OA辦公軟件系統(tǒng)的發(fā)展情況到底是怎樣的呢

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企業(yè)OA系統(tǒng)

技術(shù)平臺
　　隨著OA應(yīng)用內(nèi)容的不斷擴展，OA技術(shù)也在不斷發(fā)展，從過去的BASIC+文件系統(tǒng)到VB+ACCESS、DELPHI+ORACLE等等，到目前基本形成了三大主流技術(shù)：

　　1. .net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（RDB）技術(shù)

　　基于.net+RDB的辦公平臺則以簡單、靈活、易用的特點獲得了廣泛的市場。

　　2. SUN的JAVA+RDB技術(shù)

　　JAVA（J2EE標(biāo)準(zhǔn)）以其開放性、與平臺無關(guān)性引領(lǐng)著技術(shù)發(fā)展方向，并迅速在各類應(yīng)用系統(tǒng)中得到廣泛應(yīng)用與推廣，在OA領(lǐng)域市場領(lǐng)域不斷擴大。

　　3.IBM Lotus Domino技術(shù)

　　Lotus自1989年推出，以電子郵件、協(xié)同、非結(jié)構(gòu)文檔處理、安全機制見長。然而隨著OA應(yīng)用的內(nèi)涵不斷豐富，Domino也暴露出一些明顯的弱點，不妨將技術(shù)原理相同的.net/JAVA與Domino作一簡單的比較(以O(shè)A應(yīng)用為前提)：

　　.net/JAVA更類似3GL工具，應(yīng)用功能的實現(xiàn)需要更多的開發(fā)或集成，應(yīng)用的成熟需要不斷的進行功能沉淀與積累；而Domino更像4GL工具，提供了業(yè)界領(lǐng)先的協(xié)同工具、企業(yè)級文檔處理、文檔級安全控制機制、大量的應(yīng)用模板，使其更擅長辦公應(yīng)用支撐，但面對大量結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)信息處理時則顯得明顯不足。

系統(tǒng)歷史
起步階段
　?。?985年―1993年）：是以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理為中心，基于文件系統(tǒng)或關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使日常辦公也開始運用IT技術(shù)，提高了文件等資料管理水平。這一階段實現(xiàn)了基本的辦公數(shù)據(jù)管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的協(xié)作支持、文檔資料的綜合處理等，導(dǎo)致應(yīng)用效果不佳。

應(yīng)用階段
　　（1993年－2002年）：隨著組織規(guī)模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限制，提高整個組織的運營效率，同時網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展也促進了軟件技術(shù)發(fā)生巨大變化，為OA的應(yīng)用提供了基礎(chǔ)保證，這個階段OA的主要特點是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務(wù)、群組協(xié)同等基礎(chǔ)支持，實現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、會議管理、制度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規(guī)范了組織管理、提高了運營效率。

發(fā)展階段
　　OA應(yīng)用軟件經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務(wù)，逐步擴大延伸到組織內(nèi)部的各項管理活動環(huán)節(jié)，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環(huán)境的快速變化，使得辦公應(yīng)用軟件應(yīng)具有更高更多的內(nèi)涵，客戶將更關(guān)注如何方便、快捷地實現(xiàn)內(nèi)部各級組織、各部門以及人員之間的協(xié)同、內(nèi)外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協(xié)作工作平臺。

基本框架
　　實現(xiàn)數(shù)字化辦公既不同于傳統(tǒng)的OA，也不同于MIS的建設(shè)，它的結(jié)構(gòu)是Intranet網(wǎng)的結(jié)構(gòu)，它的構(gòu)建思路是自上而下的，即首先把整個內(nèi)部網(wǎng)看成是一個整體，這個整體的對象是網(wǎng)上所有用戶，它必需有一個基礎(chǔ)，這個基礎(chǔ)為內(nèi)網(wǎng)平臺，就好象PC必需有一個操作系統(tǒng)為基礎(chǔ)一樣。內(nèi)網(wǎng)平臺負責(zé)所有用戶對象的管理、負責(zé)所有網(wǎng)絡(luò)資源（含網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用）的管理、網(wǎng)絡(luò)資源的分層授權(quán)、網(wǎng)絡(luò)資源的開放標(biāo)準(zhǔn)和提供常用的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)（如郵件、論壇、導(dǎo)航、檢索和公告等）。在平臺的基礎(chǔ)之上，插接各種業(yè)務(wù)應(yīng)用（可理解為傳統(tǒng)的MIS），這些應(yīng)用都是網(wǎng)絡(luò)資源。用戶通過統(tǒng)一的瀏覽器界面入網(wǎng)，網(wǎng)絡(luò)根據(jù)用戶的權(quán)限提供相應(yīng)的信息、功能和服務(wù)，使用戶在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下辦公。

產(chǎn)品選型
　　一、明確研發(fā)公司實力

　　一款優(yōu)秀的產(chǎn)品背后必然有一個優(yōu)秀的研發(fā)公司。對于OA產(chǎn)品而言更是如此，優(yōu)秀的產(chǎn)品必然產(chǎn)生于優(yōu)秀的理念，研發(fā)圍繞著企業(yè)真實的需求和特點，能夠在產(chǎn)品之中突出和體現(xiàn)對企業(yè)的個性化滿足，并且能夠在產(chǎn)品銷售出去之后，仍然能夠按時按質(zhì)提供售后服務(wù)，讓企業(yè)用戶使用產(chǎn)品后得到切實的利益保障。所以，要衡量評估研發(fā)公司的實力，一方面可以通過現(xiàn)場評估，通過查看公司的成功案例和研發(fā)團隊；另一方面，可以咨詢已經(jīng)有OA實施經(jīng)驗的企業(yè)，向他們了解相關(guān)的信息。

　　二、明確產(chǎn)品的研發(fā)技術(shù)對于OA產(chǎn)品而言，它具有自身的特性，就是技術(shù)的快速更新和伴隨企業(yè)發(fā)展而不斷需要進行的擴展和升級。眾所周知，現(xiàn)代競爭導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展節(jié)奏特別快，今天的管理模式與需求在明天可能已經(jīng)顯得有所不足，需要進行新管理模式的革新與探索，這就帶來了新的問題，使企業(yè)有必要對原有的辦公系統(tǒng)進行功能擴展和系統(tǒng)升級。由此，企業(yè)需要在選型過程中就要考慮到研發(fā)公司的技術(shù)是否具有足夠的先進性，保證在一定的時期內(nèi)不落時，在未來需要進行升級時能夠做到順利升級，不影響企業(yè)長遠的發(fā)展需求。

　　三、試用體驗產(chǎn)品的易用性雖然OA產(chǎn)品屬于現(xiàn)代化程度較高，是企業(yè)管理升級和水平提升具有重要作用的辦公工具，然而對于企業(yè)內(nèi)部的各級管理者和員工而言，能否讓他們快速成功掌握產(chǎn)品的使用，發(fā)揮辦公系統(tǒng)的管理效能，使之與企業(yè)各級的管理者與職工的工作做到較好地融合，是充分發(fā)揮其作用的關(guān)鍵所在。所以，要在選型過程中選擇實際試用產(chǎn)品，了解產(chǎn)品的設(shè)計細節(jié)是否具有足夠的易用性，能夠讓企業(yè)職工快速上手，具有較好的用戶體驗。

　　四、明確產(chǎn)品的性價比OA辦公系統(tǒng)的引入需要企業(yè)安排專門的經(jīng)費，對于一般的中小企業(yè)而言這往往需要一筆不小的費用，本著支出應(yīng)當(dāng)匹配相應(yīng)回報的原則，在選型過程中要重視對OA產(chǎn)品性價比的了解。一方面，免費或者相比市場上同類其它產(chǎn)品價錢過低的產(chǎn)品不宜選擇，因為必要的售后維護和產(chǎn)品不斷升級使研發(fā)公司需要較大的費用投入，過低甚至免費顯然是不現(xiàn)實的；另一方面，對于因附帶了過多功能而導(dǎo)致費用太高的產(chǎn)品要慎重選擇，畢竟企業(yè)看重的是綜合的性價比，不需要太多不必要的功能模塊浪費資源和資金。

　　五、深入了解產(chǎn)品未來升級如何操作企業(yè)的發(fā)展使得產(chǎn)品需要不斷進行更新和升級，特別是隨著企業(yè)管理規(guī)模的擴大導(dǎo)致原有的系統(tǒng)難以滿足新的需求，這時就需要對原辦公系統(tǒng)進行功能擴展和升級的二次開發(fā)，這種開發(fā)對于不同的產(chǎn)品而言操作技術(shù)不同，需要的開發(fā)周期、資金、風(fēng)險都存在較大的差異。像傳統(tǒng)型與項目產(chǎn)品由于需要改動源代碼進行二次開發(fā)，使其開發(fā)周期長、風(fēng)險高、費用支出大，而新型的平臺型OA辦公系統(tǒng)則由于開發(fā)方式靈活，借助支撐平臺技術(shù)可以在不影響原系統(tǒng)的情況下，獨立開發(fā)新功能模塊再加入到原系統(tǒng)平臺之中，使得開發(fā)周期大大縮短、費用低、風(fēng)險小，可以說這種升級操作最大程度上做到了為企業(yè)考慮，提供長遠保證。

考慮因素
　　在升級企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)時，必須考慮各種可以影響自動化效率的各種因素。這些因素包括預(yù)算，通信基礎(chǔ)設(shè)施的變化等。但有兩個因素是必須考慮的，人才的培養(yǎng)和辦公場所的選擇：

　　與辦公自動化相關(guān)的人員，基本上包括了所有辦公自動化的用戶和自動化系統(tǒng)和工具的供應(yīng)商。各種各樣的人，包括軟件和硬件工程師，管理信息科學(xué)家，管理人員，中級工人，秘書，這些人都在使用自動化習(xí)系統(tǒng)。變化會對一些工人有困難，但只有變化才能使一個團隊更有競爭力。

　　辦公自動化的需要的工作場所往往涉及到預(yù)算和員工的生理機能、交流以及管理信息。設(shè)備、布線、培訓(xùn)、安全數(shù)據(jù)輸入都需要資金還有空間。最近研究發(fā)現(xiàn)，如患有重復(fù)動作綜合癥的人，就不合適使用自動化產(chǎn)品。復(fù)動作綜合癥是一種醫(yī)學(xué)紊亂，這個與長期的鍵盤輸入和坐姿有關(guān)系。同樣，環(huán)境安全問題同樣還包括公司的整體安全狀況，這個與計算機的輻射有關(guān)。

發(fā)展方向
　　隨著人們對OA的熟悉程度加深，傳統(tǒng)OA如公文傳遞，人事，協(xié)作等功能已經(jīng)不能滿足企業(yè)日常辦公需要，很多企業(yè)管理者對OA提出了新的要求，金融危機下，很多公司為了控制費用預(yù)算，希望把傳統(tǒng)的費用報銷流程整合到OA審批流程里，且希望有效管理資產(chǎn)，如資產(chǎn)的領(lǐng)用、流轉(zhuǎn)、 報修、報廢等管理過程也希望整合到OA流程中，還有諸如視頻會議等等。

　　目前對傳統(tǒng)OA需求呼聲最高的還是，希望能把OA擴展到手機上，公司管理者隨時可以看到待審批事件。

　　OA發(fā)展到現(xiàn)在，其內(nèi)涵已經(jīng)發(fā)生了根本的轉(zhuǎn)變，從最初的文檔管理發(fā)展成為企業(yè)的信息化中心平臺，可以說是完成了從一個士兵到將軍的轉(zhuǎn)變。當(dāng)然，這個轉(zhuǎn)變從理念上說已經(jīng)完成，但從應(yīng)用上來說還剛剛開始，我們可以肯定的說，OA平臺化的時代已經(jīng)到來。

　　OA之所以要向平臺化的方向發(fā)展，就是因為OA的作用正從行政管理轉(zhuǎn)移到行政、業(yè)務(wù)兼管，從溝通轉(zhuǎn)移到協(xié)作，從單一應(yīng)用轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)整合。在OA行業(yè)，一直是需求推動技術(shù)的發(fā)展，OA這種轉(zhuǎn)變正是近年來乃至未來企業(yè)發(fā)展的重要需求所致。

　　OA要想解決以上的問題，必須具有平臺化的特征，這個平臺必須具有充分的開放性和靈活性，允許用戶方便的自定義各種業(yè)務(wù)流程和表單，和其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)整合，生成各種統(tǒng)計報表。傳統(tǒng)的PHP技術(shù)開發(fā)的OA因為不具有平臺性而正在逐漸被淘汰，目前最具代表性的OA平臺一般都是JAVA技術(shù)開發(fā)，在這種OA平臺上，在業(yè)務(wù)中做溝通，而不是在溝通中做業(yè)務(wù)，溝通、業(yè)務(wù)、組織、管理都是協(xié)同一致的。