ERP項目實施過程中要如何做好文檔工作

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由于ERP項目涉及到相關(guān)雙方或多方的人員、資金等資源，時間跨度相對比較長、實施難度比較大，涉及方方面面的信息流，并且所有與項目相關(guān)的需求、建議、解決方案與結(jié)論等都需要標(biāo)準(zhǔn)化、文檔化，因此，做好項目文檔工作成為ERP項目得以成功實施的一個重要支撐。 
　　文檔是在項目實施過程中進行信息溝通的一種規(guī)范方式，可作為項目實施過程的一個成果進行交流、查閱、引用和保存。
　　從文檔的角度來看，ERP項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。以項目規(guī)劃而言，從開始生成項目規(guī)劃文檔初稿，到經(jīng)過討論最終確定并形成項目規(guī)劃文檔，其實就是一系列文檔管理工作的流程。
　　在ERP項目實施過程中，文檔工作包括的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，其中大多涉及到項目的具體實施工作。在ERP項目實施的過程中，每一項工作的事前指導(dǎo)、事中實施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應(yīng)的文檔，以便對具體的項目執(zhí)行過程與具體的活動進行記錄。作為項目執(zhí)行過程的記錄，文檔包括了與項目相關(guān)的資源及其使用情況，以方便跟蹤與監(jiān)控項目的執(zhí)行。因而，文檔管理工作其實已經(jīng)成為ERP項目管理過程中的一個重要組成部分，文檔管理工作的好壞，在某種程度上會反映到最終ERP項目的實施成果中。
　　一般來說，ERP項目實施過程中所涉及的文檔包括：項目規(guī)劃文檔、計劃文檔、業(yè)務(wù)流程調(diào)查報告、業(yè)務(wù)流程分析討論記錄、優(yōu)化方案報告、系統(tǒng)需求分析文檔、erp系統(tǒng)解決方案文檔（包括從初稿到定稿的各階段文檔）、項目管理文檔、培訓(xùn)文檔、項目變更文檔、項目核準(zhǔn)文檔、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備文檔、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)審核批準(zhǔn)文檔、軟件安裝文檔、軟件的客戶化過程文檔、軟件二次開發(fā)文檔、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置文檔、項目系統(tǒng)測試方案、系統(tǒng)測試過程記錄文檔、測試報告、系統(tǒng)結(jié)果確認書、系統(tǒng)維護與系統(tǒng)移交文檔等。 
　　根據(jù)業(yè)內(nèi)部分企業(yè)的經(jīng)驗，在文檔管理過程中，企業(yè)可以對文檔目錄進行完整的四級管理。比如，其目錄結(jié)構(gòu)中要包括：項目名稱-項目地點-實施階段-對應(yīng)的ERP模塊名稱。值得提出的是，文件名最好能夠明白易懂，比如，本地生產(chǎn)計劃管理業(yè)務(wù)初次調(diào)研分析文檔可以命名為“Local_BI_PP_第一次調(diào)研記錄”。  
　　另外，文檔的版本號管理可以參考以下規(guī)則： 
　　創(chuàng)建文件時，文檔設(shè)為1.0版。如果內(nèi)容有所調(diào)整，每次調(diào)整之后要進行版本升級，并由相關(guān)的實施人員簽署其更改人的姓名與更改時間。
　　初次提交給客戶的文檔作為實施人員最終形成的最高版本，但是仍屬于版本1的內(nèi)容。經(jīng)過客戶確認或者提出了修改意見后再次提交時，文檔可以由版本1升級為版本2，然后再正式提交，并進行文檔存檔。經(jīng)過客戶修改后的文件可以逐次提高版本號。 
　　在文檔開始部分，管理人員可以列明一個表格，以表明版本控制信息：  
　　除用于溝通之外，重要的文檔需要進行各級審核。管理人員一般要確定文檔審核的默認時間（比如3天），超過預(yù)定時間就可以視作確認處理。階段性成果審核的文檔應(yīng)該由相關(guān)客戶公司主管經(jīng)理簽字，以確認階段性成果符合要求并由客戶予以接受。 
　　在ERP實施過程中，客戶可能還會經(jīng)常發(fā)生項目實施范圍與計劃的變更情況。這時候，文檔管理人員要做的文檔內(nèi)容應(yīng)該包括：項目范圍或內(nèi)容的變更情況以及變更理由、變更部分在項目實施過程中的狀態(tài)、變更對于項目進程和項目費用可能產(chǎn)生的影響等。在內(nèi)容變更之后，項目文檔進入變更批準(zhǔn)流程，經(jīng)過討論、審核，提交給項目組各級領(lǐng)導(dǎo)。在提交給領(lǐng)導(dǎo)時，相關(guān)方面要根據(jù)影響的重要性確定文檔提交的領(lǐng)導(dǎo)層的高度。文檔批準(zhǔn)以后方可執(zhí)行。
　　此外，項目文檔管理對于整個ERP項目實施的質(zhì)量監(jiān)控具有重要意義，這一點就如同ISO體系中的質(zhì)量記錄。通過對項目計劃與項目目標(biāo)文檔進行對照，有關(guān)方面可以有效地監(jiān)控項目實施的質(zhì)量?？荚嚧缶庉嬚?