項目綜合管理：OA實施六階段項目經(jīng)理忌千篇一律

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OA辦公自動化軟件是對企業(yè)進行全面管理的計算機軟件系統(tǒng)，涵蓋企業(yè)管理全部業(yè)務(wù)流程，包括企業(yè)資金流、物流、信息流的全面一體化管理。由于企業(yè)管理模式千差萬別，實施過程一方面要求企業(yè)適應(yīng)軟件提供的規(guī)范管理模式，另一方面也要根據(jù)用戶的特殊業(yè)務(wù)處理需求對軟件進行客戶化改造。 　　

　　產(chǎn)品實施是一個系統(tǒng)工程，涉及到的可變因素以及不可控因素都很多。因此，我們應(yīng)該有一個科學的方法作指導，來嚴格規(guī)范我們的實施過程，規(guī)避不可控因素造成的影響，以期達到最好的結(jié)果。在進行產(chǎn)品實施時可以根據(jù)不同的情況進行借鑒，分別對待。

　　第一階段：實施前期調(diào)研階段

　　1、用戶填寫《實施調(diào)查表》，用于了解用戶網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、項目參與人員等基本情況。

　　2、進行用戶現(xiàn)場調(diào)研工作，用于確認用戶網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、項目參與人員等情況。

　　3、了解用戶OA建設(shè)的總體需求。

　　第二階段：實施準備階段

　　這個階段非常重要，關(guān)系到產(chǎn)品實施的成敗，但往往為實際操作所忽略。這個階段的工作主要是：

　　1、系統(tǒng)管理員培訓

　　系統(tǒng)管理員需要進行系統(tǒng)的培訓，這是非常重要的。系統(tǒng)管理員培訓大約需要四天，詳細培訓內(nèi)容請參見有關(guān)《系統(tǒng)管理員培訓計劃》及《系統(tǒng)管理員培訓大綱》。

　　2、召開項目啟動會議

　　任務(wù)：明確項目實施的意義，說明項目實施成功的關(guān)鍵因素，確定項目實施的范圍和驗收標志。項目啟動會除雙方項目組成員及有關(guān)人員參加外，應(yīng)有客戶方最高領(lǐng)導層成員參加。

　　主要內(nèi)容：由客戶方“一把手”作項目總動員，說明該項目背景、企業(yè)管理改造的期望、領(lǐng)導的決心。對各部門的積極配合提出具體要求。宣布客戶方項目組成員組成。理念宣講，由實施方項目經(jīng)理說明實施該項目的意義，管理軟件實施的理念、實施項目的風險等，宣布實施項目組的成員組成。由軟件商實施工程師說明項目實施的關(guān)鍵因素、實施過程中各方的職責，及時解決實施過程中出現(xiàn)的問題。定期檢查項目實施進度與階段目標及階段成果，各方項目組成員及時簽字確認。確定項目實施計劃，啟動會上，實施方項目經(jīng)理應(yīng)就項目實施計劃、實施方案等與客戶方充分交流和溝通，并最終確定項目實施計劃。

　　3、擬訂實施進度計劃

　　任務(wù)：由軟件商實施工程師制定實施計劃，并在項目實施過程中作及時的更新與維護。

　　主要內(nèi)容：軟件商實施工程師根據(jù)前期的調(diào)研情況及項目啟動會議紀要，制定出實施計劃表，以供企業(yè)領(lǐng)導層調(diào)配資源及確定項目總體進度的參考依據(jù)。實施計劃表將是雙方項目組工作的日程準則。除非有不可抗力等其他因素，實施計劃不能作變更。

　　4、確定項目實施組織

　　項目組人員職責與要求：具備較強的計算機應(yīng)用能力及理解接受能力;熟悉本部門或公司的業(yè)務(wù)流程及需求。

　　項目經(jīng)理：負責本項目實施中與軟件商公司方的協(xié)調(diào)及實施工作安排，掌握項目實施進度，確認軟件商公司實施工程師提交的相關(guān)實施報告、成果及實施顧問工作記錄單;并參與實施的重要階段工作。

　　項目組成員：全力配合實施顧問進行企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)研，與實施顧問共同設(shè)計實施解決方案、定義系統(tǒng)客戶化配置;指導最終用戶工作。

　　第三階段：項目建設(shè)階段

　　1、系統(tǒng)安裝與初始化配置

　　在用戶OA服務(wù)器上安裝軟件商OA軟件，進行初始化設(shè)置，保證軟件商OA軟件能正常運行。

　　2、注冊用戶并構(gòu)建組織機構(gòu)

　　注冊O(shè)A使用人員，并根據(jù)單位組織機構(gòu)圖構(gòu)建單位組織機構(gòu)。

　　3、業(yè)務(wù)流程調(diào)研

　　業(yè)務(wù)流程調(diào)研是實施中的關(guān)鍵步驟。實施人員在調(diào)研、分析過程中首先要從細著手，了解客戶各種業(yè)務(wù)的操作流程及其所涉及到的各種單據(jù)，以及單據(jù)在各個部門之間是如何傳遞的、各個崗位人員的職責是什么、每個人員干哪些工作等等，也就是說調(diào)研要對企業(yè)的業(yè)務(wù)處理了解足夠的細，只有這樣才能在軟件培訓及軟件實施中有的放矢，制定出詳細的實施解決方案及客戶工作流程。

　　實施人員還應(yīng)對軟件的調(diào)研過程有一個總體的把握，也就是說實施人員不能僅僅局限于具體業(yè)務(wù)的處理中，而應(yīng)該從總體的業(yè)務(wù)流程上進行分析，把各個部門零散的業(yè)務(wù)處理結(jié)合成一個整體，把各個斷開的業(yè)務(wù)連貫起來，這就要求實施人員的思想必須達到一定的高度，只有這樣才能從宏觀的角度來把握調(diào)研、分析的進程，保證此階段工作順利完成。調(diào)研過程中要結(jié)合企業(yè)實際情況，根據(jù)提供的標準調(diào)研表單進行。流程分析要匹配軟件進行，不能一味的分析客戶的需求，而不考慮客戶需求所要達到的目標。

　　4、核心模塊定制

　　定制業(yè)務(wù)流程所需各種表單;實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)順暢并滿足實際需求;實現(xiàn)文件的有序管理。

　　5、輔助模塊定制

　　完成系統(tǒng)各輔助模塊的定制。

　　6、系統(tǒng)調(diào)試

　　項目小組在基本掌握軟件功能的基礎(chǔ)上，將各種必要的數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，項目小組進行實戰(zhàn)性模擬，對于實施方案中不合理處，提出解決方案，并及時進行調(diào)整。

　　第四階段：切換準備階段

　　1、最終客戶培訓

　　最終客戶培訓分為領(lǐng)導培訓及一般用戶培訓，領(lǐng)導培訓需要掌握OA系統(tǒng)的基本使用并了解OA系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置;一般用戶培訓需要掌握OA系統(tǒng)的基本使用。對客戶進行培訓，培訓過程可根據(jù)客戶實際情況對培訓內(nèi)容、日期進行培訓調(diào)整;培訓完成后應(yīng)對客戶進行考核，考核合格方可進行系統(tǒng)模塊的模擬操作。

　　2、模擬運行

　　用戶實際操作OA系統(tǒng)進行試用，熟悉OA軟件的使用。以客戶真實的業(yè)務(wù)為實例進行并行運行。內(nèi)容包括系統(tǒng)可靠性測試、安全性測試，數(shù)據(jù)運行的正確性測試等。并行運行中發(fā)現(xiàn)問題、歸納總結(jié)進行詳細記錄形成文檔。模擬運行要充分安排客戶方最終客戶參與，模擬運行盡可能覆蓋客戶的所有可能的業(yè)務(wù)，避免在系統(tǒng)正式運行時，因為一些細節(jié)問題而影響系統(tǒng)的整體運行。

　　3、項目評審

　　根據(jù)實施的具體情況提交項目實施總結(jié)報告。

　　第五階段：項目驗收

　　項目實施進入正常狀態(tài)后，要進行業(yè)績評價??項目實施驗收。

　　在項目正式驗收之前，實施工程師需要整理項目實施文檔、實施表單等文檔。待準備工作完成后，實施工程師向客戶方提出驗收申請，確認驗收時間、地點、與會人員等，一般地，驗收需客戶方高層領(lǐng)導、項目組全體成員、實施工程師等參加。

　　驗收會上，需介紹項目實施的歷程、移交所取得的各階段性成果、并對項目實施結(jié)果做出評估，最終完成項目驗收報告，雙方確認簽字。

　　注意事項：驗收應(yīng)該以實施方案書約定的目標的是否實現(xiàn)為準繩，而不應(yīng)以客戶所有的需求、問題(包括潛在的需求和問題)的解決為標準，要記住一個成功的項目是在預(yù)算的時間，以預(yù)算的成本與資源，完成預(yù)定的目標而不是以無限的耗費去滿足客戶所有的要求以求做到十全十美。因為不可能通過一個項目能解決客戶的所有問題。

　　以上OA實施各個階段是密切相關(guān)的，一個階段沒有做好，決不可操之過急進入下一個階段。值得注意的是，在整個實施進程中，培訓工作是貫徹始終的。前面只是對第一個階段的領(lǐng)導層、關(guān)鍵客戶培訓作了介紹。而那些貫穿于實施準備、模擬運行及客戶化、切換運行、新系統(tǒng)運行過程中的有關(guān)培訓，如系統(tǒng)管理員的培訓、最終客戶的培訓也都是十分重要的。因為只有員工才是系統(tǒng)的真正使用者，只有他們對產(chǎn)品及所要求的硬件環(huán)境有了一定的了解，才能夠保證系統(tǒng)最終的順利實施和應(yīng)用。
　　在整個OA產(chǎn)品實施過程中，還需要強調(diào)的一點是：實施進程中角色的逐漸轉(zhuǎn)換，并不是整個實施過程全部由實施工程師完成，當實施工作進行到一定程度的情況下，就要有意識地切換角色。

　　第六階段：實施過程中項目的控制與管理

　　1.項目實施計劃、進程的控制

　　在制訂項目實施計劃時我們都力求盡可能的完善，但在實施過程中，總是要隨著項目環(huán)境的變化作一些必要的、局部的調(diào)整，實施計劃調(diào)整是需要時間的，而執(zhí)行調(diào)整后的計劃，其時間顯然與最初估計的時間是不盡相同的。因此，最大程度上控制這些影響項目實施進度的因素，適應(yīng)環(huán)境的變化才能真正發(fā)揮項目實施計劃的最大效用。
實施過程中，項目實施計劃管理一般包括以下幾點：

　　實施工程師編制實施計劃，并經(jīng)雙方共同討論、批準、簽字。

　　在項目實施過程中及時更新與維護實施計劃，并經(jīng)雙方批準、簽字確認。

　　作出工作小結(jié)，說明未完成原因及改進建議意見，并經(jīng)雙方批準、簽字確認。

　　控制整個項目實施進展狀況，出現(xiàn)問題及時進行溝通解決。

　　在實際實施過程中，肯定會出現(xiàn)由于各種人為和不可抗拒的因素造成實施工作的中斷和實施進度的延誤。對此，一定要及時發(fā)現(xiàn)，詳細分析原因，及時與客戶溝通、協(xié)調(diào)，重新調(diào)整人員及計劃安排。

　　2.項目實施過程中文檔的管理

　　在OA產(chǎn)品實施過程中，由于項目的復雜性、多方人員的參加以及時間跨度比較長等因素的存在，所有與項目有關(guān)的需求、建議、解決方案和結(jié)論以及任何一次的會議記錄都必須文檔化、標準化，成為項目成果的一個組成部分，以便查閱、交流和引用。

　　3.實施后延續(xù)性的問題:技術(shù)交接

　　在前面的介紹中，還有一個很重要的環(huán)節(jié)一直沒有提到，那就是實施過程中階段性成果的驗收，實施過程中每個階段都要提供相應(yīng)的驗收報告，同時實施雙方簽字備案。這樣處理，一個是一旦發(fā)生實施變動有據(jù)可查，二是為實施項目結(jié)束后為技術(shù)支持部門提供詳細的文檔資料，便于支持人員進行后續(xù)的支持工作。

　　總而言之，OA產(chǎn)品的實施是一個艱苦的過程，在產(chǎn)品實施初期就要正式這些問題，借助雙方的誠意和決心，才可能實施成功。