認清工作目標(biāo),有的放矢的高效工作

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　　這個有些意外的情節(jié)讓我不禁想到在項目管理的日常工作中，類似的情形也是屢屢發(fā)生的。我們時常加班加點，任勞任怨，在分析解決問題的過程中費盡周折，付出很多，但是領(lǐng)導(dǎo)、客戶要看到的是實實在在的結(jié)果?？傊欢ㄒ宄覀兎?wù)的對象是誰，服務(wù)對象要看到的結(jié)果是什么，即我們的最終工作目標(biāo)是什么。要有的放矢地分析并找到達到目標(biāo)的方式方法。

　　本人在一家外資公司軟件測試部門擔(dān)任研發(fā)測試Beijing Site Coordinator，主要負責(zé)國外項目在北京區(qū)測試的人力資源計劃調(diào)配，每月向國外總部的PM匯報北京的資源預(yù)算。作為北京區(qū)域的接口，這個職位既需要和北京的各個測試組經(jīng)理定期溝通更新測試資源計劃，又要及時向國外的項目經(jīng)理匯報預(yù)算并得到他們的批準(zhǔn)確認。使得項目(Project)與各個功能模塊測試組(Line)達到協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　剛開始接手這項工作的時候，我并沒有過多考慮多方溝通的有效性和總部對全盤預(yù)算的計劃要求，只簡單認為我們把北京區(qū)的預(yù)算做細做好，匯總給總部就好了。(既忽略了工作目標(biāo)的關(guān)鍵要求，又沒有做好詳細的實施計劃)。我召集了北京的各個測試組經(jīng)理和相關(guān)負責(zé)測試工程師反復(fù)討論，收集意見，匯總審查，不斷更新，歷時幾日，最終制定出北京測試中心針對各個國外項目的詳細資源預(yù)算。然而很快這份預(yù)算計劃就被總部予以否定，預(yù)算過高，必須根據(jù)總部要求做全面調(diào)整。北京方的相關(guān)人員都有些忿忿不平。blog.mypm.net

　　有了一次教訓(xùn)，我開始總結(jié)思考雙方?jīng)_突的關(guān)鍵原因。

　　(1)總部方面沒有提供可供參考的測試計劃和時間計劃，沒有指出具體哪些測試任務(wù)需要北京方面的支持，沒有給定預(yù)算的大致范圍。

　　(2)北京測試組在沒有測試計劃參考的情況下，根據(jù)以往項目測試經(jīng)驗預(yù)估測試資源。出于周全考慮，預(yù)留了一定Buffer,使得最終預(yù)算高于總部設(shè)想的預(yù)算。

　　(3)北京與總部之間溝通渠道不清晰，涉及人員太多，國家之間存在時差，無法及時溝通，從預(yù)算制定到匯報到批準(zhǔn)的時間太過緊張。項目經(jīng)理圈子

　　分析了問題所在，還要清楚總部的最終要求是要合理調(diào)整降低預(yù)算，向著這個關(guān)鍵目標(biāo)，這次我們針對問題采取相應(yīng)措施，進行有目的的溝通和規(guī)劃。首先向總部相應(yīng)的PM索取項目測試計劃，測試范圍，以及總部的預(yù)算范圍要求。并且整理出一份北京測試組經(jīng)理和總部項目經(jīng)理的詳細人員名單，使得每條Line和每個project有明確的接口。之后重新審查先前北京區(qū)做的預(yù)算，根據(jù)測試計劃和范圍，去除不必要的資源安排。把不清晰的測試任務(wù)直接和總部PM做確認。就這樣我和北京測試組的負責(zé)人把所有項目預(yù)算都排查了一遍。符合總部要求的列在一邊;預(yù)算與總部還是有差距的，列出高預(yù)算的必要性和降低預(yù)算的風(fēng)險提交總部審批。

　　這次總部肯定了我們的工作，認真分析了我們高出總部預(yù)計預(yù)算部分的必要性并予以了批準(zhǔn)。在我的建議下，以后每月的預(yù)算更新都會早做準(zhǔn)備工作，早開始，使得各方的溝通更加充分，制定的預(yù)算結(jié)果更加準(zhǔn)確可靠。這種針對對象目標(biāo)，有的放矢有條不紊地的規(guī)劃工作的方法讓我受益匪淺。

　　項目管理涉及的知識與技能方方面面，只有注重平日逐漸學(xué)習(xí)積累，在工作和生活中不斷留意與總結(jié)運用，才會使自己的工作越來越得心應(yīng)手。