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OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤
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OA系統(tǒng)辦公管理系統(tǒng)的項(xiàng)目執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃書管理
項(xiàng)目成立后,由計(jì)劃經(jīng)營部根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)(如果是跨部門合作項(xiàng)目則生成子項(xiàng)目),下達(dá)分拆任務(wù)(下達(dá)給項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人);
項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人接到分拆任務(wù)后,新建子項(xiàng)目(子合同),對(duì)項(xiàng)目任務(wù)、進(jìn)度、費(fèi)用、子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行分解,進(jìn)入確認(rèn)流程;確認(rèn)后到計(jì)劃經(jīng)營部;主體項(xiàng)目由負(fù)責(zé)部門承接,子項(xiàng)目由各參與部門承接。
計(jì)劃經(jīng)營部根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)、金額、重要性等指標(biāo),選擇是否需要項(xiàng)目計(jì)劃書,下達(dá)編制計(jì)劃書任務(wù),進(jìn)入項(xiàng)目負(fù)責(zé)人待辦任務(wù);如果是跨部門合作項(xiàng)目,下達(dá)子項(xiàng)目計(jì)劃書,審批流程增加一個(gè)項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人的確認(rèn)節(jié)點(diǎn)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目要求編制相應(yīng)的項(xiàng)目計(jì)劃書及預(yù)算。不同項(xiàng)目類型有各自計(jì)劃書模板及節(jié)點(diǎn)要求。經(jīng)批準(zhǔn)后的項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)根據(jù)時(shí)間自動(dòng)提示各責(zé)任人應(yīng)完成的工作。
項(xiàng)目進(jìn)度管理
OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤(甘特圖或節(jié)點(diǎn)圖展示),主要基于項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)考核,初步按照項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施、數(shù)據(jù)處理及報(bào)告編制、項(xiàng)目報(bào)完工、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)幾個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置(不同類型項(xiàng)目有不同節(jié)點(diǎn)要求)。每個(gè)節(jié)點(diǎn)對(duì)應(yīng)不同的條件,僅當(dāng)所有條件均已提交,該節(jié)點(diǎn)才完成,進(jìn)度百分比自動(dòng)生成。
項(xiàng)目進(jìn)度節(jié)點(diǎn)預(yù)提示:(譬如文檔管理擬稿:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人由項(xiàng)目發(fā)起新任務(wù)(項(xiàng)目或試驗(yàn)方案、需求分析、報(bào)告等擬稿);
審批:項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成擬稿后,提交,走審批歸檔、印刷流程;
按文檔提交表單信息進(jìn)行知識(shí)分類,并能進(jìn)行各類知識(shí)查詢。
設(shè)備使用管理(分為儀器設(shè)備、計(jì)量設(shè)備、材料)
儀器設(shè)備的借用流程:使用人填申請(qǐng),部門經(jīng)理批準(zhǔn)后,標(biāo)準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室經(jīng)理確認(rèn),資產(chǎn)管理員填寫OA系統(tǒng)設(shè)備出庫登記,可將設(shè)備的使用信息關(guān)聯(lián)到所對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目,便于項(xiàng)目成本核算。設(shè)備歸還時(shí)由標(biāo)準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室資產(chǎn)管理員檢查,如損壞走設(shè)備報(bào)修流程,如果完好則設(shè)備入庫。
設(shè)備外借流程:原則上不許設(shè)備外借,如確實(shí)需要?jiǎng)t填寫應(yīng)填寫《儀器設(shè)備借用表》,由計(jì)劃經(jīng)營部批準(zhǔn),貴重設(shè)備由分管副總審批。
儀器設(shè)備的維修:由責(zé)任部門做維修預(yù)算,資產(chǎn)管理填寫維修單,修理成功后由設(shè)備管理員驗(yàn)收,填寫OA表單并狀態(tài)變更。
儀器設(shè)備報(bào)廢:設(shè)備資產(chǎn)管理員填寫申請(qǐng),實(shí)驗(yàn)室經(jīng)理審核,計(jì)劃經(jīng)營部審核,分管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理審批,3萬元以上(含)報(bào)送上海電力相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的儀器設(shè)備報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行帳務(wù)處理,同時(shí)委托標(biāo)準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室集中放置并聯(lián)系有資質(zhì)的回收單位進(jìn)行回收,并填寫《固定資產(chǎn)處置清單》。
計(jì)量設(shè)備校準(zhǔn)證書、鑒定合格證書上傳OA
計(jì)量設(shè)備檢定證書取回5個(gè)工作日內(nèi),填寫協(xié)同OA系統(tǒng)周檢輸入。
計(jì)量設(shè)備的修理:設(shè)備資產(chǎn)管理員應(yīng)填寫設(shè)備變更申請(qǐng),標(biāo)準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室經(jīng)理審核,計(jì)劃經(jīng)營部批準(zhǔn),修理完成后使用部門應(yīng)配合標(biāo)準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室及時(shí)驗(yàn)收若,修理部分與測(cè)量有關(guān)的需要重新鑒定,設(shè)備資產(chǎn)管理員應(yīng)填寫[OA系統(tǒng)]恢復(fù)申請(qǐng),申請(qǐng)計(jì)量器具啟用。
計(jì)量設(shè)備的報(bào)廢:審批流程與儀器設(shè)備報(bào)廢流程相同。
材料的入庫:采購?fù)瓿珊筚Y產(chǎn)管理員進(jìn)行清點(diǎn),將發(fā)票交給財(cái)務(wù)部并填寫匯款單由財(cái)務(wù)部進(jìn)行匯款,確認(rèn)無誤后填寫收貨單,交實(shí)驗(yàn)室經(jīng)理審核,并交計(jì)劃經(jīng)營部經(jīng)理審批,審批完成后進(jìn)倉庫保管。
材料的發(fā)放和領(lǐng)用:在資產(chǎn)管理員完成采購填寫后材料變?yōu)榇l(fā)放狀態(tài),按各部門申請(qǐng)資產(chǎn)管理人員進(jìn)行材料發(fā)放,申請(qǐng)人收到后須在OA上填寫材料領(lǐng)用確認(rèn),待財(cái)務(wù)部結(jié)清。
材料庫存盤點(diǎn):設(shè)備資產(chǎn)管理員每月月底與財(cái)務(wù)部根據(jù)庫存表進(jìn)行庫存盤點(diǎn),統(tǒng)計(jì)月實(shí)際用量和庫存量,同時(shí)給予財(cái)務(wù)部材料領(lǐng)用清單,盤點(diǎn)結(jié)果交至標(biāo)準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室經(jīng)理審核通過后,再經(jīng)過計(jì)劃經(jīng)營部經(jīng)理進(jìn)行審批, 確保存貨處于最佳庫存狀態(tài),做到帳、物相符。提前一周提示需要開展的工作:項(xiàng)目方案提交、現(xiàn)場(chǎng)工作開展、出廠驗(yàn)收、報(bào)告提交,開票等);
項(xiàng)目工作內(nèi)容、工作量及進(jìn)度匯報(bào):首先每月定期由項(xiàng)目組成員進(jìn)行匯報(bào),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯總后進(jìn)行項(xiàng)目總體匯報(bào)。包括主動(dòng)匯報(bào)、強(qiáng)制要求匯報(bào)等各種方式。
項(xiàng)目過程的可查詢:方案、報(bào)告審批(擬稿、初審、審核、批準(zhǔn)、印刷、歸檔等流程)留下審批記錄與日志,相關(guān)過程記錄匯報(bào)(所有相關(guān)的出差申請(qǐng)、外包申請(qǐng)、用車申請(qǐng)、會(huì)議等)相關(guān)記錄均匯總到項(xiàng)目執(zhí)行中,可以點(diǎn)擊查詢明細(xì),其他記錄可以以附件方式留存。
項(xiàng)目變更:包括人員變更、項(xiàng)目計(jì)劃書變更等,或申請(qǐng)終止。
出差管理
出差申請(qǐng)、審批(市內(nèi)、市外)、查詢等功能,市外涉及出差報(bào)銷,市內(nèi)(包括市外)涉及交通費(fèi)報(bào)銷。
出差報(bào)告編寫、審批、查詢、報(bào)銷等功能,結(jié)合用友生成報(bào)銷憑證;
用車管理
車輛信息管理(車型、狀態(tài)、車牌、性質(zhì)、保險(xiǎn)、驗(yàn)車等),增刪改查;
駕駛員信息查詢(來自HR系統(tǒng));
從項(xiàng)目發(fā)起用車申請(qǐng),走審批流程,其成本進(jìn)入項(xiàng)目成本;
用車信息查詢、統(tǒng)計(jì)、駕駛員出車統(tǒng)計(jì)等功能;
交通費(fèi)管理
每月月初,每個(gè)工作人員根據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)上月交通費(fèi)報(bào)銷額度,觸發(fā)生成報(bào)銷申請(qǐng),走審批流程,審批結(jié)束后自動(dòng)生成報(bào)銷憑證(到財(cái)務(wù));
交通費(fèi)查詢功能(工作人員、部門經(jīng)理兩級(jí));
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