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項目綜合管理:實施項目問題管理的七步走
問題管理是由一系列連續(xù)不間斷的環(huán)節(jié)組成的,它包括問題的發(fā)現(xiàn)、問題的歸檔、解決方案的提出、對解決方案的評定、實施解決方案、宣布解決問題結(jié)束和整個過程的數(shù)據(jù)報告。在IT公司里大多數(shù)情況下,IT管理者會跳過或誤操作其中一個或幾個環(huán)節(jié),從而導致人力、物力的浪費和工作效率的降低。
下面詳細介紹了問題管理的各個步驟,如果你能夠正確地按照以下步驟去做,你將為你的公司帶來不斐的收益,包括工作效率的提高和終端用戶滿意度的提高。
步驟一:制定問題管理程序和實施步驟
首先要做的是要建立一套有效的問題管理規(guī)范,在這種規(guī)范框架內(nèi)推出如何解決具體問題的計劃。這個計劃應該包括以下幾個方面:
1、應對問題的程序:當問題被初步發(fā)現(xiàn)并證實確實存在后應該做什么工作、如何進行問題數(shù)據(jù)的獲取和存儲、如何具體實施解決辦法。
2、給予支持的IT工作人員從中扮演的角色和他們的職責:他們應該主動去發(fā)現(xiàn)問題、記錄所有有關的信息、實施解決問題的方案。
3、問題解決方案的衡量和評估:應該緊密地跟蹤并檢查問題解決方案的實施情況,進而檢驗所制定的問題管理規(guī)范的有效性。
4、要對需要應對的問題分門別類:既要有嚴謹性,把每一個問題列為管理范圍內(nèi),又要有優(yōu)先權(quán),把重要的問題優(yōu)先解決,還要不斷改進預先制定的計劃。
5、越過一些程序:在一些特殊的問題和疑惑面前,可以選擇先避開這些問題,修復系統(tǒng)功能。
步驟二:及時發(fā)現(xiàn)并全面認識問題
在這個步驟中可以使用必要的工具來發(fā)現(xiàn)問題,可以使用必要的設備來收集關于問題的各方面情況。把所有的有關信息的數(shù)據(jù)都集中起來,存儲在一個對所有參加問題解決的人員都開放的區(qū)域。關注那些受到問題影響的用戶,盡量幫助他們,把問題帶來的負面影響降到最小。
步驟三:避開問題
一旦問題被發(fā)現(xiàn),采取所有可能的步驟避開它或把它對用戶的影響減少到最小范圍。在理想狀態(tài)下,你應該在問題發(fā)現(xiàn)以前就事先有所察覺,并采取一些措施,使得它不會對其他系統(tǒng)、應用程序和用戶產(chǎn)生不良影響。但要清醒地認識到,回避問題并不是解決問題的一種辦法。很多時候,IT工作人員把避開問題看作是一種永遠的修復,其實他們是錯誤的。這樣做只是暫時的,不能永遠地解決問題,因為有的系統(tǒng)或軟件擁有繞開問題的設計,它不是一直都能起作用的,而且一味地回避問題可能還會影響到其他系統(tǒng)。
有時候,IT工作人員使用回避問題的方法太過頻繁,以至于把它當作了解決問題的辦法,這樣做不會防止同樣的問題重復出現(xiàn)。一般常用的回避問題的方法有:在不查出導致問題原因的情況下重新啟動服務器或者網(wǎng)絡瀏覽器;在計算機死機時不去管導致死機情況發(fā)生的軟件故障,而是盲目地按下[Ctrl]、[Alt]+[Del]。
當你暫時地回避某一問題時,必須要記錄下所有的問題信息和你的操作過程,從而使下一環(huán)節(jié)的IT工作人員在采取對策時有所憑據(jù),不至于一無所知。
步驟四:分析問題
在這一步驟中,要發(fā)現(xiàn)問題出現(xiàn)的根本原因,評估、測試并提出可供選擇的解決問題方案。 查看記錄來尋找是否以前也有類似的問題出現(xiàn)過。有效的問題分析可以大大減少解決問題所用的時間。
步驟五:實施解決問題方案
大多數(shù)情況下,一個提供幫助的專業(yè)人員不能在沒有別人的支持下徹底地解決問題,問題的解決通常是由人共同來完成的,尤其是當問題特別復雜時或者它同時涉及了多個系統(tǒng)或應用軟件時。實行對問題的監(jiān)測、管理,實施解決方案是非常重要的一步,保證它在計劃進程之內(nèi)得到很好的解決。
一旦問題被暫時修復,要把它記錄在案一段時間(可以是一個星期的時間)進行觀察。這段時間過后,詢問那些曾遇到這些問題的用戶,同樣的問題是否再出現(xiàn)過,是否修復帶來了其他意想不到的后果。如果這些情況都沒有發(fā)生,那么你可以徹底地排除這個問題了。
步驟六:報告問題的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢
這一步要做的就是收集問題的有關統(tǒng)計數(shù)字,發(fā)布情況簡要報告展望這個問題的發(fā)展趨勢,并執(zhí)行必要的預防措施。需要發(fā)布的報告包括:
1、已經(jīng)被徹底解決掉的問題的簡要情況報告:問題的出現(xiàn)、解決問題所需要的時間和具體解決方法等。
2、現(xiàn)存問題的狀態(tài)報告:現(xiàn)在未解決的問題有哪些、它們是何時被發(fā)現(xiàn)的、為何現(xiàn)在尚未解決等。
3、問題發(fā)展趨勢和統(tǒng)計情況報告:問題的總計數(shù)字和種類,發(fā)生的區(qū)域和頻率等。
4、問題產(chǎn)生原因報告:已經(jīng)出現(xiàn)的問題為什么會出現(xiàn),如何防止同樣的問題再次出現(xiàn)。
5、下階段的行動計劃報告:管理問題的計劃。
這些報告對IT管理者來說是非常有益的,它們可以為IT系統(tǒng)的健康管理提供參考,還可以作為一個與用戶交流的平臺提供給IT管理者。
步驟七:如果需要重新制定問題管理程序
這個步驟為現(xiàn)存問題管理程序的改進和提高提供了一個途徑,可以彌補現(xiàn)存程序的不足。這是不斷完善工作環(huán)節(jié)的一部分,也是所有系統(tǒng)管理規(guī)范的一部分。
以下有幾點也是問題管理成功的關鍵性環(huán)節(jié):
1、問題無論大小都應該被覆蓋
有些小問題沒有得到及時的解決也可能成為大問題,所以把所有的問題都記錄下來同樣重視起來很重要。反復出現(xiàn)數(shù)據(jù)的錯誤最終可能會導致硬盤停止工作;局域網(wǎng)連接問題可能會演變成整個網(wǎng)絡癱瘓;Windows系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)的GPF錯誤常常會造成存儲不靈等。
2、及時調(diào)整改進工作程序
很多人認為調(diào)整現(xiàn)有的工作程序沒有必要,因此他們反對制定工作程序調(diào)整規(guī)范。這種情況是非常危險的--可能導致IT管理者失去對很多問題的控制。
3、處理問題要嚴謹,也要設立優(yōu)先機制
所有的問題都應該在考慮范圍之內(nèi),并給予同樣的重視。但是,你也應該對一些特別重要的問題給予特別的關注,并使這些問題得到首先解決的機會。如果某個問題出現(xiàn)以下一種或幾種情況,那么它就是重要的問題并應得到特別的重視了:多個用戶因此問題而受到影響;重要的商業(yè)功能因此問題而受到損害;系統(tǒng)之間轉(zhuǎn)換不順暢;整個系統(tǒng)幾乎處于癱瘓狀態(tài)等。
4、用戶應該及時了解問題的狀況
現(xiàn)在,受到某些問題影響的用戶往往不容易了解到這些問題的現(xiàn)狀。負責管理問題的IT 工作人員應該以最高的頻率向這些用戶發(fā)布最新動態(tài)消息,因為這些用戶非常想知道他們應該做什么、這些問題的現(xiàn)狀以及計劃解決方案。
5、對問題趨勢的分析和應采取的辦法也應該及時告訴用戶
系統(tǒng)問題管理的目的就是提高每個人發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的能力。對問題統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析結(jié)果是達到這一目的有重要價值的工具,因為它能夠在已有的經(jīng)驗教訓基礎上幫助發(fā)現(xiàn)新問題。
使用一套非常合理、非常完善的問題管理程序?qū)σ粋€公司來說是受益非淺的,它不但可以幫助解決重復出現(xiàn)的問題、減小問題帶來的不良影響,而且還能夠縮短解決問題的時間,提高企業(yè)工作效率。
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