淺談項(xiàng)目經(jīng)理的“溝通技巧”

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在做項(xiàng)目的過程中，我們通常希望避免單純因?yàn)闇贤ú粫扯l(fā)的問題。作為項(xiàng)目經(jīng)理，如果團(tuán)隊(duì)成員沒有像你所期望的那樣，按時提交合格的成果，缺乏良好的溝通極有可能是造成這種結(jié)果的罪魁禍?zhǔn)住?/P>

專業(yè)技能使你成為某個領(lǐng)域的專家，出色的溝通技能則是你邁向成功管理者的一個關(guān)鍵因素。大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)和演講技能培訓(xùn)，都會把溝通列為一個重要的內(nèi)容。無論是職能經(jīng)理還是項(xiàng)目經(jīng)理，溝通作為一種“軟技能”，是管理者必須具備的。

隨著通信技術(shù)的進(jìn)步，在跨國團(tuán)隊(duì)之間，全球化進(jìn)程促成了虛擬團(tuán)隊(duì)的發(fā)展，成員之間面對面交流機(jī)會逐漸較少。虛擬團(tuán)隊(duì)指的是具有共同目標(biāo)，但在完成任務(wù)過程中沒有機(jī)會面對面工作的一組人員。電子通信技術(shù)的發(fā)展如視頻會議等，使虛擬團(tuán)隊(duì)規(guī)模越來越大。筆者將在下文中討論。

1 溝通基本原理

1.1溝通模型

一個簡單的溝通模型包含了五個元素：信息、發(fā)送方、溝通媒介、接受方和反饋。信息就是消息，一切存在的事物都含有信息。發(fā)送方是信息的傳遞者。信息在傳遞前必須進(jìn)行編碼。溝通媒介指信息傳播的途徑或方法。

接受方是信息的接受者，要對被編碼的信息解碼。反饋是接受者收到信息后給發(fā)送者的反應(yīng)。

1.2 編碼和反饋

在溝通模型的五個要素中，適當(dāng)?shù)姆答伿请p方正確理解信息的關(guān)鍵。接受者必須知道發(fā)送者的編碼方式，才能正確地提取到信息，所以發(fā)送方要盡可能為解碼提供便利。當(dāng)雙方位于同一文化背景時，可以大大提高解碼準(zhǔn)確率。

在跨國公司，英語作為全球使用最廣泛的語言，成為大家標(biāo)準(zhǔn)的編碼方式。當(dāng)形成一種習(xí)慣后，國內(nèi)團(tuán)隊(duì)成員的溝通也使用英語。任何人對語言的駕馭和對信息的表達(dá)，沒有比使用母語來得更駕輕就熟了。

在非必要情況下用非母語編碼，既增加了編碼出錯率，又增加了對方解碼難度。

2 溝通方式

2.1 口頭溝通

一個團(tuán)隊(duì)中的成員們性格是多樣性的，有開朗活潑的，也有含蓄內(nèi)斂的。一般來說，外向的人比較健談。他們在談話中為了營造輕松的氣氛或博得對方好感，會談?wù)撘恍┢x主題的事情。和這類人討論問題時，項(xiàng)目經(jīng)理要有多花時間的思想準(zhǔn)備。

談話的節(jié)奏必須掌控在自己的手里，當(dāng)對方離題萬里時，要設(shè)法把話題拉回到正軌上。例如說：“不如我們先談一下你下一步準(zhǔn)備怎么做，那么我們在中午吃飯的時候，就可以專心聽你這次有趣的旅游經(jīng)歷”。

如果對方仍然兀自喋喋不休，并占用了太多的談話時間，項(xiàng)目經(jīng)理必須及時打斷對方。例如說：“你的話題很有趣，但我們?yōu)槭裁床幌冉鉀Q眼前的問題呢？”當(dāng)然還可以制定一些規(guī)則（groundrules）來約束這類人，例如規(guī)定當(dāng)一個人發(fā)言的時候其余人不能隨便插嘴，或者限定每個人講話的時間。

相反，內(nèi)向型的人惜字如金，他們通常不愿表露自己的觀點(diǎn)，很少主動開啟話題。他們傾向于使用簡短的字眼來回答提問。當(dāng)你問他對一件事的看法時，他們用“很好”、“不錯”來回答。這類看似肯定的答復(fù)并不代表他真正的想法。

因?yàn)樵谡勗挼倪^程中，你很少得到他的反饋。對這類人，最合適的提問方式是使用特殊疑問句，例如問“你會怎么處理這件事？”，而不是“你覺得我的處理方式可以嗎？”。項(xiàng)目經(jīng)理要時刻注重公正性和客觀性，避免主觀臆斷。

不負(fù)責(zé)任的觀點(diǎn)會打擊成員積極性，給團(tuán)隊(duì)績效帶來負(fù)面影響。未經(jīng)調(diào)查就做出的負(fù)面評價，會影響團(tuán)隊(duì)凝聚力。在任何情況下，不要在公開場合不加掩飾地直接否定別人的意見，類似于“你這樣做是不負(fù)責(zé)任的”之類的話是非常傷人的相反，應(yīng)該采取相對委婉的表達(dá)方式，在陳述中加上自己的感覺。比如“我有不同的想法，我個人比較傾向于……”或者“如果你能夠……情況是不是會變得更好”。在沒有完全弄清事實(shí)真相前，單獨(dú)的面對面交流是