項(xiàng)目管理知識(shí)：計(jì)劃變更管理

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　　計(jì)劃變更管理，是企業(yè)中項(xiàng)目管理思路的集中體現(xiàn)，也是企業(yè)項(xiàng)目管理手段的集中體現(xiàn)，對(duì)企業(yè)整體的項(xiàng)目管理能力具有關(guān)鍵性的作用。

　　1，計(jì)劃變更的必然性及其目地

　　大家都知道，項(xiàng)目本身具有臨時(shí)性、獨(dú)特性的特點(diǎn)，而且項(xiàng)目過(guò)程也是個(gè)逐步優(yōu)化、完善的過(guò)程。

　　項(xiàng)目的臨時(shí)性、獨(dú)特性的特點(diǎn)，說(shuō)明了不同項(xiàng)目過(guò)程之間必定存在著差異，因而不同項(xiàng)目的過(guò)程不可能完全一樣，也就不可能在一個(gè)項(xiàng)目當(dāng)中完全重現(xiàn)另外一個(gè)已經(jīng)完成的項(xiàng)目的全過(guò)程。這一點(diǎn)與那些以復(fù)制為主的運(yùn)營(yíng)式管理是有很大區(qū)別的。因此，每個(gè)項(xiàng)目都必須根據(jù)自身的實(shí)際特點(diǎn)來(lái)制定適合的項(xiàng)目計(jì)劃。

　　項(xiàng)目的計(jì)劃是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的要求，根據(jù)已經(jīng)獲得的項(xiàng)目相關(guān)信息，對(duì)未來(lái)項(xiàng)目過(guò)程所做出的假設(shè)，如果相關(guān)信息越全面、越真實(shí)，相關(guān)環(huán)境越穩(wěn)定，這種前瞻性的假設(shè)也就越可靠，與將來(lái)的實(shí)際差異可能也就越小。假設(shè)本身具有不確定性，加之當(dāng)今外部環(huán)境的變化無(wú)常，包括外部市場(chǎng)或客戶的需求、企業(yè)內(nèi)部的管理環(huán)境、項(xiàng)目組中的人員變動(dòng)等各種因素，都使得這種假設(shè)的不確定性更加增大。只有到項(xiàng)目完全結(jié)束后，項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程才是完全確定的。這就是所謂的項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)。因此，就需要在項(xiàng)目的實(shí)際過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)計(jì)劃變更，根據(jù)當(dāng)前最新的項(xiàng)目進(jìn)展情況，隨時(shí)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃做出適應(yīng)性調(diào)整，不斷的使項(xiàng)目計(jì)劃更貼近于真實(shí)情況，盡可能降低計(jì)劃與實(shí)際的差異，以保證對(duì)項(xiàng)目全過(guò)程的有效控制，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的管理。

　　另一方面，在項(xiàng)目初期制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，由于對(duì)相關(guān)項(xiàng)目信息的掌握不充分、不具體，而且還有可能是后續(xù)階段的項(xiàng)目任務(wù)需要根據(jù)前期階段的工作成果才能進(jìn)一步具體安排，所以難以把項(xiàng)目過(guò)程中一段時(shí)期以后的計(jì)劃做得非常具體。因此，在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，經(jīng)常會(huì)在總體的里程碑計(jì)劃的框架下，分階段制定某階段內(nèi)的詳細(xì)計(jì)劃。前一個(gè)階段結(jié)束了，再根據(jù)前一階段的結(jié)果制定下一階段的具體計(jì)劃。這樣，在整個(gè)項(xiàng)目的過(guò)程當(dāng)中，每一階段計(jì)劃的細(xì)化，其實(shí)也是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃所做的變更。通過(guò)變更手段，避免在項(xiàng)目初期信息不充分的情況下制定無(wú)謂的遠(yuǎn)期詳細(xì)計(jì)劃，但又能在項(xiàng)目進(jìn)程當(dāng)中根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)展情況及時(shí)制定出可行的詳細(xì)計(jì)劃，以支持項(xiàng)目管理的需要。

　　因此，在一個(gè)項(xiàng)目過(guò)程當(dāng)中，對(duì)計(jì)劃進(jìn)行變更是必然的。根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)，各方面都要對(duì)計(jì)劃變更給以足夠的重視，通過(guò)對(duì)計(jì)劃變更的管理起到控制項(xiàng)目的作用。

　　計(jì)劃變更過(guò)程通常要滿足以下的管理要求：

　?。?）    確定變化的發(fā)生，制定相應(yīng)的對(duì)策。

　　在變更管理中，一個(gè)首要的內(nèi)容就是確定變化的發(fā)生。項(xiàng)目中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，往往都是有前兆的，特別是如果能夠做好風(fēng)險(xiǎn)管理，就可以對(duì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行預(yù)防。但是，只有到了風(fēng)險(xiǎn)演變成為實(shí)際問(wèn)題時(shí)，才能夠?qū)τ?jì)劃進(jìn)行變更并按照新的計(jì)劃執(zhí)行。因此，正式的計(jì)劃變更，就意味著變化確實(shí)已經(jīng)發(fā)生。管理者針對(duì)這一變化必然要采取相應(yīng)的行動(dòng)，就要對(duì)原有的項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整后的計(jì)劃應(yīng)該能夠適應(yīng)變化后的項(xiàng)目要求。因此，無(wú)論是在項(xiàng)目?jī)?nèi)部的個(gè)別調(diào)整，例如因?yàn)槟橙说呐R時(shí)請(qǐng)假或任務(wù)實(shí)際工期變化而對(duì)具體項(xiàng)目活動(dòng)安排的調(diào)整，還是在公司級(jí)的調(diào)整，例如由于需求變更導(dǎo)致項(xiàng)目范圍、工期、成本的大幅變化，首先都是要確定變化是否已經(jīng)發(fā)生，并針對(duì)變化制定相應(yīng)的對(duì)策，更新項(xiàng)目計(jì)劃。在變化尚未實(shí)際發(fā)生前，各方可以對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行跟蹤并準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)措施，但此時(shí)只能是應(yīng)變的準(zhǔn)備，但絕對(duì)不能在變化尚未實(shí)際發(fā)生前進(jìn)行計(jì)劃變更。

　?。?）    就變化對(duì)項(xiàng)目所造成的影響和對(duì)策達(dá)成一致，形成新的項(xiàng)目基線。

　　最初制定的項(xiàng)目計(jì)劃，一般都是通過(guò)客戶和公司批準(zhǔn)的，項(xiàng)目計(jì)劃得到批準(zhǔn)就意味著客戶和公司接受了項(xiàng)目管理者對(duì)范圍、工期、資源、成本、質(zhì)量等方面的承諾，同意投入相應(yīng)的資源，這就形成了項(xiàng)目的基線，是相關(guān)各方共同遵守的約定，是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行協(xié)調(diào)、監(jiān)控、考核的依據(jù)。

　　整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的基線是由若干指標(biāo)組成的，每個(gè)指標(biāo)本身也是基線，都可以單獨(dú)調(diào)整。例如項(xiàng)目中的范圍基線、產(chǎn)品定義的基線、時(shí)間進(jìn)度基線、資源基線、成本預(yù)算基線等，所有這些基線共同組成了整個(gè)項(xiàng)目的基線。當(dāng)項(xiàng)目計(jì)劃發(fā)生變更時(shí)，可能許多具體指標(biāo)的基線都會(huì)發(fā)生變化，也可能只有個(gè)別指標(biāo)的基線發(fā)生了變化。

　　不同的管理層面有不同的基線，公司會(huì)在需求范圍、里程碑進(jìn)度、整體預(yù)算等層面上設(shè)定基線，而項(xiàng)目組則會(huì)在此框架下，在項(xiàng)目組內(nèi)部形成用于日常管理的詳細(xì)計(jì)劃的基線，用來(lái)協(xié)調(diào)和監(jiān)督項(xiàng)目的具體進(jìn)展。因此，針對(duì)同一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃，可能存在著多個(gè)基線，不同管理層可能有不同的基線，不同時(shí)期可能有不同的基線。當(dāng)變更只影響到項(xiàng)目組內(nèi)的基線，不影響公司級(jí)的項(xiàng)目基線時(shí)，項(xiàng)目組內(nèi)部就需要形成自己新的基線，作為項(xiàng)目組內(nèi)部管理的依據(jù)。如果影響到了公司級(jí)的基線，那么更新后的項(xiàng)目計(jì)劃就需要在公司級(jí)重新得到批準(zhǔn)，才能形成新的項(xiàng)目基線。同樣，只有在變更中影響到了客戶的基線，才需要與客戶商討基線變更的問(wèn)題，這通常都會(huì)伴隨著合同變更。因此，項(xiàng)目中可能存在著多條項(xiàng)目基線，項(xiàng)目經(jīng)理要洞悉不同管理層次之間的基線的關(guān)系，明確項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)限范圍，協(xié)調(diào)好公司層面的限制條件和項(xiàng)目?jī)?nèi)部控制之間的關(guān)系。

　?。?）    通過(guò)發(fā)布更新的項(xiàng)目計(jì)劃，協(xié)調(diào)項(xiàng)目?jī)?nèi)、外各相關(guān)方的工作以保持同步。

　　項(xiàng)目組就如同一個(gè)樂(lè)隊(duì)，項(xiàng)目計(jì)劃就是樂(lè)譜，項(xiàng)目經(jīng)理就是指揮，項(xiàng)目的所有干系人就是樂(lè)隊(duì)中的演奏者，樂(lè)譜使得整個(gè)樂(lè)隊(duì)能夠分工、配合，在演奏中能夠協(xié)調(diào)一致，這就是項(xiàng)目計(jì)劃的重要作用。計(jì)劃必須要發(fā)布給所有參與項(xiàng)目的人員，而非只是項(xiàng)目經(jīng)理的工具。更新后的項(xiàng)目計(jì)劃，需要向所有干系人發(fā)布，以便相關(guān)各方能夠及時(shí)了解，調(diào)整各自的工作安排，以保持項(xiàng)目組內(nèi)、外各相關(guān)方的工作，能夠始終以項(xiàng)目計(jì)劃為紐帶保持同步，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目組內(nèi)部的全體工作人員和項(xiàng)目外部各相關(guān)方面的整體配合。例如在項(xiàng)目組內(nèi)部對(duì)工作安排進(jìn)行了調(diào)整，就要在項(xiàng)目?jī)?nèi)部及時(shí)發(fā)布，在公司層面進(jìn)行了計(jì)劃變更，也要向全公司乃至客戶發(fā)布。