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建設工程項目管理:體系文件編寫
體系文件包括管理手冊、程序文件、作業(yè)文件三個層次。
1.體系文件編寫的原則
職業(yè)健康安全與環(huán)境管理體系是系統(tǒng)化、結構化、程序化的管理體系,是遵循PDCA管理模式并以文件為支持的管理制度和管理辦法。
體系文件編寫和實施應遵循以下原則:標準要求的要寫到、文件寫到的要做到、做到的要有有效記錄。
2.管理手冊的編寫
管理手冊是對組織整個管理體系的整體性描述,為體系的進一步展開以及后續(xù)程序文件的制定提供了框架要求和原則規(guī)定,是管理體系的綱領性文件。手冊可使組織的各級管理者明確體系概況,了解各部門的職責權限和相互關系,以便統(tǒng)一分工和協(xié)調管理。
管理手冊除了反映了組織管理體系需要解決的問題所在,也反映出了組織的管理思路和理念。同時也向組織內外部人員提供了查詢所需文件和記錄的途徑,相當于體系文件的索引。
其主要內容包括:
(1)方針、目標、指標、管理方案;
(2)管理、運行、審核和評審工作人員的主要職責、權限和相互關系;
(3)關于程序文件的說明和查詢途徑;
(4)關于管理手冊的管理、評審和修訂工作的規(guī)定。
3.程序文件的編寫
程序文件的編寫應符合以下要求:
(1)程序文件要針對需要編制程序文件體系的管理要素;
(2)程序文件的內容可按“4WIH”的順序和內容來編寫,即明確程序中管理要素由誰做(who),什么時間做(when),在什么地點做(where),做什么(what),怎么做(how);
(3)程序文件一般格式可按照目的和適用范圍、引用的標準及文件、術語和定義、職責、工作程序、報告和記錄的格式以及相關文件等的順序來編寫。
4.作業(yè)文件的編制
作業(yè)文件是指管理手冊、程序文件之外的文件,一般包括作業(yè)指導書(操作規(guī)程)、管理規(guī)定、監(jiān)測活動準則及程序文件引用的表格。其編寫的內容和格式與程序文件的要求基本相同。在編寫之前應對原有的作業(yè)文件進行清理,摘其有用,刪除無關。
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