論大型信息系統(tǒng)項目的溝通管理

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　　本文以我作為項目經(jīng)理所負(fù)責(zé)的某政府機關(guān)的中介及市場規(guī)范管理信息系統(tǒng)開發(fā)實施項目為實例，探討了溝通管理在項目管理中的重要性。溝通無止境、共識促發(fā)展，溝通應(yīng)注重以共識為主、采取使用有效策略。本文主要論述了溝通管理計劃編制、與用戶方重要干系人的溝通、改進項目溝通效率和效果等方面內(nèi)容。案例中采取了建立便捷直觀的溝通渠道、制定統(tǒng)一的溝通模板、采取良好的沖突管理等措施。最終，項目于2009年11月順利完成，目前運行良好，并得到了用戶和公司的好評。training.mypm.net

　　正文：項目管理者聯(lián)盟

　　項目的溝通管理包括項目溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告、項目干系人管理四個過程。項目溝通計劃編制作為項目溝通管理的第一個過程，其核心是為了明確項目干系人的溝通需求，確定滿足這些需求的技術(shù)，制定項目的溝通計劃，這些工作是確保項目溝通順暢的基礎(chǔ);信息分發(fā)過程的主要工作是將項目干系人需要的信息在合適的時間、地點發(fā)送給相關(guān)的項目干系人?？冃蟾媸菍⑹占捻椖靠冃畔⑻峁┙o項目干系人，為項目干系人做出判斷和決策提供依據(jù)，績效報告包括項目狀態(tài)、項目進展情況和項目預(yù)測三個方面的內(nèi)容;項目干系人管理實際上是對項目干系人的期望進行識別、管理和影響，確保項目成功。

　　我作為公司研發(fā)部副經(jīng)理擔(dān)任了該項目的項目經(jīng)理，全面負(fù)責(zé)項目管理工作。此項目是該企業(yè)信息技術(shù)總體規(guī)劃的一個重要組成部分，其核心的商業(yè)目標(biāo)是實現(xiàn)一卡在手、全國加油。該項目涉及加油站零售數(shù)據(jù)的自動采集、管理、統(tǒng)計、分析等一整套的業(yè)務(wù)流程，并且該系統(tǒng)還要與該企業(yè)的erp系統(tǒng)、二次物流系統(tǒng)對接，以確保業(yè)務(wù)流程的完整性、數(shù)據(jù)來源的可靠性和一致性;該系統(tǒng)采用全國數(shù)據(jù)大集中的模式，分布在全國各地的加油站數(shù)據(jù)通過各省市公司上送到總部進行集中處理。training.mypm.net

　　本文主要論述了溝通管理計劃編制、與用戶方重要干系人的溝通、改進項目溝通效率和效果等方面內(nèi)容。溝通計劃很重要，大型項目具有實施周期長、項目相關(guān)利益方眾多、項目投入大、風(fēng)險高等特點，要保證項目的順利運行，必須高度重視項目溝通計劃工作。在長期的項目管理實踐中，我認(rèn)識到溝通也是需要成本的，在溝通管理中，我們需要針對重點，有針對性的溝通，確保溝通目的實現(xiàn)。而如何確定溝通重點，就需要對項目干系人進行全面的分析，并且需要在不同的階段持續(xù)的進行分析。www.mypm.net

　　下面分別論述案例采取何種措施來保證溝通的效率和效果。

　　1、用戶方重要干系人識別與溝通

　　由于該項目干系人眾多，如何識別出重要的項目干系人及其需求，是制定項目溝通策略的關(guān)鍵，我利用項目管理方面的知識，在項目組內(nèi)部組織了一次頭腦風(fēng)暴會議，列出了項目干系人名單，并對其溝通需求進行了初步的分析，通過此次會議我們初步識別出了所有重要的項目干系人及其需求，我將此次頭腦風(fēng)暴的結(jié)果向公司領(lǐng)導(dǎo)做了匯報，公司領(lǐng)導(dǎo)充分肯定了我們的做法，特別是我們準(zhǔn)備定期進行項目干系人分析的做法得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的表揚，這些措施的制定為我們及時準(zhǔn)確的了解項目干系人需求，制定高效、正確的溝通策略提供了重要的保障。項目經(jīng)理圈子

　　在項目溝通管理過程中，既要重視項目團隊內(nèi)部的溝通，更要重視項目團隊的外部溝通，并且往往與項目團隊之外的干系人溝通更加重要。項目團隊內(nèi)部的干系人包括項目經(jīng)理、項目管理團隊成員、項目組成員等，項目團隊外部的干系人包括客戶、用戶、高層領(lǐng)導(dǎo)等;與項目團隊外部的干系人溝通目的是為了明確項目的需求，確保項目做正確的事情，在此基礎(chǔ)上，項目團隊才能在方向正確的前提下做好項目工作，保證各項項目工作與項目目標(biāo)一致;在項目初期，根據(jù)對項目干系人的分析，我們確定了中石油零售公司油品零售處處長作為該系統(tǒng)的最終用戶的高層領(lǐng)導(dǎo)，其重要性和影響力直接關(guān)系到項目的成敗，但由于該領(lǐng)導(dǎo)并不在項目組的匯報范圍中，并且公務(wù)繁忙，很難有機會與其溝通，也不了解其期望、想法以及對項目的評價，我認(rèn)為這是一個隱藏的非常大的風(fēng)險即項目的發(fā)展很有可能會偏離方向，我認(rèn)為這是一個必須要解決的問題。我的想法得到了公司高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可與支持，公司高層領(lǐng)導(dǎo)利用其人脈關(guān)系，為我們爭取到了一個向該處長匯報的機會。由于我們準(zhǔn)備充分，此次匯報得到了該處長的高度肯定，同時也指出了項目中考慮不足之處，最為重要的該處長主動提出需要定期了解項目情況，這條溝通渠道的建立與維護為我們以后的項目成功驗收奠定了良好的基礎(chǔ)，。