怎樣做好政府采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

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項(xiàng)目采購是整個(gè)政府采購過程中最重要的階段，它對政府采購效率、政府采購質(zhì)量、與采購人、供應(yīng)商的關(guān)系、內(nèi)部人員素質(zhì)的提高都有直接的影響。影響項(xiàng)目采購的環(huán)境主要外部和內(nèi)部兩個(gè)方面。外部的指政府采購項(xiàng)目的市場供需狀況、供應(yīng)商的競爭力、采購人的態(tài)度以及其他部門配合程度等等。內(nèi)部環(huán)境是指集中采購機(jī)構(gòu)的管理體制、采購方式、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人的工作經(jīng)驗(yàn)、工作能力、公關(guān)能力、專業(yè)水平等。政府采購環(huán)境這兩種環(huán)境互相交叉、互相影響的結(jié)果。這兩種環(huán)境中最主要的環(huán)境要素是采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，它是兩種環(huán)境的聯(lián)系紐帶，同時(shí)也是項(xiàng)目采購的主要組織者和實(shí)施者。對于項(xiàng)目采購來說，外部環(huán)境是不可控的，因此，項(xiàng)目采購質(zhì)量高低的決定性因素就是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人除必須具備上述的素質(zhì)外，還必須具備如下品質(zhì)：謙遜。對自己下屬的錯(cuò)誤和失誤及采購人行為不當(dāng)?shù)牡胤揭岳矸耍托闹笇?dǎo)。勤奮。在協(xié)調(diào)好一些行政事務(wù)后，要盡可能多做一些業(yè)務(wù)工作，特別是要參與評標(biāo)或談判等一些較難的環(huán)節(jié)。仁愛。政府采購的工作量大、要求高、專業(yè)性強(qiáng)、情況復(fù)雜，因此，對下屬身心健康的關(guān)懷就顯得特別重要。

為了達(dá)到采購目標(biāo)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在進(jìn)行工作時(shí)應(yīng)該遵循以下步驟：

1、溝通交流。在項(xiàng)目采購前，做好與采購人的溝通交流，可以收到事半功倍的效果。做好溝通交通，就要了解采購人的采購目的和用意，明確采購項(xiàng)目的名稱、品種、數(shù)量、型號、服務(wù)項(xiàng)目要求、付款方式、采購預(yù)算、資金來源和委托事項(xiàng)，商定采購項(xiàng)目的時(shí)間、采購方式、評標(biāo)辦法，確定標(biāo)底，約定雙方權(quán)利義務(wù)。對采購人提出的指定品牌采購等違反《政府采購法》規(guī)定的無理要求，要給予耐心的解釋宣傳。有些簡單的項(xiàng)目可以由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人單獨(dú)實(shí)施。但無論如何，交流的結(jié)果應(yīng)通過不同的方式傳達(dá)給下屬。復(fù)雜或大型項(xiàng)目最好是召開項(xiàng)目小組會議，讓每一位參加采購的人員都對采購人的委托情況有一個(gè)完整的印象。在接受委托之后，根據(jù)實(shí)際工作量情況落實(shí)到每一位采購人員，并擬訂初步的采購方案。方案根據(jù)實(shí)際情況可詳可簡，形式不一，但項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須將這一貫徹自己思路的文件不拘形式、不拘時(shí)間和方式地傳達(dá)給下屬。與此同時(shí)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)和采購人協(xié)調(diào)，請采購人提供必要的資料和專家人員。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人最好是以自己的名義向采購人出具附有時(shí)間的往來函，以要求他們配合采購，并在采購過程中不失時(shí)機(jī)地利用它。

2、收集信息。通過電話、傳真、網(wǎng)絡(luò)以及其他渠道盡可能多地獲得產(chǎn)品和供應(yīng)商的資料，如同價(jià)位的不同型號的產(chǎn)品或不同檔次的產(chǎn)品功能信息，以能夠向采購人提出建設(shè)性的意見；供應(yīng)商的概況、運(yùn)營情況、生產(chǎn)的產(chǎn)品種類、產(chǎn)品的市場占有率、信譽(yù)反饋以及是否有不良記錄等，以便于將一些不合格的供應(yīng)商檔在政府采購市場之外。然后根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)行業(yè)的情況對項(xiàng)目采購的風(fēng)險(xiǎn)作出初步的判斷，確定采購方式、評標(biāo)辦法、標(biāo)底等采購事項(xiàng)。

3、采購階段。這是一個(gè)不斷發(fā)現(xiàn)問題，容易與采購人、供應(yīng)商發(fā)生沖突的階段，因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的主要責(zé)任是協(xié)調(diào)關(guān)系，快速解決問題。以下幾點(diǎn)是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)該切記的：

1）盡快獲取所需的法律性資料。這是規(guī)范采購程序、正確編制招標(biāo)文件的關(guān)鍵，特別是對一些復(fù)雜的項(xiàng)目和專業(yè)性項(xiàng)目更為重要。

2）不要過早地確定設(shè)備型號、服務(wù)和工程檔次。利用收集的產(chǎn)品信息和供應(yīng)商資料進(jìn)行科學(xué)分析、測算，如果項(xiàng)目過大、過于專業(yè)或存在其他重要情況，可以聘請實(shí)踐性項(xiàng)目專家進(jìn)行可行性分析研究，為確定合適的采購預(yù)算提供可靠的建議，做到采購項(xiàng)目適當(dāng)超前，避免資源浪費(fèi)。

3）與采購人員保持經(jīng)常的聯(lián)系。對他們遇到的難點(diǎn)問題，要盡快地給予指導(dǎo)和答復(fù)。有的采購人員不能夠靈活地運(yùn)用各種渠道獲得所需資料或不能正確編制招標(biāo)文件，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在此時(shí)要給予充分的鼓勵(lì)，甚至親自操作。

4）參與采購過程的部分環(huán)節(jié)。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作對下屬來說有一定的示范作用，工作認(rèn)真與否，招標(biāo)方式的依法確定、評標(biāo)方法的準(zhǔn)確選用，談判的方式技巧等都會是無言的榜樣。

5）審核招標(biāo)文件。招標(biāo)采購階段由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核招標(biāo)文件是很有必要的。這可以促使問題在編制招標(biāo)文件階段就得以基本解決，即使解決不了的也能做到心中有數(shù)，避免在評標(biāo)階段處于被動(dòng)的局面。

6）關(guān)注整個(gè)采購過程。政府采購的過程是由多個(gè)環(huán)組成，有一定的連貫性、整體性，千萬不要僅僅為一個(gè)環(huán)節(jié)而忽視了對總體的把握。

7）樹立良好的形象。知識結(jié)構(gòu)全面、工作認(rèn)真謹(jǐn)慎、吃苦耐勞、服飾整潔、紀(jì)律嚴(yán)明、依法辦事、廉潔自律、尊重他人，所有這些都會給項(xiàng)目小組乃至所在的集中采購機(jī)構(gòu)創(chuàng)造聲譽(yù)，也會給工作帶來方便。

8）發(fā)展同采購人、供應(yīng)商的關(guān)系。高效高質(zhì)量的服務(wù)本身就是良好關(guān)系的基礎(chǔ)，反過來又有利于提高效率和質(zhì)量。政府采購事業(yè)的進(jìn)步依靠的是采購人的買方市場和供應(yīng)商的賣方市場的協(xié)調(diào)發(fā)展。

當(dāng)然，項(xiàng)目采購不僅僅是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的工作，它需要集中采購機(jī)構(gòu)所有有關(guān)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目小組全體人員、采購人和財(cái)政、紀(jì)檢、技術(shù)監(jiān)督、物價(jià)、工商等行政部門的密切配合，只有這樣，才能保證政府采購工作的高效率、高質(zhì)量。