺(tái)賬管理，是合同管理中一項(xiàng)重要工作。搞好合同臺(tái)賬管理，既是合同履行的依據(jù)，又是合同履行的記錄，對(duì)合同管理的實(shí)施和評(píng)價(jià)有著十分重要的意義。

　　(二)抓好履約檢查環(huán)節(jié)

　　履約檢查，是事前或事中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和疏漏的唯一辦法。只有在合同履約過(guò)程中定期檢查，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，制訂防范風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策，從而將風(fēng)險(xiǎn)損失程度降到最小，將收益做得最大。為此，合同管理人員必須經(jīng)常深入現(xiàn)場(chǎng)對(duì)合同履約和管理情況進(jìn)行針對(duì)性的檢查，通過(guò)檢查反映出合同履約中的一般性問(wèn)題，顯示出妨礙合同履行的重大問(wèn)題，以及產(chǎn)生爭(zhēng)議或出現(xiàn)糾紛的現(xiàn)象或隱患等，提出解決的辦法或提出解決的請(qǐng)求，通過(guò)整改使合同順利履約得到落實(shí)。

　　(三)抓好甲供合同的管理

　　1.把好材料設(shè)備甲供合同管理的資質(zhì)審核關(guān)，只有供貨商(生產(chǎn))單位相關(guān)資質(zhì)有效且符合要求，才能進(jìn)行各種供應(yīng)合同的簽訂。

　　2.材料設(shè)備甲供合同必須以工程施工圖為依據(jù)，滿(mǎn)足工程的要求，有關(guān)工期、質(zhì)量、安全、履約保證金、質(zhì)量保證金等，尤其對(duì)材料設(shè)備的技術(shù)協(xié)議的確認(rèn)工作，必須在合同中進(jìn)行落實(shí)。

　　3.要充分考慮工程的實(shí)際情況，劃清合同界面，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免責(zé)任不清，影響工程的順利進(jìn)行。

　　4.狠抓材料設(shè)備甲供合同的履行。對(duì)單價(jià)、購(gòu)銷(xiāo)單價(jià)、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)算方法等，建立較為完善的管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　5.嚴(yán)把材料設(shè)備甲供合同的結(jié)算關(guān)。以合同為基礎(chǔ)，會(huì)同有關(guān)施工生產(chǎn)、技術(shù)質(zhì)量、材料設(shè)備、經(jīng)營(yíng)管理等部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽，實(shí)行三級(jí)審批制度，層層把關(guān)，嚴(yán)禁出現(xiàn)超額支付、提前支付的情況。

　　(四)抓好變更和索賠工作

　　索賠是合同管理的繼續(xù)，是項(xiàng)目施工過(guò)程中不可避免的，是業(yè)主與承包商之間承擔(dān)工程風(fēng)險(xiǎn)比例的合理再分配，更能體現(xiàn)合同的公平合理性。工程變更和索賠是項(xiàng)目合同管理的一項(xiàng)重要工作，貫穿于合同履行的全過(guò)程，有嚴(yán)格的程序規(guī)定和時(shí)效要求，需要詳細(xì)完整的證明資料，而且它與項(xiàng)目管理的其它方面有密切聯(lián)系，涉及到技術(shù)、施工、質(zhì)量、安全環(huán)保水保、材料設(shè)備供應(yīng)、合同管理、公共關(guān)系等各個(gè)方面。為此必須提高變更和索賠的預(yù)見(jiàn)性、計(jì)劃性，加強(qiáng)變更和索賠的系統(tǒng)性、規(guī)范性、及時(shí)性，提高項(xiàng)目經(jīng)理部各單位工作人員的變更和索賠意識(shí)，增強(qiáng)變更和索賠工作責(zé)任感和工作積極性，明確各單位的變更和索賠職責(zé)，把工作落實(shí)到施工的全過(guò)程。

　　1.必須成立變更和索賠組織機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)范圍。

　　2.要注重變更和索賠基礎(chǔ)工作，做好原始記錄、保管好原始簽證資料。資料的整理與歸檔都應(yīng)分類(lèi)登記，原始資料應(yīng)做到及時(shí)、系統(tǒng)、連續(xù)記載，做到不遺漏，實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一裝訂、統(tǒng)一歸檔的檔案化管理，做到查詢(xún)、使用方便快捷。

　　3.變更和索賠的理由應(yīng)以國(guó)家頒布的法律、法規(guī)和政策以及合同和業(yè)主下發(fā)的相關(guān)管理辦法為準(zhǔn)，以施工過(guò)程中的實(shí)際情況和現(xiàn)場(chǎng)代表、設(shè)計(jì)人、監(jiān)理人的通知為依據(jù)，做到變更和索賠理由符合客觀實(shí)際、充分可靠。

　　4.積極處理索賠，必須按變更和索賠時(shí)限、程序去開(kāi)展工作。變更和索賠事件發(fā)生后的時(shí)效內(nèi)，必須對(duì)索賠通知、索賠報(bào)告、索賠依據(jù)等進(jìn)行審核，進(jìn)行相關(guān)費(fèi)用審核，做到有理有據(jù)，最后進(jìn)行談判→成功預(yù)防索賠。

　　五、提高合同管理人員的素質(zhì)

　　一切管理工作的實(shí)施是以人為本的，工程合同管理沒(méi)有合同管理人員和全員的參與、主動(dòng)配合就無(wú)從談起，合同管理人員能動(dòng)性的發(fā)揮和素質(zhì)的高低極大地制約著合同管理的績(jī)效。如何將兩者有效地結(jié)合起來(lái)，最大限度地發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，降低企業(yè)成本，使企業(yè)利益最大化，是項(xiàng)目合同管理中，擺在我們面前的重要課題。過(guò)去，一部分合同管理人員綜合素質(zhì)低，缺乏必要的理論知識(shí)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和管理能力，管理知識(shí)、技術(shù)水平未達(dá)到應(yīng)有的要求，是制約合同管理水平提高的重要因素，加之企業(yè)對(duì)項(xiàng)目合同管理重視不夠，致使項(xiàng)目合同管理處于低水平狀態(tài)。為此，首先要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要有較高的綜合素質(zhì)，他不但應(yīng)有較高的政治素質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)、身體素質(zhì)，還應(yīng)具備一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，要高度重視、熟悉、了解合同條款和執(zhí)行情況，要能夠把握索賠時(shí)機(jī)。其次，合同管理人員應(yīng)積極參與合同管理體系，從招標(biāo)(議標(biāo))開(kāi)始、直到合同終止的全過(guò)程對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)測(cè)、計(jì)劃、分析、核算和控制，建成項(xiàng)目合同管理的一整套網(wǎng)絡(luò)體系，進(jìn)行全過(guò)程管理，這就要求合同管理人員至少要是行家里手。

　　六、結(jié)語(yǔ)

　　合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的管理水平的高低，對(duì)企業(yè)今后的生存和發(fā)展至關(guān)重要。企業(yè)面對(duì)當(dāng)前的實(shí)際情況，只有不斷增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)、全員合同管理意識(shí)、合同履約過(guò)程控制意思、提高合同管理人員的素質(zhì)，才是提高合同管理水平，降低項(xiàng)目成本，取得最大效益的有效途徑。