教學檔案管理軟件的相關(guān)介紹

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

        一、主要特點：

　　1、檔案門類齊全

　　軟件遵循國家檔案局分類原則，已按各類檔案的特點建立了文書檔案、科技檔案、照片檔案、音像檔案、實物檔案、會計檔案等，用戶根據(jù)自己的需要增加新的檔案類型。

　　2、標準化程度高

　　符合國家檔案管理規(guī)范和電子檔案存儲標準，適合各行業(yè)檔案分類標準。

　　3、通用化程序高

　　參照檔案案卷構(gòu)成和國家檔案升級對計算機管理的統(tǒng)一要求，支持檔案目錄、全文管理。普遍適用于各級、各類檔案管理部門。

　　4、符合檔案流程

　　將文件、科技材料、資料處理過程的中間環(huán)節(jié)、相關(guān)信息及處理結(jié)果管理起來，確保檔案、文件材料收集/積累的完整，利于檔案的整理、編研工作的開展，便于日后檔案的查詢利用。

　　5、檔案全文管理

　　軟件不僅僅提供了管理檔案目錄、摘要，而且將檔案的原件納入到檔案管理中，不但可以對檔案原件的管理，同時可對其OCR識別。提供從信息檢索、目錄查詢、摘要查詢到由目錄、摘要信息直接瀏覽檔案原件，并且可對原件的某些信息進行提取。

　　6、多種組卷方式

　　各行業(yè)、各地區(qū)及不同專業(yè)的科技文件、文書文件形成過程都有它自身的規(guī)律，組卷方式存在著一定的區(qū)別，綜合檔案管理系統(tǒng)靈活的組卷方式完全能滿足這種需求。它提供可按一定的原則進行的自動組卷，多點組卷，年度跨庫組卷，一份文件的多重組卷，各種檔案輔助組卷等方式。

　　7、系統(tǒng)的自定義

　　系統(tǒng)提供檔案庫結(jié)構(gòu)符合檔案管理的要求，但同時提供了庫結(jié)構(gòu)、屏幕輸入界面和報表格式的自由定義功能;與行業(yè)合作，可開發(fā)更具行業(yè)特色的軟件，滿足行業(yè)檔案管理的特殊需要。

　　8、良好的數(shù)據(jù)接口

　　支持多種流行的數(shù)據(jù)庫，可以把不同檔案所整理的數(shù)據(jù)(檔案信息)轉(zhuǎn)換到當前的系統(tǒng)，這樣避免了用戶的重復勞動。同時系統(tǒng)還為用戶提供了一個通用的轉(zhuǎn)換接口，可以在不同數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換。存儲格式多：可存儲、管理和瀏覽多達100多種存儲格式的各類文件資料，例如：圖紙文件、CAD文件、彩色圖像文件、WORD格式文件、文本文件等。

　　9、網(wǎng)上實時瀏覽

　　可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實時瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等，還可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案。

　　10、支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

　　采用流行的B/S結(jié)構(gòu)，運行于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，可與企業(yè)網(wǎng)和Internet網(wǎng)相聯(lián)，提供WWW方式的瀏覽服務(wù)。

　　二、技術(shù)優(yōu)勢：

　　1、靈活的定制功能

　　用戶在使用軟件前，根據(jù)實際需要進行客戶化定制(表結(jié)構(gòu)，表間關(guān)系，數(shù)據(jù)間關(guān)系和用戶報表)最終形成符合用戶實際需求的應用系統(tǒng)。

　　2、規(guī)范的檔案流程

　　根據(jù)國家檔案局所制定的檔案工作條例，結(jié)合眾多客戶需求，形成規(guī)范的檔案操作流程(如檔案的收集、檔案的整理、檔案的利用、檔案的統(tǒng)計等)。

　　3、合面的檔案管理

　　許多軟件系統(tǒng)會包含檔案管理模塊(如OA、項目管理)等，但都是單一的檔案管理(如OA只涉及文書檔案，項目管理只涉及科檔管理)。而我們提供的檔案管理軟件是一個綜合性檔案管理軟件，包括國家規(guī)定的十大類檔案類型，如文書檔案、科技檔案、基建檔案、實物檔案、會計檔案、人事檔案等，同時檔案類型可根據(jù)用戶需要自行增減。

　　4、開放的軟件結(jié)構(gòu)

　　軟件提供多種數(shù)據(jù)交換工具，可將歷史數(shù)據(jù)或其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導入檔案系統(tǒng)。

　　5、穩(wěn)定的軟件產(chǎn)品

　　軟件產(chǎn)品經(jīng)過長達10年開發(fā)和更新，日趨穩(wěn)定，同時全國700多個用戶單位不斷提供修改意見，極大提高產(chǎn)品的易用性。

　　三、軟件的作用：

　　1、檔案管理不再費時費力

　　檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案管理如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。具體表現(xiàn)為：

　　2、數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用

　　數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。各種報表可以自動打印：數(shù)據(jù)錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表;可以方便的打印出檔案的背脊、封面，案卷目錄、文件目錄、背考表等。自動統(tǒng)計檔案信息：檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，這項工作由計算機處理，可以極大的提高管理人員的效率。