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項目信息管理溝通、報價、合同、外包、文檔、績效管理
項目管理規(guī)范
3.1溝通管理
泛普軟件確保項目管理的質(zhì)量,必須加強項目的溝通管理。
3.1.1項目經(jīng)理
確保幾個方面的實時和有效溝通:
(1)就項目內(nèi)容、進度和質(zhì)量要求等與項目人員實時溝通;
(2)就項目進展過程中出現(xiàn)的各種問題,尤其是客戶方面的信息,必須立即向總經(jīng)理匯報;
(3)就項目進度情況及時與項目總監(jiān)進行溝通;
(4)就項目中涉及財務(wù)的事宜及時與財務(wù)經(jīng)理溝通。
3.1.2項目總監(jiān)
監(jiān)控項目進度,就項目的進展情況與項目經(jīng)理進行及時溝通,并及時反饋給公司總經(jīng)理。
3.2報價管理
任何人員不得以任何形式、對任何事務(wù),私自對外報價。
3.2.1項目經(jīng)理
根據(jù)項目的具體情況,在項目管理系統(tǒng)中制定項目的全預(yù)算。
3.2.2項目總監(jiān)
項目信息管理系統(tǒng)根據(jù)項目全預(yù)算,編制初步的對外報價表,與財務(wù)經(jīng)理會商后提交總經(jīng)理。
3.2.3總經(jīng)理
總經(jīng)理審核項目總監(jiān)提交的初步對外報價表,需要調(diào)整的地方由財務(wù)經(jīng)理協(xié)助完成。
3.2.4財務(wù)經(jīng)理
將總經(jīng)理審核通過的對外報價表郵件(傳真)給客戶。
3.3合同管理
項目合同統(tǒng)一由財務(wù)經(jīng)理進行管理。
3.3.1項目經(jīng)理
向財務(wù)經(jīng)理提供項目相關(guān)的各項信息,如項目名稱、委托事項、項目周期等。
3.3.2財務(wù)經(jīng)理
根據(jù)項目經(jīng)理提供的項目信息,形成完整的合同文本,經(jīng)總經(jīng)理審核通過后傳給客戶。
3.4外包管理
需要外包(兼職)或者采購的項目及內(nèi)容,必須經(jīng)過公司總經(jīng)理的同意。項目管理信息系統(tǒng)對于外包或者采購的具體內(nèi)容和詳細金額,更需報公司總經(jīng)理審核通過后才能開始實施。
外包的內(nèi)容如果涉及到可能的后續(xù)維護,則需與公司簽訂統(tǒng)一的項目外包協(xié)議。
采購的內(nèi)容則由辦公室統(tǒng)一執(zhí)行。
3.4.1項目經(jīng)理
對于需要外包或者采購的項目內(nèi)容,列明詳細的外包內(nèi)容及說明、時間安排、外包人員及價格(或采購內(nèi)容、采購單位、采購數(shù)量、采購價格等),形成文檔提交給財務(wù)經(jīng)理。
3.4.2財務(wù)經(jīng)理
財務(wù)經(jīng)理根據(jù)項目經(jīng)理提交的表格,逐一核實各項內(nèi)容及費用。有任何疑問的,項目經(jīng)理必須配合解釋說明。
3.4.3總經(jīng)理
審核財務(wù)經(jīng)理核實后的外包或者采購內(nèi)容及費用。
3.5文檔管理
形成規(guī)范的文檔管理習(xí)慣和方式(按項目、分子向、有日期),隨時對項目文檔進行整理,減少桌面文檔數(shù)量。
3.5.1項目經(jīng)理
項目結(jié)束后,整理項目相關(guān)的文檔,大包發(fā)送給財務(wù)經(jīng)理。
3.5.2財務(wù)經(jīng)理
建立專門的項目文檔,存放項目經(jīng)理提交的相關(guān)文檔。
3.6績效管理
工作績效都通過項目考評表體現(xiàn),因此,項目考評表關(guān)系著所有人的切身利益,必須認真對待。
3.6.1項目匯總
每月初(10號)由財務(wù)經(jīng)理統(tǒng)一進行項目匯總,只有經(jīng)過匯總的項目預(yù)算和項目日志(狀態(tài)為審核通過)才能進入項目考評表的統(tǒng)計,并被算入績效。
匯總之前,項目經(jīng)理必須完成如下工作:
(1)項目預(yù)算的調(diào)整、提交,并報總經(jīng)理審核通過;
(2)相關(guān)項目涉及的人員日志填寫并審核完成。
匯總后,每個人及時查看核實自己的項目考評(績效)情況。如有問題,立即找項目經(jīng)理和項目總監(jiān)。
說明:
Ø 因為日志沒有填寫,導(dǎo)致日志沒有被匯總的,責任由個人負責;
Ø 因為日志沒有審核,導(dǎo)致日志沒有被匯總的,責任由項目經(jīng)理負責;
Ø 因為預(yù)算沒有審核通過,導(dǎo)致預(yù)算沒有被匯總的,責任由項目經(jīng)理負責(項目人員缺失的預(yù)算值,用項目經(jīng)理自己的預(yù)算去彌補)。
3.6.2季度考核
項目考評按季統(tǒng)計,并根據(jù)季度情況確定下個季度的人員工資漲跌幅度。
財務(wù)經(jīng)理將每個人的季度項目考評表打印出來,經(jīng)過每人簽字確認后存檔。
3.6.3項目獎金
泛普軟件-項目管理信息系統(tǒng)按照項目節(jié)省成本(項目預(yù)決算的差值)的13-15%計算項目獎金。分配比例為:項目人員為8%,年終機動為2%,其余為項目經(jīng)理的。其中,機動比例的年終分配方案,由項目經(jīng)理確定并報總經(jīng)理。
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