項(xiàng)目管理系統(tǒng)是什么？

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　　隨著微型計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和運(yùn)算速度的提高, 20 世紀(jì)80 年代后項(xiàng)目管理技術(shù)也呈現(xiàn)出繁榮發(fā)展的趨勢(shì), 項(xiàng)目管理軟件開(kāi)始出現(xiàn)。對(duì)于大型項(xiàng)目管理，沒(méi)有軟件支撐，手工完成項(xiàng)目任務(wù)制定、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度、資源管理、成本預(yù)算的難度是相當(dāng)大的?？梢哉f(shuō)計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展對(duì)項(xiàng)目管理深入應(yīng)用起了舉足輕重的作用。根據(jù)管理對(duì)象的不同, 項(xiàng)目管理軟件可分為: ①進(jìn)度管理; ②合同管理; ③風(fēng)險(xiǎn)管理; ④投資管理等軟件。泛普軟件根據(jù)提高管理效率、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)/信息共享等方面功能的實(shí)現(xiàn)層次不同

　　預(yù)算及成本控制

　　大部分項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)都可以用來(lái)獲得項(xiàng)目中各項(xiàng)活動(dòng)、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時(shí)、加班或一次性來(lái)計(jì)算，也可以具體明確到期支付日;對(duì)于原材料，項(xiàng)目管理系統(tǒng)可以確定一次性或持續(xù)成本;對(duì)各種材料，可以設(shè)立相應(yīng)的會(huì)計(jì)和預(yù)算代碼。另外，還可以利用用戶(hù)自定義公式來(lái)運(yùn)行成本函數(shù)。大部分軟件程序都應(yīng)用這一信息來(lái)幫助計(jì)算項(xiàng)目成本，在項(xiàng)目過(guò)程中跟蹤費(fèi)用。項(xiàng)目過(guò)程中，隨時(shí)可以就單個(gè)資源、團(tuán)隊(duì)資源或整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際成本與預(yù)算成本進(jìn)行對(duì)比分析，在計(jì)劃和匯報(bào)工作中都要用到這一信息。大多數(shù)軟件程序可以隨時(shí)顯示并打印出每項(xiàng)任務(wù)、每種資源(人員、機(jī)器等)或整個(gè)項(xiàng)目的費(fèi)用情況。

　　日程表

　　日程表程序主要用來(lái)對(duì)項(xiàng)目中各個(gè)單項(xiàng)資源或一組資源確定工作時(shí)間?？梢杂眠@些日程表計(jì)算出項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃。大部分系統(tǒng)軟件都對(duì)基本工作時(shí)間設(shè)置一個(gè)默認(rèn)值，比如星期一到星期五，早上8點(diǎn)到下午5點(diǎn)，中間有一小時(shí)的午餐時(shí)間。對(duì)于各個(gè)單項(xiàng)資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時(shí)間，按非工作時(shí)間輸入公司假期，輸入各種換班(白天、夜晚)，包括節(jié)假日以及數(shù)量單位(小時(shí)、天、周)。匯報(bào)工作進(jìn)程時(shí)要用到這些日程表，它通?？梢愿鶕?jù)每個(gè)單項(xiàng)資源按天、周或月打印出來(lái)，或者將整個(gè)項(xiàng)目的日程打印成一份全面的，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)可能有墻壁大的項(xiàng)目日程表。

　　電子郵件

　　一些項(xiàng)目管理軟件程序的共同特征是可以通過(guò)電子郵件發(fā)送項(xiàng)目信息。這一功能使得用戶(hù)不必通過(guò)打印機(jī)或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過(guò)電子郵件，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員可以了解重大變化，比如最新的項(xiàng)目計(jì)劃或進(jìn)度計(jì)劃，可以掌握當(dāng)前的項(xiàng)目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。

　　圖形

　　對(duì)于有大量活動(dòng)事項(xiàng)的項(xiàng)目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，或人工進(jìn)行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯(cuò)的工作。當(dāng)前項(xiàng)目管理軟件的一個(gè)最突出的特點(diǎn)是能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上簡(jiǎn)便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖。有了基準(zhǔn)計(jì)劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動(dòng)會(huì)反映出這些改變。項(xiàng)目管理軟件可以將甘特圖中的任務(wù)連接起來(lái)，顯示出工作流程。特別是用戶(hù)可以?xún)H用一個(gè)命令就在甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖之間來(lái)回轉(zhuǎn)換顯示。

　　轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出資料

　　許多項(xiàng)目管理軟件包允許用戶(hù)從其他應(yīng)用程序，比如文字處理、電子表格以及數(shù)據(jù)庫(kù)程序中獲得信息。為項(xiàng)目管理軟件輸入信息的過(guò)程叫做轉(zhuǎn)入。例如，你只需在需要時(shí)轉(zhuǎn)入某個(gè)電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關(guān)人員或機(jī)器的成本信息重新鍵入項(xiàng)目管理軟件程序，而且這樣還可能會(huì)輸入相互沖突或錯(cuò)誤的資料。同樣地，常常也要把你的項(xiàng)目管理軟件的一些信息輸入到這些應(yīng)用程序中去。發(fā)出信息的過(guò)程叫做轉(zhuǎn)出。例如，可能要把對(duì)某一承包商的進(jìn)度計(jì)劃報(bào)告轉(zhuǎn)出到文字處理備注文件中。 　　絕大部分項(xiàng)目管理軟件程序允許把標(biāo)準(zhǔn)ASCⅡ碼中的信息文件從Windows Clipboard轉(zhuǎn)出到SQL database, Lotus, Excel, Microsoft Project Exchange, OLE client/server, DDE client/server 以及一些其他系統(tǒng)中。

　　處理多個(gè)項(xiàng)目及子項(xiàng)目

　　有些項(xiàng)目規(guī)模很大，需要分成較小的任務(wù)集合或子項(xiàng)目。另一種情況是經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理同時(shí)管理好幾個(gè)項(xiàng)目，而且，團(tuán)隊(duì)成員也同時(shí)為多個(gè)項(xiàng)目工作，在多個(gè)項(xiàng)目中分派工作時(shí)間。在這種情況下，大部分項(xiàng)目管理軟件程序能提供幫助。它們通?？梢詫⒍鄠€(gè)項(xiàng)目?jī)?chǔ)存在不同文件里，這些文件相互連接。項(xiàng)目管理軟件也能在同一個(gè)文件中儲(chǔ)存多個(gè)項(xiàng)目，同時(shí)處理幾百個(gè)甚至幾千個(gè)項(xiàng)目，并繪制出甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖。

　　制作報(bào)表

　　項(xiàng)目管理軟件包在最初應(yīng)用時(shí)，一般只有少數(shù)報(bào)表，通常是列表總結(jié)進(jìn)度計(jì)劃、資源或預(yù)算。今天，決大多數(shù)項(xiàng)目管理軟件包都有非常廣泛的報(bào)表功能。下面列出一些可制作的報(bào)表內(nèi)容： 　　. 項(xiàng)目全面匯報(bào)報(bào)表。 　　. 項(xiàng)目主要階段(里程碑)報(bào)表。 　　. 一定時(shí)期內(nèi)的各種信息，例如這一時(shí)期內(nèi)完成和正在進(jìn)行的任務(wù)，以及準(zhǔn)備開(kāi)始的任務(wù)。 　　. 財(cái)務(wù)報(bào)表，顯示全面的信息，包括所有任務(wù)、整個(gè)項(xiàng)目預(yù)算、超支情況、累計(jì)預(yù)算成本、實(shí)際成本以及承付款項(xiàng)。 　　. 成本/進(jìn)度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則(c/scsc)報(bào)表。通常美國(guó)國(guó)防部進(jìn)行國(guó)防項(xiàng)目時(shí)要求使用這個(gè)報(bào)表。 　　. 對(duì)項(xiàng)目的各種或一組資源進(jìn)行資源配置報(bào)表。 　　. 定制的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表、交叉報(bào)表、變量基準(zhǔn)對(duì)比表。

　　資源管理

　　目前的項(xiàng)目管理軟件都有一份資源清單，列明各種資源的名稱(chēng)、資源可以利用時(shí)間的極限、資源標(biāo)準(zhǔn)及過(guò)時(shí)率、資源的收益方法和文本說(shuō)明。每種資源都可以配以一個(gè)代碼和一份成員個(gè)人的計(jì)劃日程表。對(duì)每種資源加以約束，比如它可被利用的時(shí)間數(shù)量。用戶(hù)可以按百分比分為任務(wù)配置資源，設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)，為同一任務(wù)分配各個(gè)資源，并保持對(duì)每項(xiàng)資源的備注和說(shuō)明。系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置，調(diào)整和修勻資源配置。大部分軟件包可以為項(xiàng)目處理數(shù)以千計(jì)的資源。

　　計(jì)劃

　　在所有項(xiàng)目管理軟件包中，用戶(hù)都能界定需要進(jìn)行的活動(dòng)。正如軟件通常能維護(hù)資源清單，它也能維護(hù)一個(gè)活動(dòng)或任務(wù)清單。用戶(hù)對(duì)每項(xiàng)任務(wù)選取一個(gè)標(biāo)題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評(píng)價(jià)，以及預(yù)計(jì)工期(包括按各種計(jì)時(shí)標(biāo)準(zhǔn)的樂(lè)觀、最可能及悲觀估計(jì))，明確與其他任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負(fù)責(zé)人。通常，項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)中的項(xiàng)目會(huì)有幾千個(gè)相關(guān)任務(wù)。另外，大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結(jié)構(gòu)，協(xié)助進(jìn)行計(jì)劃工作。

　　項(xiàng)目監(jiān)督及跟蹤

　　項(xiàng)目管理的一項(xiàng)基本工作是對(duì)工作進(jìn)程、實(shí)際費(fèi)用和實(shí)際資源耗用進(jìn)行跟蹤管理。大部分項(xiàng)目管理軟件包允許用戶(hù)確定一個(gè)基準(zhǔn)計(jì)劃，并就實(shí)際進(jìn)程及成本與基準(zhǔn)計(jì)劃里的相應(yīng)部分進(jìn)行比較。大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動(dòng)，如進(jìn)行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費(fèi)用、所用的時(shí)間、起止日期、實(shí)際投入或花費(fèi)的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費(fèi)用。關(guān)于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報(bào)告格式。

　　進(jìn)度安排

　　在實(shí)際工作中，項(xiàng)目規(guī)模往往比較大，人工進(jìn)行進(jìn)度安排活動(dòng)就顯得極為復(fù)雜了。項(xiàng)目管理軟件包能為進(jìn)度安排工作提供廣泛的支持，而且一般是自動(dòng)化的。大部分系統(tǒng)能根據(jù)任務(wù)和資源清單以及所有相關(guān)信息制作甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖，對(duì)于這些清單的任何變化，進(jìn)度安排會(huì)自動(dòng)反映出來(lái)。此外，用戶(hù)還能調(diào)度重復(fù)任務(wù)，制定進(jìn)度安排任務(wù)的優(yōu)先順序，進(jìn)行反向進(jìn)度安排(從末期到日首期)，確定工作輪班，調(diào)度占用時(shí)間，調(diào)度任務(wù)，確定最晚開(kāi)始或盡早開(kāi)始時(shí)間，明確任務(wù)必須開(kāi)始或必須結(jié)束日期，或者是最早、最晚日期。

　　保密

　　項(xiàng)目管理軟件一個(gè)相對(duì)新穎的特點(diǎn)是安全性。一些系統(tǒng)對(duì)項(xiàng)目管理包自身、單個(gè)項(xiàng)目文件、項(xiàng)目文件中的基本信息(例如工資)均設(shè)有口令密碼。

　　排序及篩選

　　利用排序，用戶(hù)可以按隨心所欲的順序來(lái)瀏覽信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱(chēng)或任務(wù)名稱(chēng)。大部分程序有各種排序方式(例如：按名、姓等)。篩選功能幫助用戶(hù)選擇出符合具體準(zhǔn)則的一些資源。例如，某些任務(wù)要用到某種具體資源，用戶(hù)如果想了解這些任務(wù)的有關(guān)信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務(wù)，而只把用到這種資源的任務(wù)顯示出來(lái)就可以了。

　　假設(shè)分析

　　項(xiàng)目管理軟件一個(gè)非常實(shí)用的特點(diǎn)是進(jìn)行假設(shè)分析。用戶(hù)可以利用這一特點(diǎn)來(lái)探討各種情形的效果。在某一項(xiàng)目的一些節(jié)點(diǎn)上，用戶(hù)可以向系統(tǒng)詢(xún)問(wèn)："如果拖延一周，會(huì)有什么結(jié)果?"系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出延遲對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的影響，并顯示出結(jié)果。例如，某個(gè)建筑項(xiàng)目，要研究木材消耗率上升15%將發(fā)生什么結(jié)果，承包商只要把這一變化輸入計(jì)算機(jī)，所有的相關(guān)費(fèi)用成本就能顯示出來(lái)。幾乎可以對(duì)項(xiàng)目中所有變量(人員、工資率、成本)進(jìn)行測(cè)試，觀察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項(xiàng)目經(jīng)理更好地控制有關(guān)項(xiàng)目的各種風(fēng)險(xiǎn)。 　　泛普軟件泛普OA系統(tǒng)-工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)！

　　選擇項(xiàng)目管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)

　　盡管使用項(xiàng)目管理軟件有許多益處，但在使用過(guò)程中也有一些應(yīng)該注意的地方，同時(shí)盡可能避免其中的一些陷阱。

　　沉溺于軟件程序中

　　有時(shí)，一些項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)沉溺于項(xiàng)目管理軟件。某個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)把大量時(shí)間投入軟件中，擺弄那些報(bào)表、功能，把工件中最主要的部分-人員拋在腦后。

　　安全錯(cuò)覺(jué)

　　項(xiàng)目管理軟件有時(shí)會(huì)使項(xiàng)目經(jīng)理產(chǎn)生一種安全錯(cuò)覺(jué)。主要以幾種方式：首先，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)認(rèn)為，由于有功能強(qiáng)大的軟件，項(xiàng)目會(huì)管理完成得更出色。其次，如果項(xiàng)目偏離計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)認(rèn)為軟件能有辦法讓項(xiàng)目回到正常軌道上來(lái)。第三，軟件如果使用不當(dāng)，它可能會(huì)顯示項(xiàng)目進(jìn)行良好，但實(shí)際情況卻并非如此，單憑軟件顯示一切正常是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

　　信息超載

　　項(xiàng)目管理軟件提供了眾多的功能和大量信息。有時(shí)可怕的數(shù)量能導(dǎo)致危險(xiǎn)局面。應(yīng)該只使用有合適功能的軟件。項(xiàng)目經(jīng)理要克制自己，避免使用某些功能，生成更多的報(bào)表和數(shù)據(jù)資料，卻對(duì)成功地完成項(xiàng)目毫無(wú)益處。

　　學(xué)習(xí)曲線

　　要熟練使用項(xiàng)目管理包，確實(shí)需要花些時(shí)間。所需時(shí)間根據(jù)個(gè)人的不同情況和經(jīng)歷而不同。對(duì)于那些目前不使用計(jì)算機(jī)和商業(yè)軟件的人來(lái)說(shuō)，會(huì)有一個(gè)非常明顯的學(xué)習(xí)曲線。然后，近幾年來(lái)，由于軟件越來(lái)越易于使用，使得為掌握軟件應(yīng)用而需要的學(xué)習(xí)培訓(xùn)時(shí)間大大縮短了。

　　過(guò)度依賴(lài)于軟件

　　由于項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用越來(lái)容易和有趣，同時(shí)軟件提供了大量很有吸引力的特性，使得項(xiàng)目經(jīng)理開(kāi)始過(guò)分依賴(lài)于軟件。對(duì)項(xiàng)目管理缺乏基本知識(shí)的人有時(shí)使用軟件，但卻不知道軟件的真正用途。如果沒(méi)有掌握項(xiàng)目管理的基本概念，軟件就沒(méi)有什么意義了。通俗地說(shuō)，項(xiàng)目管理軟件僅僅是幫助你更有效率、有效果地工作的一個(gè)工具，軟件自己并不能管理項(xiàng)目。你進(jìn)行項(xiàng)目管理，一定要依靠你自己的技能，依靠你的團(tuán)隊(duì)的技能。