項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件出現(xiàn)的必然性

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項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件出現(xiàn)的必然性

傳統(tǒng)的進(jìn)度管理存在的問(wèn)題

忽視進(jìn)度計(jì)劃：認(rèn)為進(jìn)度計(jì)劃是一種擺設(shè)，可有可無(wú)。“我非常熟悉，該做什么我腦子非常清楚”。沒(méi)有很好的進(jìn)度計(jì)劃，施工企業(yè)很難在一個(gè)長(zhǎng)的時(shí)間跨度內(nèi)掌控和匯報(bào)進(jìn)度。
 
計(jì)劃與實(shí)際工作脫節(jié)：目前，很多項(xiàng)目都是通過(guò)Excel表格、手工繪制甘特圖來(lái)管理項(xiàng)目的進(jìn)度。大量的文檔堆積，匯總效率低，時(shí)效性比價(jià)差，對(duì)于掌控項(xiàng)目的進(jìn)度非常不利。這也是為什么項(xiàng)目出現(xiàn)的問(wèn)題只能事后處理的原因之一。另外，由于傳統(tǒng)的管理模式缺乏第三方的監(jiān)督，個(gè)人項(xiàng)目干系人可能存在瞞報(bào)或假報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度的情況，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度與計(jì)劃脫節(jié)。
 
項(xiàng)目負(fù)責(zé)人經(jīng)驗(yàn)缺乏，管理不到位：由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人缺乏相應(yīng)的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，在事前沒(méi)有很好的進(jìn)行分析，制定應(yīng)急計(jì)劃，等事情發(fā)生了才手忙腳亂不知所蹤。管理組織上不能夠保證進(jìn)度目標(biāo)的實(shí)施，人浮于事，重關(guān)系、輕能力現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致執(zhí)行能力很差。項(xiàng)目成員只關(guān)心自己是否得利，而不管項(xiàng)目目標(biāo)是否順利實(shí)現(xiàn)。缺乏有效的監(jiān)督、激勵(lì)、考核機(jī)制，目標(biāo)分解不夠明確，在進(jìn)度滯后的情況下找不到直接的負(fù)責(zé)人，各部門人員之間相互扯皮，最終不了了之。由于沒(méi)有明確的責(zé)任又缺乏合作精神，項(xiàng)目成員的積極性調(diào)動(dòng)不起來(lái)，對(duì)進(jìn)度目標(biāo)也就很漠然。
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件的出現(xiàn)

對(duì)于大型項(xiàng)目管理，沒(méi)有軟件支撐，手工完成項(xiàng)目任務(wù)制定、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度、資源管理、成本預(yù)算的難度是相當(dāng)大的。隨著微型計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)和運(yùn)算速度的提高,20世紀(jì)80年代后項(xiàng)目管理技術(shù)也呈現(xiàn)出繁榮發(fā)展的趨勢(shì),項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件開始出現(xiàn)。
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件的工作原理

項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件要突破現(xiàn)有管理模式上存在的問(wèn)題，全面管理項(xiàng)目進(jìn)度相關(guān)的所有元素，必須就具有先進(jìn)的工作原理。下面我們以泛普軟件泛普OA系統(tǒng)的項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件為例，進(jìn)行說(shuō)明。
 
動(dòng)態(tài)控制原理
 
項(xiàng)目的進(jìn)行是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。因此進(jìn)度控制隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而不斷進(jìn)行。泛普軟件泛普OA系統(tǒng)的[1]采用的是計(jì)劃與執(zhí)行合二為一的工作原理，信息實(shí)時(shí)跟蹤反饋，動(dòng)態(tài)呈現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度。
 
系統(tǒng)原理
 
項(xiàng)目各實(shí)施主體、各階段、各部分各層次的計(jì)劃構(gòu)成了項(xiàng)目的計(jì)劃系統(tǒng)，它們之間相互聯(lián)系、相互影響；每一計(jì)劃的制定和執(zhí)行過(guò)程也是一個(gè)完整的系統(tǒng)。因此必須用系統(tǒng)的理論和方法解決進(jìn)度控制問(wèn)題。
 
封閉循環(huán)原理
 
項(xiàng)目進(jìn)度控制的全過(guò)程是一種循環(huán)性的例行活動(dòng)，其活動(dòng)包括編制計(jì)劃、實(shí)施計(jì)劃、檢查、比較與分析、確定調(diào)整措施、修改計(jì)劃，形成了一個(gè)封閉的循環(huán)系統(tǒng)。進(jìn)度控制過(guò)程就是這種封閉的循環(huán)系統(tǒng)不斷運(yùn)行的過(guò)程。
 
信息原理
 
信息是項(xiàng)目進(jìn)度控制的依據(jù)。泛普軟件泛普OA系統(tǒng)則通過(guò)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)信息匯總功能及時(shí)有效地進(jìn)行信息的傳遞和反饋。

4項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件的功能模塊編輯

項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件大概分為工程類項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件以及非工程類項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件兩種。這兩種管理軟件在功能上會(huì)有一些差距，但基本的功能模塊大致相同。其中，泛普軟件泛普OA系統(tǒng)的項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件使用于工程和非工程兩種項(xiàng)目，極具代表性。下面我們就以這個(gè)產(chǎn)品為例，詳細(xì)了解項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件包含的功能模塊。
 
1．情境式項(xiàng)目管理
 
根據(jù)實(shí)際情境選擇高度合適的管理方式
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件能夠幫助組織管理所有項(xiàng)目，不論其規(guī)模大小、簡(jiǎn)單或復(fù)雜。
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件不但支持WBS、項(xiàng)目范圍結(jié)構(gòu)、甘特圖、關(guān)鍵路徑、EVM等傳統(tǒng)管理手段，也支持迭代依賴、現(xiàn)狀調(diào)查等現(xiàn)代項(xiàng)目管理技術(shù)。

2．企業(yè)協(xié)作
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件為個(gè)人與部門之間的協(xié)作與溝通提供了一個(gè)很好的平臺(tái)。
 
*功能型與項(xiàng)目導(dǎo)向型組織管理
 
*請(qǐng)求、承諾、交付以及驗(yàn)收的通用語(yǔ)言
 
*各部門、委員會(huì)以及各站點(diǎn)的協(xié)調(diào)和管理
 
*客戶、合作伙伴以及供應(yīng)商的協(xié)調(diào)和管理
 
*機(jī)構(gòu)間的交互與上報(bào)管理
 
3.企業(yè)資源管理
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件的資源管理功能，可按照區(qū)域、部門、項(xiàng)目以及活動(dòng)進(jìn)行資源的查找、申請(qǐng)、分配并跟蹤企業(yè)資源的使用情況。
 
*根據(jù)資源的技能及可分配時(shí)間自動(dòng)搜索資源
 
*根據(jù)資源分配自動(dòng)進(jìn)行費(fèi)用估算和預(yù)算
 
*對(duì)資源的計(jì)劃使用情況與實(shí)際使用記錄進(jìn)行比較
 
*監(jiān)測(cè)過(guò)度分配和不恰當(dāng)?shù)馁Y源
 
*匯總企業(yè)數(shù)據(jù)到項(xiàng)目組合視圖以識(shí)別各個(gè)項(xiàng)目之間的關(guān)鍵問(wèn)題并權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)
 
4.項(xiàng)目執(zhí)行管理
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件能對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行做全面的掌握。
 
*活動(dòng)的計(jì)劃和執(zhí)行管理
 
*可交付成果的計(jì)劃和交付管理
 
*依賴的計(jì)劃、跟蹤和驗(yàn)收管理
 
*項(xiàng)目和活動(dòng)的審批以及再次審批管理
 
*實(shí)時(shí)的請(qǐng)求和應(yīng)答管理
 
*實(shí)時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題監(jiān)測(cè)
 
*項(xiàng)目執(zhí)行規(guī)則與控制管理
 
*項(xiàng)目執(zhí)行的全面跟蹤記錄
 

5.承諾管理
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件為單向和雙向項(xiàng)目承諾提供全面支持。
 
*活動(dòng)、可交付成果和資源的承諾提議
 
*進(jìn)度、費(fèi)用和質(zhì)量承諾的承諾記錄
 
*提議、審批、接受承諾的承諾協(xié)議
 
*取消承諾、完成承諾和違諾的管理
 
*承諾跟蹤記錄管理
 
6.需求和迭代管理
 
復(fù)雜的需求很難經(jīng)由一次性溝通完成。項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件可以迭代的方式完成復(fù)雜需求的交付與驗(yàn)收。
 
7.風(fēng)險(xiǎn)管理
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件不但能夠自動(dòng)檢測(cè)系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)，還提供了集成的風(fēng)險(xiǎn)登記表，從而能夠記錄項(xiàng)目成員識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行全程跟蹤。
 
*自動(dòng)監(jiān)測(cè)超時(shí)和超支風(fēng)險(xiǎn)
 
*自動(dòng)監(jiān)測(cè)使用不恰當(dāng)資源與資源短缺的風(fēng)險(xiǎn)
 
*自動(dòng)監(jiān)測(cè)可交付成果審批和驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)
 
*自動(dòng)監(jiān)測(cè)項(xiàng)目的控制風(fēng)險(xiǎn)和信心風(fēng)險(xiǎn)
 
*記錄項(xiàng)目成員自定義風(fēng)險(xiǎn)并跟蹤緩解風(fēng)險(xiǎn)的行動(dòng)
 
*定義風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)則與風(fēng)險(xiǎn)分析矩陣
 
8.現(xiàn)狀調(diào)查
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件通過(guò)具名和匿名的現(xiàn)狀調(diào)查功能幫助您對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效診斷。
 
*項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的信心
 
*項(xiàng)目利害關(guān)系者的共識(shí)
 
*用戶滿意度
 
9.溝通管理與問(wèn)題管理
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件提供了多種溝通機(jī)制，通過(guò)集中化的問(wèn)題管理系統(tǒng)來(lái)跟蹤問(wèn)題、行動(dòng)及其結(jié)果。
 
10.實(shí)時(shí)監(jiān)控和跟蹤
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件提供了以下概覽，以便跟蹤項(xiàng)目狀態(tài)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和跟蹤解決問(wèn)題的行動(dòng)。
 
*項(xiàng)目
 
*費(fèi)用
 
*資源
 
*依賴
 
*可交付成果
 
*風(fēng)險(xiǎn)
 
11.互動(dòng)管理和決策支持
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件能夠促進(jìn)規(guī)范化的互動(dòng)，并提供實(shí)時(shí)信息，從而幫助團(tuán)隊(duì)做出有效決策。
 
12.模塊方法模式和CMMI支持
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件提供模板方法模式來(lái)協(xié)助創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃。
 
它同時(shí)支持CMMI的9種通用過(guò)程和27個(gè)特定過(guò)程。
 
13.Agile方法
 
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) 項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件允許客戶作為團(tuán)隊(duì)成員，通過(guò)Agile方法來(lái)實(shí)現(xiàn)發(fā)布計(jì)劃、迭代計(jì)劃、團(tuán)隊(duì)互動(dòng)、內(nèi)部測(cè)試以及驗(yàn)收測(cè)試。
 
14.維護(hù)管理
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件為維護(hù)支持提供了以下工具：
 
*客戶支持模塊
 
*呼叫日志和響應(yīng)跟蹤功能
 
*缺陷與變更跟蹤系統(tǒng)
 
*發(fā)布與補(bǔ)丁功能
 
15.更有其他內(nèi)置功能，使您的團(tuán)隊(duì)工作更高效。
 
項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件內(nèi)置以下便利功能：
 
*個(gè)人工作日歷與概覽
 
*工時(shí)表功能
 
*產(chǎn)品和許可證管理功能
 
*完善的文檔管理系統(tǒng)
 
*全面的審計(jì)跟蹤記錄

5項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件選型的標(biāo)準(zhǔn)編輯

1．容量
 
這主要是考慮系統(tǒng)能否處理你預(yù)計(jì)進(jìn)行的項(xiàng)目數(shù)量、預(yù)計(jì)需要的資源數(shù)以及預(yù)計(jì)同時(shí)管理的項(xiàng)目數(shù)量。
 
2．文件編制和聯(lián)機(jī)幫助功能

各個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件包的文件編制和聯(lián)機(jī)幫助功能質(zhì)量各不相同，差別較大。主要考慮用戶手冊(cè)的可讀性、用戶手冊(cè)里概念的邏輯表達(dá)、手冊(cè)和聯(lián)機(jī)幫助的詳細(xì)程度，舉例說(shuō)明的數(shù)量、質(zhì)量、對(duì)高級(jí)性能的說(shuō)明水平。
 
3．操作簡(jiǎn)易性
 
這一點(diǎn)通常不論選擇在哪種軟件包時(shí)都是主要的。主要應(yīng)考慮系統(tǒng)的"觀看"和"感覺(jué)"效果、菜單結(jié)構(gòu)、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數(shù)據(jù)輸入的簡(jiǎn)易性、現(xiàn)在數(shù)據(jù)修改的簡(jiǎn)易性、報(bào)表繪制的簡(jiǎn)易性、打印輸出的質(zhì)量、屏幕顯示的一致性，以及熟悉系統(tǒng)操作的難易程度。
 
4．可利用的功能
 
一定要考慮系統(tǒng)是否具備項(xiàng)目組織所需要的各種功能。例如，程序是否包含工作分析結(jié)構(gòu)以及甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖，資源平衡或均衡算法怎么樣；系統(tǒng)能否排序和篩選信息、監(jiān)控預(yù)算、生成定制的日程表，并協(xié)助進(jìn)行跟蹤和控制；它能否檢查出資源配置不當(dāng)并有助于解決。
 
5．系統(tǒng)的兼容能力
 
在當(dāng)今的數(shù)字化社會(huì)里，大量的電子系統(tǒng)日趨統(tǒng)一。如果你的工作環(huán)境里，切合數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在各個(gè)地方，比如數(shù)據(jù)庫(kù)、電子數(shù)據(jù)表里，這時(shí)就要特別注意項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件的兼容統(tǒng)一能力。有些系統(tǒng)只能與少數(shù)幾種常見的軟件包進(jìn)行最基本的統(tǒng)一，有些卻可以與分布數(shù)據(jù)庫(kù)甚至對(duì)象向數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行高級(jí)的綜合統(tǒng)一。另外，項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件通過(guò)電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉(zhuǎn)入信息的能力也會(huì)影響到你的決策。
 
6．安裝要求
 
這里主要考慮運(yùn)行項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和軟件的要求：存儲(chǔ)器、硬盤空間容量、處理速度和能力、圖形顯示類型、打印設(shè)置以及操作系統(tǒng)等。
 
7．報(bào)表功能
 
目前各種項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件系統(tǒng)的主要不同之處是它們提供的報(bào)表種類和數(shù)量。有些系統(tǒng)僅有基本的計(jì)劃、進(jìn)度計(jì)劃和成本報(bào)表，而有一些則有廣泛的設(shè)置，對(duì)各個(gè)任務(wù)、資源、實(shí)際成本、承付款項(xiàng)、工作進(jìn)程以及其他一些內(nèi)容提供報(bào)表。另外，有些系統(tǒng)更便于定制化。報(bào)表功能應(yīng)給予高度的重視，因?yàn)榇蠖鄶?shù)用戶非常注重軟件這種能生成內(nèi)容廣泛、有說(shuō)服力的報(bào)表的功能。
 
8．安全性能
 
有些項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件有相對(duì)更好的安全性。如果安全問(wèn)題很重要，那么就要特別注意對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度管理軟件、每個(gè)項(xiàng)目文件及每個(gè)文件數(shù)據(jù)資料的限制訪問(wèn)方式。
 
9．經(jīng)銷商的支持
 
要特別注意，經(jīng)銷商或零售商是否提供技術(shù)支持、支持的費(fèi)用，以及經(jīng)銷商的信譽(yù)。