oa辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流程

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 　　OA辦公自動(dòng)化即是Office Automation的縮寫，是指自動(dòng)化辦公或無(wú)紙化辦公。其實(shí)OA辦公自動(dòng)化是一個(gè)動(dòng)態(tài)的概念，即將公司內(nèi)部的辦公資源整合在一個(gè)平臺(tái)上(包括：財(cái)務(wù)信息，行政停息，考勤管理，資源共享等)，來(lái)達(dá)到協(xié)同辦公的目的，達(dá)到最大化利用公司的資源。所以O(shè)A現(xiàn)在生出一個(gè)新的名字——協(xié)同辦公。下面介紹的是泛普軟件的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能模塊介紹及流程圖的簡(jiǎn)要介紹。

　　公共辦公

　　• 日常辦公

　　日常辦公是工作流轉(zhuǎn)中心，是用戶進(jìn)行協(xié)同辦公、處理各種收文、發(fā)文、督辦、審批事宜的場(chǎng)所。強(qiáng)大的流轉(zhuǎn)功能與簡(jiǎn)易的操作是該模塊的特點(diǎn)。所有相關(guān)工作根據(jù)所屬類別及輕重緩急進(jìn)行分類顯示，用戶在此完成工作的草擬、辦理、委托、督辦、跟蹤、監(jiān)控、撤回、特送、催辦等，同時(shí)系統(tǒng)提供強(qiáng)大的辦件統(tǒng)計(jì)與報(bào)表輸出功能。

　　• 知識(shí)中心

　　知識(shí)中心是泛普OA的核心模塊之一，是組織知識(shí)沉淀的容器。系統(tǒng)通過(guò)四種類型應(yīng)用模板，滿足了組織對(duì)各種不同類型文檔管理(包括ISO文檔管理)的需求。“多庫(kù)存儲(chǔ)雙庫(kù)結(jié)構(gòu)”的設(shè)計(jì)模式以及“文件指針”的存取方式，大大改善了海量數(shù)據(jù)的訪問(wèn)速度和系統(tǒng)的負(fù)載均衡;可定義的多重權(quán)限框架，使數(shù)據(jù)、知識(shí)的組織管理更為高效、靈活;樹型結(jié)構(gòu)的文件夾訪問(wèn)方式和強(qiáng)大的全文檢索功能，加快了數(shù)據(jù)的定位和檢索。

　　• 會(huì)議管理

　　為用戶科學(xué)安排和管理會(huì)議提供一種工具，由會(huì)議安排和會(huì)議紀(jì)要兩部分組成，會(huì)議安排包括會(huì)議擬稿 、會(huì)議審批、會(huì)議資源管理(會(huì)議室、投影儀等資源管理、調(diào)度及查詢)、與會(huì)人員日程安排查看、會(huì)議邀請(qǐng)和通知;會(huì)議紀(jì)要包括紀(jì)要 擬稿 、審批、查詢，會(huì)議安排和會(huì)議紀(jì)要的審批流程可在流程管理中由用戶自行定義。系統(tǒng)還提供歸檔接口，可將陳年會(huì)議或紀(jì)要?dú)w檔到知識(shí)庫(kù)。

　　• 車輛管理

　　為用戶對(duì)車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理提供了一種工具，避免非正常使用車輛現(xiàn)象的發(fā)生，車輛管理員對(duì)車輛與司機(jī)資料進(jìn)行維護(hù)，組織內(nèi)的人員申請(qǐng)車輛需經(jīng)過(guò)一系列的審批過(guò)程,車輛申請(qǐng)流程可在流程管理中由用戶自行定義，用戶還可通過(guò)Excel或圖形的方式統(tǒng)計(jì)和車輛相關(guān)的不同類型報(bào)表。

　　• 物品管理

　　為用戶對(duì)組織內(nèi)的財(cái)產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)管理提供了一種工具，物品管理員對(duì)物品的信息和庫(kù)存進(jìn)行維護(hù)，組織中的人員申請(qǐng)物品需經(jīng)過(guò)一系列的審批過(guò)程，物品申請(qǐng)流程可在流程管理中由用戶自行定義，申請(qǐng)人領(lǐng)取和歸還物品也須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的過(guò)程，杜絕了冒領(lǐng)物品現(xiàn)象的發(fā)生。用戶還可通過(guò)Excel和圖形的方式統(tǒng)計(jì)和物品相關(guān)的不同類型報(bào)表。

　　信息中心

　　• 新聞公告

　　用于用戶發(fā)布各種通知、通告、批評(píng)、表?yè)P(yáng)及新聞等消息，被作為一個(gè)提供共享信息瀏覽和發(fā)布的綜合場(chǎng)所。它提供新聞公告的發(fā)布責(zé)任人、發(fā)布范圍控制、發(fā)布期限設(shè)置等功能。

　　消息中心

　　在線信息：即時(shí)在線信息溝通工具，快捷方便，可選擇部門、崗位及群組進(jìn)行群發(fā)，也可以給不在線的人員留言。在線短信也是泛普OA的一種提醒方式。

　　手機(jī)短信息系統(tǒng)：可在網(wǎng)上進(jìn)行短信息的編輯與發(fā)送，可選擇部門、崗位及群組進(jìn)行群發(fā)。手機(jī)短信也是泛普OA的一種消息提醒方式。

　　• 去向牌

　　去向牌是單位人員去向狀態(tài)的表示方式，也是同事之間工作協(xié)調(diào)的橋梁和紐帶。去向牌提供了人員去向狀態(tài)定義、群組定義和人員去向狀態(tài)查詢等功能。用戶可以按部門、群組分類查看單位人員的去向信息，并允許自定義自己關(guān)心的人員群組，對(duì)其去向進(jìn)行跟蹤。此外，去向牌還提供了去向委托功能，若人員因故無(wú)法維護(hù)其狀態(tài)，可以由去向委托人進(jìn)行維護(hù)管理，避免了因人員去向不明而導(dǎo)致工作協(xié)調(diào)出現(xiàn)問(wèn)題。

　　• 信息采編

        下圖就是泛普軟件OA系統(tǒng)的提交審批后的流程圖介紹，可以很好的實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制和預(yù)算管理

　　“信息采編”是組織文化的一種體現(xiàn)形式，組織中的任何人都可向某刊物進(jìn)行投稿，刊物主編或欄目負(fù)責(zé)人將有關(guān)信息篩選匯集成期刊，并定時(shí)進(jìn)行發(fā)布，刊物發(fā)布后，組織中的任何人都可查閱刊物信息。信息采編還為用戶提供了郵件采集功能。

　　• 電子論壇

　　電子論壇類似一個(gè)非正式的會(huì)議室，提供一個(gè)信息交流、思想溝通和問(wèn)題討論的空間，可設(shè)置版塊并分別進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)各版塊版主授權(quán)的個(gè)人可在該版塊中隨時(shí)發(fā)起并創(chuàng)建某方面的議題，進(jìn)行自由的談?wù)摵桶l(fā)言，包括進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等。