教你幾招關于時間管理

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　　時間管理理論是個人管理理論的一部分，即如何更有效地安排自己的工作計劃，掌握重點，合理有效地利用工作時間。簡而言之，時間管理的目標是掌握工作的重點，其本質是管理個人，是自我的一種管理。方法是通過良好的計劃和授權來完成這些工作。

　　時間管理的方法有一個演變的過程。最早的時間管理是利用便條、備忘錄和記事本之類的記錄來記下工作的重點。第二代的時間管理方法更注重計劃性，人們利用安排表、效率手冊以至于商務通等電子手段來安排工作事項。在時間管理的第三個階段，人們設立近期、中期和長期的工作目標，根據不同的目標來分配各自的工作重點，安排工作時間?，F(xiàn)在已經進入了時間管理理論的時代。前幾代的時間管理注重完成工作的時間和工作量，而時間管理理論則更注重個人的管理，注重產能，關注完成的工作是否具有有用性。時間的帕金森定理表明工作會自動地膨脹占滿所有可用的時間；80／20原則表明應該把最佳的時間用在最重要的時間上，所謂“好鋼用在刀刃上”。時間管理是企業(yè)的財富之源，“時間就是金錢”的觀念早已深人人心，而對于處在職場中的人來講，做好時間管理不僅意味著豐厚的經濟利益，更能令自己的事業(yè)突飛猛進。保持焦點，一次只做一件事情，一個時期只有一個重點。聰明人要學會抓住重點，遠離瑣碎。

　　在實際工作中，浪費時間的癥狀主要表現(xiàn)為辦事拖拉、會議冗長、不速之客闖入、電話干擾、經常加班加點、窮于應付突發(fā)事件、上班漫談、聊天、交待不清，事情做錯、不敢拍板，等指示、不考慮事情過于復雜、主管事必躬親、完美主義辦事、不考慮輕重緩急、憑記憶辦事、主辦人員遲到、同樣的總是一而再、再而三地出現(xiàn)等。鑒于工作的壓力和外部的競爭狀況，有效地管理時間應注意如下幾點：

　　一、良好的習慣是一種個人競爭力

　　對工作事先作計劃。如每年年末作出下一年度工作規(guī)劃；每季季末作出下季末工作規(guī)劃；每月月末作出下月工作計劃；每周周末五作出下周工作計劃。養(yǎng)成記錄自己實際耗用時間的習慣，一般是當時作出記錄，不得已的情況下可事后回憶補記，盡量做到事前控制；應準備一個待辦事項清單、時間記錄本或效率手冊，以備分析檢查或查閱待辦事項；在辦公場所的掛歷、臺歷或記事本上，標注當天或預定工作計劃或約會，以備遺忘，也可在電腦系統(tǒng)或電子記事本設置發(fā)聲裝置以便及時提醒；設身處地考慮自己是否浪費別人時間，或對別人有無幫助，如情況消極應及時糾正。如一項工作別人或部下做得更好或更合適去做，則應及時轉交他人。根據個人生活規(guī)律，選擇每天精力最充沛、思想最集中的時間，去處理最重要的事情，達到事半功倍的效果。克服“辦事拖延”的鄙習，推行一種“限時辦事制”，規(guī)定在限定時間內（如4小時、8小時、當天）形成報告處理結果；將一些不太重要的事集中起來辦或聯(lián)辦。

　　現(xiàn)在就做（DOITJUSTNOW）。許多人習慣于“等候好情緒”，即花費很多時間以“進入狀態(tài)”，卻不知狀態(tài)是干出來而非等出來的，最佳時機是需要把握的。請記住，栽一棵樹的最好的時間是20年前，第二個最好的時間是現(xiàn)在，手中的鳥比林中的鳥更有效。

　　學會說“不”。計劃趕不上變化是經常遇到的情況，確實有很多時候自己原本已安排好了計劃，但是經常會臨時出現(xiàn)一些變化。例如，自己的主管要給自己加派新的任務，而如果自己接受了這個任務，那就會超負荷地運轉而影響自己的業(yè)績，也會影響公司的業(yè)績。在這種情況下，要學會恰當?shù)鼐芙^，這是時間管理中的擺脫變化和糾纏的一種很有效的方法。但是拒絕自己的上級要講究技巧，不宜直截了當，而要委婉，用讓上級覺得確實是合理的理由來拒絕這個新增派的任務。在絕大多數(shù)的情況下，上級是會有其它的安排來解決這個問題的。要學會限制時間，不僅是給自己，也是給別人。不要被無聊的人和無關重要的事纏住，也不要在不必要的地方逗留太久，不要將整塊的時間拆散。一個人只有學會說“不”，他才會得到真正的自由。同時也要避開高峰，如避免在高峰期乘車、購物、進餐，可以節(jié)省許多時間。

　　時間價值觀念。避免“一分錢智慧幾小時愚蠢”的事例，如為省兩元錢而排半小時隊，為省兩毛錢而步行三站地等等，都是極不劃算的。對待時間，就要像對待經營一樣，時刻要有一個“成本和價值”的觀念，要注重時間的機會成本，使時間產生的價值最大化。

　　積極休閑。不同的休閑會帶來不同的結果。積極的休閑應該有利于身心的放松、精神的陶冶和人際的交流，有利于提高辦事效率；而且隨著經濟和生活水平的發(fā)展，一些休閑性的活動也能放松性的解決問題，如通過打高爾夫、網球等共同愛好來結識各界精英朋友也能提高辦事效率。

　　集腋成裘。生活中有許多零碎的時間很不為人注意，其實這些時間雖短，但卻可以充分利用起來做一些事情。比如等車的時間可以用來思考下一步的工作，翻翻報紙乃至記幾個單詞；運動時可回想遇到困難的事會急待解決的事等等。在疲勞之前休息片刻，既避免了因過度疲勞導致的超時休息，又可使自己始終保持較好的“競技狀態(tài)”，從而大大提高工作效率。

　　擱置的哲學。不要固執(zhí)于解決不了的問題，可以把問題記下來，讓潛意識和時間去解決它們。這就有點像踢足球，左路打不開，就試試右路，總之，盡量不要“鉆牛角尖”。不要開展無謂的爭論，不僅影響情緒和人際關系，而且還會浪費大量時間，到頭來還往注解決不了什么問題。說得越多，做得越少，聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時常常已走出了很遠的距離。

　　二、常用的時間管理工具

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　　關于計劃，時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。

　　待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認完成時間，以突出工作重點。避免遺忘、未完事項留待明日。

　　待辦單主要包括的內容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。

　　待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時間、最關鍵的一項，每天堅持。

　　每年年末作出下一年度工作規(guī)劃；每季季末作出下季末工作規(guī)劃；每月月末作出下月工作計劃；每周周末五作出下周工作計劃

　?。ǘr間“四象限”法

　　究竟什么占據了人們的時間？這是一個經常令人困惑的問題。著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要（如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）、重要但不緊急（如建立人際關系、新的機會、人員培訓、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）、既不緊急也不重要（如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等）。時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質量的下降。因此，應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時間才不會被別人所占據，從而有效地開展工作。

　?。ㄈ┯行У臅r間管理

　　美國管理學者P.F.Drucker認為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什么地方；管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間；集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。

　?。ㄋ模r間ABC分類法

　　將自己工作按輕重緩急分為：A（緊急、重要）、B（次要）、C（一般）三類；安排各項工作優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比；在工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調整自己的時間安排，更有效地工作。

　?。ㄎ澹┛紤]不確定性

　　在時間管理的過程中，還需應付意外的不確定性事件，因為計劃沒有變化快，需為意外事件留時間。有三個預防此類事件發(fā)生的方法：第一是為每件計劃都留有多余的預備時間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這并非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準備一套應變計劃。迫使自己在規(guī)定時間內完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細分析過將做的事了，然后把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。

　　在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時間。工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。