項(xiàng)目信息管理溝通、報(bào)價(jià)、合同、外包、文檔、績效管理

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　　 項(xiàng)目管理規(guī)范

　　3.1溝通管理

　　泛普軟件確保項(xiàng)目管理的質(zhì)量，必須加強(qiáng)項(xiàng)目的溝通管理。

　　3.1.1項(xiàng)目經(jīng)理

　　確保幾個(gè)方面的實(shí)時(shí)和有效溝通：

　　(1)就項(xiàng)目內(nèi)容、進(jìn)度和質(zhì)量要求等與項(xiàng)目人員實(shí)時(shí)溝通;

　　(2)就項(xiàng)目進(jìn)展過程中出現(xiàn)的各種問題，尤其是客戶方面的信息，必須立即向總經(jīng)理匯報(bào);

　　(3)就項(xiàng)目進(jìn)度情況及時(shí)與項(xiàng)目總監(jiān)進(jìn)行溝通;

　　(4)就項(xiàng)目中涉及財(cái)務(wù)的事宜及時(shí)與財(cái)務(wù)經(jīng)理溝通。

　　3.1.2項(xiàng)目總監(jiān)

　　監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度，就項(xiàng)目的進(jìn)展情況與項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行及時(shí)溝通，并及時(shí)反饋給公司總經(jīng)理。

　　3.2報(bào)價(jià)管理

　　任何人員不得以任何形式、對任何事務(wù)，私自對外報(bào)價(jià)。

　　3.2.1項(xiàng)目經(jīng)理

　　根據(jù)項(xiàng)目的具體情況，在項(xiàng)目管理系統(tǒng)中制定項(xiàng)目的全預(yù)算。

　　3.2.2項(xiàng)目總監(jiān)

　　項(xiàng)目信息管理系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目全預(yù)算，編制初步的對外報(bào)價(jià)表，與財(cái)務(wù)經(jīng)理會(huì)商后提交總經(jīng)理。

　　3.2.3總經(jīng)理

　　總經(jīng)理審核項(xiàng)目總監(jiān)提交的初步對外報(bào)價(jià)表，需要調(diào)整的地方由財(cái)務(wù)經(jīng)理協(xié)助完成。

　　3.2.4財(cái)務(wù)經(jīng)理

　　將總經(jīng)理審核通過的對外報(bào)價(jià)表郵件(傳真)給客戶。

　　3.3合同管理

　　項(xiàng)目合同統(tǒng)一由財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行管理。

　　3.3.1項(xiàng)目經(jīng)理

　　向財(cái)務(wù)經(jīng)理提供項(xiàng)目相關(guān)的各項(xiàng)信息，如項(xiàng)目名稱、委托事項(xiàng)、項(xiàng)目周期等。

　　3.3.2財(cái)務(wù)經(jīng)理

　　根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理提供的項(xiàng)目信息，形成完整的合同文本，經(jīng)總經(jīng)理審核通過后傳給客戶。

　　3.4外包管理

　　需要外包(兼職)或者采購的項(xiàng)目及內(nèi)容，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理的同意。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)對于外包或者采購的具體內(nèi)容和詳細(xì)金額，更需報(bào)公司總經(jīng)理審核通過后才能開始實(shí)施。

　　外包的內(nèi)容如果涉及到可能的后續(xù)維護(hù)，則需與公司簽訂統(tǒng)一的項(xiàng)目外包協(xié)議。

　　采購的內(nèi)容則由辦公室統(tǒng)一執(zhí)行。

　　3.4.1項(xiàng)目經(jīng)理

　　對于需要外包或者采購的項(xiàng)目內(nèi)容，列明詳細(xì)的外包內(nèi)容及說明、時(shí)間安排、外包人員及價(jià)格(或采購內(nèi)容、采購單位、采購數(shù)量、采購價(jià)格等)，形成文檔提交給財(cái)務(wù)經(jīng)理。

　　3.4.2財(cái)務(wù)經(jīng)理

　　財(cái)務(wù)經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理提交的表格，逐一核實(shí)各項(xiàng)內(nèi)容及費(fèi)用。有任何疑問的，項(xiàng)目經(jīng)理必須配合解釋說明。

　　3.4.3總經(jīng)理

　　審核財(cái)務(wù)經(jīng)理核實(shí)后的外包或者采購內(nèi)容及費(fèi)用。

　　3.5文檔管理

　　形成規(guī)范的文檔管理習(xí)慣和方式(按項(xiàng)目、分子向、有日期)，隨時(shí)對項(xiàng)目文檔進(jìn)行整理，減少桌面文檔數(shù)量。

　　3.5.1項(xiàng)目經(jīng)理

　　項(xiàng)目結(jié)束后，整理項(xiàng)目相關(guān)的文檔，大包發(fā)送給財(cái)務(wù)經(jīng)理。

　　3.5.2財(cái)務(wù)經(jīng)理

　　建立專門的項(xiàng)目文檔，存放項(xiàng)目經(jīng)理提交的相關(guān)文檔。

　　3.6績效管理

　　工作績效都通過項(xiàng)目考評表體現(xiàn)，因此，項(xiàng)目考評表關(guān)系著所有人的切身利益，必須認(rèn)真對待。

　　3.6.1項(xiàng)目匯總

　　每月初(10號(hào))由財(cái)務(wù)經(jīng)理統(tǒng)一進(jìn)行項(xiàng)目匯總，只有經(jīng)過匯總的項(xiàng)目預(yù)算和項(xiàng)目日志(狀態(tài)為審核通過)才能進(jìn)入項(xiàng)目考評表的統(tǒng)計(jì)，并被算入績效。

　　匯總之前，項(xiàng)目經(jīng)理必須完成如下工作：

　　(1)項(xiàng)目預(yù)算的調(diào)整、提交，并報(bào)總經(jīng)理審核通過;

　　(2)相關(guān)項(xiàng)目涉及的人員日志填寫并審核完成。

　　匯總后，每個(gè)人及時(shí)查看核實(shí)自己的項(xiàng)目考評(績效)情況。如有問題，立即找項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目總監(jiān)。

　　說明：

　　Ø 因?yàn)槿罩緵]有填寫，導(dǎo)致日志沒有被匯總的，責(zé)任由個(gè)人負(fù)責(zé);

　　Ø 因?yàn)槿罩緵]有審核，導(dǎo)致日志沒有被匯總的，責(zé)任由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé);

　　Ø 因?yàn)轭A(yù)算沒有審核通過，導(dǎo)致預(yù)算沒有被匯總的，責(zé)任由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)(項(xiàng)目人員缺失的預(yù)算值，用項(xiàng)目經(jīng)理自己的預(yù)算去彌補(bǔ))。

　　3.6.2季度考核

　　項(xiàng)目考評按季統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)季度情況確定下個(gè)季度的人員工資漲跌幅度。

　　財(cái)務(wù)經(jīng)理將每個(gè)人的季度項(xiàng)目考評表打印出來，經(jīng)過每人簽字確認(rèn)后存檔。

　　3.6.3項(xiàng)目獎(jiǎng)金

　　泛普軟件-項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)按照項(xiàng)目節(jié)省成本(項(xiàng)目預(yù)決算的差值)的13-15%計(jì)算項(xiàng)目獎(jiǎng)金。分配比例為：項(xiàng)目人員為8%，年終機(jī)動(dòng)為2%，其余為項(xiàng)目經(jīng)理的。其中，機(jī)動(dòng)比例的年終分配方案，由項(xiàng)目經(jīng)理確定并報(bào)總經(jīng)理。