項(xiàng)目管理與招標(biāo)采購(gòu)考前復(fù)習(xí)指導(dǎo)(27)

    2.3招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃與控制

    2.3.1招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目計(jì)劃的編制——掌握

    招標(biāo)采購(gòu)首要的管理工作是進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目管理方案的制訂，通過制定詳細(xì)的招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃，為招標(biāo)采購(gòu)工作的實(shí)施奠定基礎(chǔ)。

    （1）招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目背景描述P46

    項(xiàng)目背景是任何項(xiàng)目管理者必須首先弄清楚的一個(gè)關(guān)鍵問題，主要是說明項(xiàng)目是如何提出來的，以及項(xiàng)目所處的環(huán)境等。要做好采購(gòu)項(xiàng)目的招標(biāo)工作，首先要對(duì)項(xiàng)目背景作出正確描述。

    1）項(xiàng)目背景主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

    ①采購(gòu)項(xiàng)目概況及主要問題與建議。

    ②項(xiàng)目具體特征。如建設(shè)項(xiàng)目包括建設(shè)規(guī)模、結(jié)構(gòu)類型、類別等。

    ③項(xiàng)目的利益相關(guān)者分析。對(duì)于代理招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目而言，所采購(gòu)的項(xiàng)目多數(shù)是大型的工程、貨物或服務(wù)，需要許多方面的個(gè)人或組織的積極參與，涉及多方面的利益，由于各方關(guān)系較為復(fù)雜，有必要對(duì)項(xiàng)目的利益相關(guān)者進(jìn)行深入的分析。

    ④市場(chǎng)范圍。

    2）制定采購(gòu)工作協(xié)調(diào)管理規(guī)劃。

    ①范圍說明。包括項(xiàng)目的描述、需要采購(gòu)的產(chǎn)品類別、項(xiàng)目相關(guān)信息。

    ②采購(gòu)活動(dòng)所需的資源。應(yīng)認(rèn)真分析信息、人力、技術(shù)資料等方面的占有情況，確定哪些資源需要采購(gòu)。

    ③市場(chǎng)狀況。采購(gòu)計(jì)劃必須考慮市場(chǎng)供應(yīng)情況及采購(gòu)的條件。

    ④制約條件和基本假設(shè)。由于項(xiàng)目采購(gòu)存在著諸多變化不定的環(huán)境因素織在實(shí)施采購(gòu)過程中，面對(duì)變化不定的社會(huì)經(jīng)濟(jì)環(huán)境所作出的一些合理推斷，就是基本假設(shè)。制約條件和基本假設(shè)的存在限制了項(xiàng)目組織的選擇范圍。

    （2）招標(biāo)采購(gòu)的組織方式與團(tuán)隊(duì)組建P46

    1）招標(biāo)采購(gòu)的組織方式。接受招標(biāo)采購(gòu)任務(wù)或接受代理招標(biāo)委托后應(yīng)根據(jù)企業(yè)及項(xiàng)目特點(diǎn)，選擇恰當(dāng)?shù)慕M織方式，建立招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)，如圖2—3所示為xx咨詢公司采取矩陣式組織方式，對(duì)xx工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行招標(biāo)管理。

    2）組建招標(biāo)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。招標(biāo)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)是為了成功完成采購(gòu)任務(wù)而組建的機(jī)構(gòu)。招標(biāo)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)具有如下的特征：

    ①共同明確的采購(gòu)目標(biāo)。共同的目標(biāo)是招標(biāo)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)存在的基礎(chǔ)，清晰明確的采購(gòu)目標(biāo)是有效開展工作的保障。

    ②招標(biāo)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)是由不同部門、不同專業(yè)的員工組成。

    ③角色適當(dāng)分工。招標(biāo)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的成員必須有清晰的角色定位和分工。團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)清楚地了解自己的定位與責(zé)任。

    ④信息溝通順暢。招標(biāo)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)針對(duì)出現(xiàn)的問題及時(shí)交流。

    ⑤團(tuán)隊(duì)成員能力互補(bǔ)。招標(biāo)采購(gòu)團(tuán)隊(duì)成員總體專業(yè)知識(shí)和技能全面，規(guī)模適中，素質(zhì)與技能互補(bǔ)性強(qiáng)。圖2-3 xx項(xiàng)目招標(biāo)組織機(jī)構(gòu)圖P47

    3）招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任和權(quán)力。應(yīng)授予項(xiàng)目經(jīng)理以下基本權(quán)限：

    ①項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建權(quán)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組建權(quán)包括兩個(gè)方面：一是項(xiàng)目經(jīng)理班子或管理班子的組建權(quán)，二是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)隊(duì)員的選拔權(quán)。

    ②財(cái)務(wù)決策權(quán)。擁有財(cái)權(quán)并使其個(gè)人的得失和項(xiàng)目的盈虧聯(lián)系在一起的人，能夠較周全、負(fù)責(zé)地顧及自己的行為后果，因此，項(xiàng)目經(jīng)理必須擁有與項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制相符合的財(cái)務(wù)決策權(quán)，否則項(xiàng)目就難以順利展開。一般來講，這一權(quán)力包括分配權(quán)和費(fèi)用控制權(quán)。

    ③項(xiàng)目實(shí)施控制權(quán)。包括在招標(biāo)采購(gòu)各階段中向團(tuán)隊(duì)成員下達(dá)指令的權(quán)利，審核各類文件并予以批準(zhǔn)的權(quán)利。

    （3）編制采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)考慮的問題P47

    一般來說，制定采購(gòu)計(jì)劃至少需要考慮以下六個(gè)方面的問題：

    1）采購(gòu)的工程、貨物或服務(wù)的數(shù)量、技術(shù)規(guī)格、參數(shù)和要求；

    2）所采購(gòu)的工程、貨物或服務(wù)在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的哪一階段投入使用；

    3）每一項(xiàng)采購(gòu)彼此間的聯(lián)系；

    4）全部采購(gòu)如何分別捆包，每個(gè)捆包應(yīng)包括哪些類目；

    5）每個(gè)捆包從開始采購(gòu)到到貨需要多少時(shí)間，從而制定出每個(gè)捆包采購(gòu)過程階段時(shí)間表，并根據(jù)每個(gè)捆包采購(gòu)時(shí)間表制定出項(xiàng)目全部采購(gòu)的時(shí)間表；

    6）對(duì)整個(gè)采購(gòu)工作協(xié)調(diào)管理。