項(xiàng)目辦公室應(yīng)該發(fā)揮的作用

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通過(guò)項(xiàng)目辦公室，項(xiàng)目成員可以得到他們所需要的管理支持。以下列出了項(xiàng)目辦公室可以為項(xiàng)目組成員提供的管理支持內(nèi)容。
　　進(jìn)度管理
　　項(xiàng)目進(jìn)度表讓項(xiàng)目組成員知道了誰(shuí)該做什么工作和什么時(shí)間要完成工作。這些信息通常通過(guò)計(jì)算機(jī)的進(jìn)度軟件來(lái)編制，想ABT Project Workbench、Microsoft Project，Porject Scheduler等。早在1980年，當(dāng)易掌握使用的進(jìn)度軟件問(wèn)世時(shí)，普遍認(rèn)為項(xiàng)目成員都應(yīng)該學(xué)習(xí)使用這種軟件，并在項(xiàng)目管理中應(yīng)用它。然而，很快就被證明，讓項(xiàng)目成員整天坐在電腦旁操作這些軟件來(lái)實(shí)施項(xiàng)目并不能很好地利用他們的時(shí)間和技能。
　　項(xiàng)目辦公室最早的職能之一就是提供能夠代表項(xiàng)目成員進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃編制的人員。這些人要能熟練應(yīng)用計(jì)劃軟件。他們跟項(xiàng)目組成員共同工作，并根據(jù)項(xiàng)目需要對(duì)計(jì)劃進(jìn)行及時(shí)的更新。
　　工時(shí)管理
　　填寫工時(shí)表是項(xiàng)目組成員必須做的一項(xiàng)工作。他們必須定期的，一般是每周，填寫工時(shí)表以說(shuō)明他們?cè)陧?xiàng)目工作中所花費(fèi)的時(shí)間。如果項(xiàng)目成員參加的是不止一項(xiàng)工作，這其實(shí)是一個(gè)普遍現(xiàn)象，那么他們必須及時(shí)填寫工時(shí)表以記錄花在每項(xiàng)工作中的時(shí)間，否則這些工作的名稱及其代碼以后可能會(huì)想不起來(lái)。
　　項(xiàng)目辦公室的人員能幫助維護(hù)工時(shí)表。他們可以經(jīng)常跟項(xiàng)目組成員碰面，也許一二個(gè)月一次，來(lái)了解每個(gè)項(xiàng)目組成員完成工作的情況，然后匯制總的工時(shí)報(bào)告，逐項(xiàng)列明在報(bào)告期內(nèi)所完成工作的詳情，而項(xiàng)目組成員只需為項(xiàng)目辦公室的人員提供自己花費(fèi)在逐項(xiàng)工作中的時(shí)間就可以了。
　　報(bào)告編制和分發(fā)管理
　　隨著項(xiàng)目的實(shí)施，隨之就會(huì)產(chǎn)生各種各樣的執(zhí)行結(jié)果，對(duì)這些結(jié)果必須進(jìn)行記錄并分發(fā)給與之相關(guān)的項(xiàng)目人員。有些直接發(fā)給客戶以便他們了解項(xiàng)目的進(jìn)程，其他的都是一些必須定期完成的項(xiàng)目進(jìn)展例行報(bào)告，比如，每月一次的進(jìn)度狀況報(bào)告。項(xiàng)目辦公室的人員就可以編寫和分發(fā)這些報(bào)告。
　　可視工作室管理
　　對(duì)于較大型的持續(xù)超過(guò)3～4個(gè)月的項(xiàng)目，建立“可視工作室”的確是個(gè)很好的主意?！翱梢暪ぷ魇摇钡奶卣骺梢杂泻艽蟮牟煌?，它可以是計(jì)算機(jī)化的電子公告板這種“虛擬”的空間，可以是一間小型的辦公室，也可以是配備有各種設(shè)計(jì)先進(jìn)的電子設(shè)備的復(fù)雜工作室。項(xiàng)目辦公室人員可以負(fù)責(zé)維護(hù)“可視工作室”，比如，維持一個(gè)收藏有關(guān)項(xiàng)目管理文獻(xiàn)和項(xiàng)目發(fā)展歷史資料的圖書室。
　　文檔資料管理
　　隨著項(xiàng)目的完成，其產(chǎn)生的大量資料數(shù)據(jù)如果不經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化的檔案管理，就很可能會(huì)丟失?；诮?jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)去作出決策而不是憑感覺這一點(diǎn)很重要。因此，就需要收集項(xiàng)目實(shí)施數(shù)據(jù)并存檔以記錄當(dāng)時(shí)項(xiàng)目是如何完成的。如果一個(gè)組織保留著許多項(xiàng)目的資料數(shù)據(jù)，該組織就可以開發(fā)一個(gè)有價(jià)值的數(shù)據(jù)庫(kù)以反映這些項(xiàng)目的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)今后的項(xiàng)目決策起到指導(dǎo)作用?？荚嚧缶庉嬚?BR>　　報(bào)告匯集和分發(fā)管理
　　項(xiàng)目小組經(jīng)常要撰寫很多報(bào)告，諸如項(xiàng)目月進(jìn)度報(bào)告、試驗(yàn)程序與結(jié)果報(bào)告以及研究成果報(bào)告等等。盡管這些報(bào)告仍舊需要項(xiàng)目成員自己來(lái)起草，但項(xiàng)目辦公室可以通過(guò)行使圖書館的職能來(lái)幫助他們整理、保管及分發(fā)這些報(bào)告。
　　項(xiàng)目工作手冊(cè)管理
　　項(xiàng)目工作手冊(cè)記錄項(xiàng)目執(zhí)行情況。例如，如果項(xiàng)目可交付產(chǎn)品設(shè)計(jì)作了修改，那么這一修改就會(huì)記錄在項(xiàng)目工作手冊(cè)中；如果項(xiàng)目執(zhí)行程序改變了，項(xiàng)目手冊(cè)也會(huì)隨之更新以反映該變化。項(xiàng)目辦公室可通過(guò)對(duì)項(xiàng)目工作手冊(cè)的管理來(lái)大大減輕項(xiàng)目組的負(fù)擔(dān)。
軟件使用管理
　　項(xiàng)目執(zhí)行中會(huì)大量用到計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)有效地幫助了項(xiàng)目組制定進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算分析和資源分配。目前，已經(jīng)開發(fā)出了一系列項(xiàng)目管理軟件來(lái)幫助項(xiàng)目管理人員進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)作。其中，高級(jí)軟件包可應(yīng)用于復(fù)雜的項(xiàng)目，比如，建造一個(gè)核電站或開發(fā)集團(tuán)管理信息系統(tǒng)，而諸如Project，Porject Scheduler或ABT Project Workbench等軟件包則非常適用于小型項(xiàng)目。
　　人員配備
　　項(xiàng)目管理支持職能通常不需要具有豐富經(jīng)驗(yàn)和技能的項(xiàng)目專業(yè)人員，但要求人員具有很強(qiáng)的管理能力。比如說(shuō)，他們要非常熟悉基本的辦公管理程序，如將信件歸檔、準(zhǔn)備和重新編寫報(bào)告等。他們還要熟悉計(jì)算機(jī)、熟諳基本的文字處理和電子表格編制。
專業(yè)知識(shí)可通過(guò)工作實(shí)踐和課堂培訓(xùn)獲得。比如，項(xiàng)目辦公室人員可通過(guò)參加培訓(xùn)學(xué)會(huì)使用專門的用于維護(hù)項(xiàng)目費(fèi)用和進(jìn)度數(shù)據(jù)的進(jìn)度計(jì)劃軟件，有時(shí)還可以邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目管理顧問(wèn)到項(xiàng)目辦公室來(lái)工作，以確保項(xiàng)目支持工作到位。