項目管理與招標(biāo)采購考前復(fù)習(xí)指導(dǎo)(27)

    2.3招標(biāo)采購項目計劃與控制

    2.3.1招標(biāo)采購項目計劃的編制——掌握

    招標(biāo)采購首要的管理工作是進(jìn)行采購項目管理方案的制訂，通過制定詳細(xì)的招標(biāo)采購計劃，為招標(biāo)采購工作的實施奠定基礎(chǔ)。

    （1）招標(biāo)采購項目背景描述P46

    項目背景是任何項目管理者必須首先弄清楚的一個關(guān)鍵問題，主要是說明項目是如何提出來的，以及項目所處的環(huán)境等。要做好采購項目的招標(biāo)工作，首先要對項目背景作出正確描述。

    1）項目背景主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：

    ①采購項目概況及主要問題與建議。

    ②項目具體特征。如建設(shè)項目包括建設(shè)規(guī)模、結(jié)構(gòu)類型、類別等。

    ③項目的利益相關(guān)者分析。對于代理招標(biāo)采購項目而言，所采購的項目多數(shù)是大型的工程、貨物或服務(wù)，需要許多方面的個人或組織的積極參與，涉及多方面的利益，由于各方關(guān)系較為復(fù)雜，有必要對項目的利益相關(guān)者進(jìn)行深入的分析。

    ④市場范圍。

    2）制定采購工作協(xié)調(diào)管理規(guī)劃。

    ①范圍說明。包括項目的描述、需要采購的產(chǎn)品類別、項目相關(guān)信息。

    ②采購活動所需的資源。應(yīng)認(rèn)真分析信息、人力、技術(shù)資料等方面的占有情況，確定哪些資源需要采購。

    ③市場狀況。采購計劃必須考慮市場供應(yīng)情況及采購的條件。

    ④制約條件和基本假設(shè)。由于項目采購存在著諸多變化不定的環(huán)境因素織在實施采購過程中，面對變化不定的社會經(jīng)濟環(huán)境所作出的一些合理推斷，就是基本假設(shè)。制約條件和基本假設(shè)的存在限制了項目組織的選擇范圍。

    （2）招標(biāo)采購的組織方式與團隊組建P46

    1）招標(biāo)采購的組織方式。接受招標(biāo)采購任務(wù)或接受代理招標(biāo)委托后應(yīng)根據(jù)企業(yè)及項目特點，選擇恰當(dāng)?shù)慕M織方式，建立招標(biāo)組織機構(gòu)，如圖2—3所示為xx咨詢公司采取矩陣式組織方式，對xx工程建設(shè)項目進(jìn)行招標(biāo)管理。

    2）組建招標(biāo)采購團隊。招標(biāo)采購團隊是為了成功完成采購任務(wù)而組建的機構(gòu)。招標(biāo)采購團隊具有如下的特征：

    ①共同明確的采購目標(biāo)。共同的目標(biāo)是招標(biāo)采購團隊存在的基礎(chǔ)，清晰明確的采購目標(biāo)是有效開展工作的保障。

    ②招標(biāo)采購團隊是由不同部門、不同專業(yè)的員工組成。

    ③角色適當(dāng)分工。招標(biāo)采購團隊的成員必須有清晰的角色定位和分工。團隊成員應(yīng)清楚地了解自己的定位與責(zé)任。

    ④信息溝通順暢。招標(biāo)采購團隊成員應(yīng)針對出現(xiàn)的問題及時交流。

    ⑤團隊成員能力互補。招標(biāo)采購團隊成員總體專業(yè)知識和技能全面，規(guī)模適中，素質(zhì)與技能互補性強。圖2-3 xx項目招標(biāo)組織機構(gòu)圖P47

    3）招標(biāo)采購項目經(jīng)理的責(zé)任和權(quán)力。應(yīng)授予項目經(jīng)理以下基本權(quán)限：

    ①項目團隊的組建權(quán)。項目團隊的組建權(quán)包括兩個方面：一是項目經(jīng)理班子或管理班子的組建權(quán)，二是項目團隊隊員的選拔權(quán)。

    ②財務(wù)決策權(quán)。擁有財權(quán)并使其個人的得失和項目的盈虧聯(lián)系在一起的人，能夠較周全、負(fù)責(zé)地顧及自己的行為后果，因此，項目經(jīng)理必須擁有與項目經(jīng)理負(fù)責(zé)制相符合的財務(wù)決策權(quán)，否則項目就難以順利展開。一般來講，這一權(quán)力包括分配權(quán)和費用控制權(quán)。

    ③項目實施控制權(quán)。包括在招標(biāo)采購各階段中向團隊成員下達(dá)指令的權(quán)利，審核各類文件并予以批準(zhǔn)的權(quán)利。

    （3）編制采購計劃應(yīng)考慮的問題P47

    一般來說，制定采購計劃至少需要考慮以下六個方面的問題：

    1）采購的工程、貨物或服務(wù)的數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、參數(shù)和要求；

    2）所采購的工程、貨物或服務(wù)在整個項目實施過程中的哪一階段投入使用；

    3）每一項采購彼此間的聯(lián)系；

    4）全部采購如何分別捆包，每個捆包應(yīng)包括哪些類目；

    5）每個捆包從開始采購到到貨需要多少時間，從而制定出每個捆包采購過程階段時間表，并根據(jù)每個捆包采購時間表制定出項目全部采購的時間表；

    6）對整個采購工作協(xié)調(diào)管理。