北美項目體驗之難忘的例會

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從拿到證書那天，就知道Ledge有這個發(fā)表項目管理文章?lián)Q取PDU的計劃，一直就想，一定要寫幾篇自己的經(jīng)驗和體會來分享一下，一直沒有時間。今天終于敲起鍵盤，用我蹩腳的中文來給回憶一下在北美參與到一個項目里面的體會。
　　
11月份，突然接到老板的通知，二個星期后要去北美4個月，參與到公司北美總部的項目里面去。匆忙準備好東西，簽證一下來11月中就飛到了北美。
北美的團隊主要的有5個人，除了我是中國人之外，其他的都是加拿大人。項目經(jīng)理是唯一的一位女士，她已經(jīng)有40多歲了，一位讓人感覺很nice的，經(jīng)驗很豐富的項目經(jīng)理。

以上都是一些背景介紹，那么該給大家分享些什么體會呢？雖然自己在國外待過，但這還只是我的第一次參與海外的項目。國外很多的項目管理的方法，外國公司的企業(yè)文化以及外國人的處事方法都跟國內(nèi)不太一樣, 這些對于我來說都是很新鮮，而我也只能改變自己去適應(yīng)國外的做事方法。下面我就先給大家分享一下北美的項目管理的例會的不同之處，有很多都值得我們?nèi)W(xué)習(xí)的地方.
我工作的城市是位于北美的東部，用的是東部的時間，比國內(nèi)慢13個小時。剛到的第一個星期，時差并不能馬上倒過來，每天都是晚上精神，白天工作的時候就犯困，所以每天上班對于我來說都是一件很痛苦的事情，但是周三的例會讓我精神為之一振。例會是由我們的高級經(jīng)理主持，來與整個大team回顧一下上周的進度以及下周的計劃安排。我們的高級經(jīng)理下面有30個人，共有5個同時進行的項目小組，每周都要進行一個例會。

本來以為例會跟國內(nèi)的例會沒有什么不一樣，大家準備好slide，然后在會上謹謹慎慎通報一番,大家討論一下就完了。誰知道開始的時候就嚇了我一跳，一個遲來的同事捧著一大盒的果仁，手上拿著一杯咖啡，一坐下就一邊吃果仁，一邊喝咖啡。高級經(jīng)理也沒有理會，好像習(xí)以為常，繼續(xù)沿著自己思路講。講到項目進度的時候，有人突然說了一個笑話，然后全場的人都放聲大聲笑起來，高級經(jīng)理的講話給打斷了，然后大家思路轉(zhuǎn)到了那個笑話去。過了一段時間，大家才又回到項目里面去。整個會議都進展的很輕松，不時傳出歡樂的笑聲。但是會議在笑聲當中進行的出奇地有效率，5個項目的review以及下周安排在一個半小時內(nèi)就完成了。

會議結(jié)束之后我總結(jié)了一下一些不同的地方：

1. 我們的高級經(jīng)理會提前一天把會議的agenda通過email發(fā)給整個team. 當然，在國內(nèi)我們大家也知道agenda對于一個會議的重要性，它能夠使到會議進行的更加有條理，而參與會議的人也能夠提前從agenda中知道自己需要準備些什么內(nèi)容，能夠知道會議的最終要達到的目的是什么。一個好的agenda使到會議進行更加有效率，有目的性。國內(nèi)我們有些項目經(jīng)理并沒有做到會議之前把agenda發(fā)給大家，讓大家有所準備，所以一開會就亂哄哄，沒有條理性，會議進行的漫無目的，經(jīng)常跑離了最初的想法。 作為項目經(jīng)理，我認為這是我們已經(jīng)要改進的地方，通過agenda至少要讓整個團隊知道我們?yōu)槭裁匆匍_會議，怎么去召開會議。另外在這個高級經(jīng)理的agenda里面還有一個很好的地方，就是在agenda里面添加了一項[Action],把每個人在會議里面的的任務(wù)分配下來。(見例子-1)如果我們可以提前一天把這樣的agenda發(fā)出來，參加會議的團隊成員就可以知道總體的會議流程，然后別人要干那些內(nèi)容，自己又要完成那些任務(wù),合在一起最終達到怎么樣的目的。這樣我們就可以把一個大project分成每一個小任務(wù)，讓不同的人集中自己的時間去完成屬于自己的那部分。這樣大家準備會議可以有的放矢, 最終會議當然也會進行得更加有效率.

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