綜合輔導(dǎo):“一鍵式”企業(yè)管理

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核心提示：“一鍵式”建筑企業(yè)管理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)使企業(yè)實(shí)現(xiàn)了真正意義上的“無紙化”辦公，幫助企業(yè)在有限資源下，控制運(yùn)作成本，得到最大利潤。

文/張寶金  張建華

目前施工企業(yè)項(xiàng)目管理中存在著七大問題成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸。一是在施工企業(yè)項(xiàng)目管理中，企業(yè)法人與項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)、權(quán)不明。有的是項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)限過大，不受企業(yè)的控制和監(jiān)督；有的是企業(yè)法人隨意干涉項(xiàng)目管理的工作。二是企業(yè)利潤中心和成本中心的地位不明確。由于企業(yè)中標(biāo)后的經(jīng)營管理全部放在項(xiàng)目上，且每個(gè)項(xiàng)目都獨(dú)立開立賬戶，企業(yè)的資金滯留于項(xiàng)目上，企業(yè)不能有效地利用現(xiàn)有的資金發(fā)揮作用，由于資金緊張，企業(yè)不得不向銀行貸款，從而增加成本。企業(yè)資源被割裂，集團(tuán)優(yōu)勢(shì)得不到發(fā)揮。三是公司缺乏對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控手段，只得以包代管。項(xiàng)目經(jīng)理集人、財(cái)、物權(quán)于一身，其素質(zhì)的高低決定著項(xiàng)目管理的成敗。四是管理信息滯后且失真。由于公路行業(yè)的性質(zhì)，管理者無法迅速的在短時(shí)間內(nèi)了解工程施工情況，獲得想要的信息，從而不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題，就更談不上解決問題了。再加上信息傳遞過程中的失誤或有意隱瞞真實(shí)情況的現(xiàn)象，使管理者要想得到真實(shí)的第一手資料更加困難。五是信息不暢通，管理層次多，成本開支大。企業(yè)管理者對(duì)本企業(yè)項(xiàng)目間資源不能及時(shí)做出宏觀調(diào)控，為了及時(shí)協(xié)調(diào)和管理工程項(xiàng)目，不得不增加管理層，同時(shí)也增加了成本。六是施工項(xiàng)目管理過程中，違規(guī)違紀(jì)現(xiàn)象嚴(yán)重。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大朝中，國有企業(yè)或國有控股企業(yè)，由于種種原因，造成有法不依、有制度不執(zhí)行的現(xiàn)象嚴(yán)重，從而造成近幾年建筑施工企業(yè)屢屢出現(xiàn)大案要案。七是管理者的精力有限，無暇獲得更細(xì)的管理信息。

針對(duì)上述問題，我們引入PDCA的管理理念（P計(jì)劃預(yù)算、D交付執(zhí)行、C檢查控制、反饋分析），自行設(shè)計(jì)開發(fā)了“一鍵式”建筑企業(yè)管理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，利用這一系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)施工項(xiàng)目的“一鍵式”管理，也就是集中的、可控的、及時(shí)的管理模式。針對(duì)建筑企業(yè)分散作業(yè)、各個(gè)項(xiàng)目部距離總部比較遠(yuǎn)以及項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)復(fù)雜、流動(dòng)性大等業(yè)務(wù)特點(diǎn)，系統(tǒng)采用B/S和C/S相結(jié)合的體系架構(gòu)，數(shù)據(jù)庫采用SQLERVER2000?！耙绘I式”建筑企業(yè)管理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，用戶可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)，使用任何平臺(tái)的計(jì)算機(jī)，通過互聯(lián)網(wǎng)、完成施工管理所有業(yè)務(wù)操作，真正解決了建筑施工企業(yè)分散作業(yè)與集中管理的矛盾。

建立以經(jīng)營管理為核心網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)

“一鍵式”系統(tǒng)對(duì)工程實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，以各部門管理數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)管理過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析，解決了“信息孤島”的問題。在企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)中，成本管理的作用是有組織地、系統(tǒng)地運(yùn)用預(yù)測(cè)、計(jì)劃、控制、核算、分析、考核等方法，對(duì)構(gòu)成項(xiàng)目成本的各種要素及影響項(xiàng)目成本的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施管理，以達(dá)到降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。

“一鍵式”系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了公司自上而下的宏觀管理與微觀管理的結(jié)合，確保公司以經(jīng)營管理為核心。該系統(tǒng)做到了界面直觀、操作簡便、功能完備，對(duì)工程實(shí)施多角度的監(jiān)控，且簡單易學(xué)。

“一鍵式”系統(tǒng)是以樹形化管理為理念進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，以資金為主線貫穿企業(yè)管理的各個(gè)部門，使各管理部門、各施工單位管理人員如同在一個(gè)房間里辦公一樣。最高管理者可以利用電腦隨時(shí)隨地了解本企業(yè)本公司的任何信息，實(shí)實(shí)在在地抓住想要得到的本企業(yè)信息，而不用再找部門或者翻閱紙質(zhì)資料。

建立以項(xiàng)目管理為中心“一鍵式”網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)

所謂管理，實(shí)際上就是對(duì)信息的取得、統(tǒng)計(jì)、匯總、計(jì)算、分析和處理?！耙绘I式”建筑企業(yè)管理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，能完全取代人工進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)的計(jì)算、處理和分析。

“一鍵式”系統(tǒng)針對(duì)建筑施工企業(yè)信息不暢，資源調(diào)配困難，管理控制滯后等情況，構(gòu)建了企業(yè)數(shù)字神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，尤其是多個(gè)項(xiàng)目同期施工時(shí)，對(duì)內(nèi)實(shí)行人力、資金、物料、信息資源的統(tǒng)一規(guī)劃、管理、配置和協(xié)調(diào)，使信息技術(shù)與管理業(yè)務(wù)流程相互整合，提高企業(yè)管理效率。另外，系統(tǒng)可以對(duì)外埠工程進(jìn)行全系統(tǒng)的遠(yuǎn)程成本控制。也可通過增加視頻系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)施工過程的全程再現(xiàn)，并依據(jù)視頻系統(tǒng)的視覺圖象，分析施工項(xiàng)目管理信息的可靠性、真實(shí)性。通過施工作業(yè)的遠(yuǎn)程調(diào)度，各類文件、報(bào)表通過網(wǎng)絡(luò)化傳輸，縮短管理控制距離與時(shí)間。

“一鍵式”系統(tǒng)可以使管理者輕松地對(duì)下屬企業(yè)進(jìn)行權(quán)利分配，即集權(quán)和分權(quán)的管理。利用系統(tǒng)強(qiáng)大的信息存儲(chǔ)功能，通過對(duì)企業(yè)各部門全方位信息的分析，管理者及時(shí)對(duì)企業(yè)的資源進(jìn)行遠(yuǎn)程調(diào)度。利用此系統(tǒng)，管理者可以輕松地分析工程進(jìn)度狀況和關(guān)聯(lián)影響，以數(shù)據(jù)信息為基礎(chǔ)進(jìn)行成本分析。系統(tǒng)通過簽訂協(xié)議、掃描合同原件、執(zhí)照原件、填列開戶銀行、銀行帳號(hào)等，能夠有效地遏制項(xiàng)目經(jīng)理“洗錢”現(xiàn)象的發(fā)生?！耙绘I式”建筑企業(yè)管理網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，為以單位為利潤中心的管理提供可能，它可以連接網(wǎng)上銀行，進(jìn)行工程款的支付，系統(tǒng)通過快速的多級(jí)審批及時(shí)制止不合理的付款行為。

“一鍵式”系統(tǒng)是企業(yè)管理的制度化和工作程序化的具體體現(xiàn)，它實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理控制的“三步曲”。工程項(xiàng)目成本主要分為：預(yù)算成本 （中標(biāo)價(jià)）、責(zé)任成本 （計(jì)劃成本）、實(shí)際成本（實(shí)際發(fā)生的可列入成本支出費(fèi)用的總和）。預(yù)算成本與責(zé)任成本比較，反映出項(xiàng)目盈利空間的大小，通常稱之為經(jīng)營效益。責(zé)任成本與實(shí)際成本比較，反映出項(xiàng)目管理水平的高低，我們把它稱為管理效益。

“一鍵式”系統(tǒng)把成本管理縱向分三層：第一層為應(yīng)用層，涉及項(xiàng)目部的財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、技術(shù)等主要部門，為企業(yè)項(xiàng)目管理提供基礎(chǔ)信息；第二層為管理層，涉及企業(yè)的財(cái)務(wù)、經(jīng)營管理、人力資源、工程技術(shù)、合同管理等部門，向管理人員提供業(yè)務(wù)控制、數(shù)據(jù)整理、預(yù)警等功能；第三層為決策層，涉及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員，向企業(yè)的高級(jí)管理人員提供決策支持信息。橫向分三步：第一步為計(jì)劃管理，事前預(yù)算，執(zhí)行計(jì)劃成本；第二步為項(xiàng)目管理，事中控制，計(jì)劃成本執(zhí)行中的監(jiān)督控制；第三部為經(jīng)營管理，事后分析，竣工結(jié)算的成本分析。

事前預(yù)算體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，工程中標(biāo)后，企業(yè)在預(yù)算成本基礎(chǔ)上測(cè)算責(zé)任成本，項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)同后，與企業(yè)簽訂工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任書，項(xiàng)目部成員和企業(yè)相關(guān)部門把項(xiàng)目部參與實(shí)施的每個(gè)部門計(jì)劃成本進(jìn)行指標(biāo)分解，使項(xiàng)目開工后每一項(xiàng)成本費(fèi)用發(fā)生都有所參照。其次，成本預(yù)警模塊里把企業(yè)全部中標(biāo)工程基礎(chǔ)信息錄入，按照是否決算和施工主包（分包）的不同進(jìn)行分類管理，因此系統(tǒng)中有中標(biāo)書、中標(biāo)預(yù)算、中標(biāo)項(xiàng)目清單、施工預(yù)算等詳細(xì)信息。

事中控制體現(xiàn)在系統(tǒng)的成本預(yù)警、合同管理、往來管理、付款管理、通知管理等模塊的使用過程中。通常影響項(xiàng)目責(zé)任成本實(shí)現(xiàn)的因素主要有施工方案、施工進(jìn)度、施工質(zhì)量、安全和現(xiàn)場(chǎng)平面管理等，因此在系統(tǒng)中簽訂的工、料、機(jī)合同、日常成本開支、工程款的撥付與使用等信息，為成本費(fèi)用的控制提供依據(jù)。如管理者發(fā)現(xiàn)實(shí)際發(fā)生的材料費(fèi)、人工費(fèi)和機(jī)械費(fèi)比責(zé)任成本高，就要分析它的成本構(gòu)成，管理者首先從材料采購開始查詢，一直到材料所應(yīng)用的各個(gè)工序等各個(gè)環(huán)節(jié)，與責(zé)任成本明細(xì)逐一核對(duì)分析。人工費(fèi)的查詢可以從施工隊(duì)的合同查起，到其所施工的工序，通過工作定額、效率情況以及是否返工等信息進(jìn)行分析。對(duì)于機(jī)械費(fèi)可以從簽訂的機(jī)械租賃合同開始到機(jī)械設(shè)備的進(jìn)退場(chǎng)時(shí)間、是否充分使用等信息，都可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，改變以往領(lǐng)導(dǎo)在辦公室聽匯報(bào)或到工地視察掌握情況不全面的管理狀況。

事后分析，月末或項(xiàng)目竣工后，系統(tǒng)自動(dòng)按設(shè)置的生產(chǎn)費(fèi)用科目及明細(xì)賬進(jìn)行實(shí)際成本的核算。管理者通過形象進(jìn)度、成本開支情況、工程收入情況、業(yè)主撥款情況及項(xiàng)目工程對(duì)外結(jié)算情況等對(duì)該項(xiàng)目工程進(jìn)行評(píng)價(jià)分析，其目的：一是為了落實(shí)項(xiàng)目各層次的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，使項(xiàng)目員工在保證工期、質(zhì)量、安全的前提下，最大限度地降低成本，提高效益。二是從管理中的薄弱環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高項(xiàng)目管理水平。另外，系統(tǒng)還具有延伸管理功能，每項(xiàng)工程各原始資料的記錄可以長期保存，并據(jù)此對(duì)以后的投標(biāo)提供參考資料。通過原始資料記錄，可以為事后分析提供依據(jù)。

以資金流動(dòng)為主線的施工項(xiàng)目管理信息化

“一鍵式”系統(tǒng)通過現(xiàn)代電子、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)施工項(xiàng)目管理過程中的各種信息進(jìn)行匯總、計(jì)算，從而得出管理者想要知道的信息，使管理者能實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目成本的總控，對(duì)施工過程的全程監(jiān)控和管理。從工程中標(biāo)后的第一筆預(yù)付款——施工中機(jī)械、材料、人工等合同的簽訂到每一項(xiàng)費(fèi)用的支出都以資金流形式呈現(xiàn)在網(wǎng)上，用電子手段跟蹤每一張單據(jù)，管理者可以查看工程進(jìn)度，了解工序施工情況，查看費(fèi)用支出是否合理。管理者還可以在往來模塊中查看工程項(xiàng)目投標(biāo)保證金的收回情況，可以避免以往“有人交，無人收”的現(xiàn)象。

使用“一鍵式”系統(tǒng)應(yīng)注意三個(gè)問題：一是施工企業(yè)成本管理系統(tǒng)作為一個(gè)嚴(yán)密的信息系統(tǒng)，使用者必須確保數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和可靠性。二是因?yàn)橄到y(tǒng)本身是一個(gè)新的管理理念的變革，管理“扁平化”會(huì)觸及部門和相關(guān)人員的權(quán)利再分配甚至消失，觸及個(gè)人利益會(huì)出現(xiàn)抵觸情緒。三是配合系統(tǒng)實(shí)施，企業(yè)還要制定一整套的施工項(xiàng)目管理制度，通過簽訂工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)目標(biāo)責(zé)任書等硬性措施，來保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。