高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)實踐

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　　一、校外調(diào)研與校內(nèi)調(diào)研相結(jié)合

　　通常認(rèn)為，OA系統(tǒng)自70年代末進(jìn)入我國，大體經(jīng)歷了三個發(fā)展階段：即以數(shù)據(jù)為處理中心的傳統(tǒng)MIS系統(tǒng)的第一代辦公自動化，以工作流為中心的第二代辦公自動化系統(tǒng)，以知識為核心的第三代辦公自動化。也有作者將這三個階段定義為文件型OA(1980～1999年)、流程性O(shè)A(2000～2005年)和知識型OA(2005年～至今)?？偟恼f來，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展是從以數(shù)據(jù)為核心發(fā)展到以信息交流為核心，進(jìn)而提升為以系統(tǒng)地運(yùn)用知識為核心。調(diào)查表明，目前雖有個別高校OA系統(tǒng)較為先進(jìn)，基本接近于知識型OA，但相當(dāng)多的高校仍然處于流程型階段，這與各個高校辦學(xué)規(guī)模、使用OA歷史等有關(guān)。同時我們注意到，OA的迅猛發(fā)展帶動了一大批專門從事OA系統(tǒng)開發(fā)的公司和企業(yè)如雨后春筍般成立，這些企業(yè)可謂是魚龍混雜，泥沙俱下，都想在OA市場中分得一杯羹。從事OA開發(fā)公司的技術(shù)水平良莠不齊，高校對公司進(jìn)行甄別顯得尤為重要。為此建設(shè)OA前需進(jìn)行充分調(diào)研。

　　調(diào)研要做好校內(nèi)調(diào)研和校外調(diào)研兩個方面。校外調(diào)研又分為去企業(yè)調(diào)研和去高校調(diào)研。企業(yè)調(diào)研主要是把握最新的技術(shù)發(fā)展潮流，弄清哪些企業(yè)具備良好開發(fā)資質(zhì)，確保新建的OA系統(tǒng)技術(shù)過硬和可持續(xù)發(fā)展;高校調(diào)研主要是吸取兄弟高校好的經(jīng)驗和做法，避免走彎路和回頭路。校內(nèi)調(diào)研根據(jù)各高校機(jī)構(gòu)設(shè)置的不同，一般又以黨政辦公室為牽頭單位開展調(diào)研，針對不同層面的需求，如校領(lǐng)導(dǎo)需求、業(yè)務(wù)部門需求、二級學(xué)院需求等，整體上把握學(xué)校擬要新建系統(tǒng)的整體規(guī)模、主要功能、主要流程等，避免出現(xiàn)建成的系統(tǒng)出現(xiàn)大的低級失誤。進(jìn)行詳細(xì)調(diào)研也便于日后在招標(biāo)書中對擬新建產(chǎn)品的要求進(jìn)行準(zhǔn)確描述。

　　二、產(chǎn)品通用特性與高校個性需求相結(jié)合

　　軟件產(chǎn)品的發(fā)展已經(jīng)高度市場化，市場化競爭促使其產(chǎn)品愈來愈專業(yè)化。OA產(chǎn)品發(fā)展日新月異，非專業(yè)團(tuán)隊難以開發(fā)出高質(zhì)量的、有競爭力和生命力的產(chǎn)品。市場調(diào)研顯示，當(dāng)前國內(nèi)大多數(shù)高校通常的做法也都是委托專業(yè)公司開發(fā)，雖有極少部分技術(shù)實力較強(qiáng)的高校采取自主研發(fā)，其個性化要求雖能得到保證，但在安全性、穩(wěn)定性、功能性、可操作性等方面仍有其短板，使用風(fēng)險不可謂不高。專業(yè)公司開發(fā)則相對時間短，代碼規(guī)范，界面友好，穩(wěn)定性和安全性有保證;但商業(yè)產(chǎn)品也有其不足之處，主要表現(xiàn)為通用性不夠，具體來說表現(xiàn)在功能模塊固定，界面固化，風(fēng)格單調(diào)，流程單一。由于缺乏對高校內(nèi)部運(yùn)行體制機(jī)制的熟悉，開發(fā)出來的商業(yè)化產(chǎn)品往往不能達(dá)到高校的要求，接地氣方面做得很不夠。為此做足需求調(diào)研工作關(guān)系到整個OA系統(tǒng)的成敗。需求調(diào)研前，為增強(qiáng)感官認(rèn)識，建議邀請相關(guān)企業(yè)到校進(jìn)行產(chǎn)品演示，從對使用界面、業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)等方面的演示中增加對產(chǎn)品的感性認(rèn)識，避免憑空想象。經(jīng)過多家產(chǎn)品的演示對比，能比較清晰地對產(chǎn)品的優(yōu)缺點進(jìn)行判斷，對后續(xù)的招標(biāo)工作起到很好的參考作用。待公司中標(biāo)后，還需要進(jìn)一步細(xì)化產(chǎn)品需求。一般情況下，OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要是黨政辦公室負(fù)責(zé)。黨政辦公室是學(xué)校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，掌握信息較全，對學(xué)校整體工作有較好把握，調(diào)研可以分科室進(jìn)行，如秘書科的公文流轉(zhuǎn)，綜合科的接待管理、車輛管理、會務(wù)管理，信訪科的信訪管理等，再經(jīng)分管副主任、主任把關(guān)。為求得需求的準(zhǔn)確，辦公室內(nèi)部應(yīng)召開專題會議進(jìn)行充分討論。