企業(yè)信息化過程中的項目監(jiān)理

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　　最近幾年，國民經(jīng)濟的信息化步子在不斷加快，企業(yè)的信息化特別是網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)軟件ERP也在不斷的深入人心逐漸為廣大企業(yè)用戶所接受和使用，但是ERP是IT技術與管理想結(jié)合的一種新的管理手段，其項目實施是一項復雜的工程。

　　最近幾年企業(yè)在ERP的建設過程中陸續(xù)出現(xiàn)了一個不容大家忽視的問題，那就是企業(yè)上ERP項目中有很多項目失敗。如何才能在保護合同雙方權益的基礎上使ERP項目成功呢?這里就要引出ERP的項目監(jiān)理這個名詞了。

　　監(jiān)理最早是出現(xiàn)在建筑物的建筑過程中的，為保證質(zhì)量和工作進度，發(fā)展商和承建商引進第三方監(jiān)理，以保證合同雙方的權益。同樣原因由于中小型企業(yè)自己沒有ERP管理軟件的咨詢顧問和IT專業(yè)人才，所以企業(yè)會產(chǎn)生以下幾種問題：

　　1.企業(yè)對市場上成千上萬家ERP軟件產(chǎn)品供應公司選擇哪一家無法入手，因為每一家開發(fā)的管理軟件都不一樣，哪一家公司產(chǎn)品最合適你企業(yè)呢？

　　2.企業(yè)如何比較ERP軟件產(chǎn)品，在價格上、質(zhì)量上、功能上，實用性,安全性，售后服務，今后產(chǎn)品升級，綜合問題的控制。

　　3.企業(yè)如何考察ERP軟件產(chǎn)品供應商派出的項目咨詢顧問，實施顧問他們的工作能力和綜合素質(zhì)。

　　4.企業(yè)如何與ERP軟件供應商簽訂一份公平，公正的合同，確保自己利益并了解合同的風險。

　　5.企業(yè)內(nèi)部自己如沒有IT專業(yè)咨詢顧問就無法監(jiān)督ERP項目在實施中的質(zhì)量控制，和項目資金預算。

　　6.企業(yè)無法了解自己上ERP目標和實施范圍，自己能投入多大才力，物力，精力和承擔風險和企業(yè)內(nèi)部利益分配和業(yè)務變革方面矛盾風險。

　　為了減少失敗風險，企業(yè)必須要找項目監(jiān)理，獨立性質(zhì)的第三方監(jiān)理公司，來監(jiān)督和服務于信息化建設。

　　第三方監(jiān)理機構(gòu)對于ERP項目的進行是有利的，因為監(jiān)理人利益獨立與雙方之外，可以根據(jù)合同來協(xié)調(diào)雙方在項目進程中出現(xiàn)的問題，可以客觀公正的提出相關意見和措施，保證項目的質(zhì)量和進度。同時第三方監(jiān)理擁有很強的咨詢能力，可以幫助雙方解決一些技術和管理難題，促進項目進展。作為可以保證對ERP項目實施成功與否做公正客觀評價，又可以使ERP市場企業(yè)用戶和軟件提供商甲、乙雙方的市場行為規(guī)范起來，客觀上促使ERP軟件提供商提供高質(zhì)量的符合企業(yè)業(yè)務需求的軟件系統(tǒng)和實施服務，從而提高企業(yè)對實施erp系統(tǒng)的信心。

　　但是我們必須清晰的認識到，企業(yè)信息化ERP是一個涉及多學科、多技術、和多領域的復雜信息系統(tǒng)，在其監(jiān)理工程中，實際上就是一個信息交互的過程，目的是將問題發(fā)現(xiàn)和解決在早期階段，萌芽狀態(tài)。

　　在ERP項目監(jiān)理中，看ERP效果，主要是看ERP實施后，企業(yè)是否更強壯，核心競爭力是否明顯加強。當然評價的標準也有定量的，如最底庫存量、交貨提前期等。ERP實施人員經(jīng)常會碰見這樣的尷尬，某日，實施方和使用方應該確認前一階段任務的完成情況，但雙方的某一方怕承擔責任而遲遲不簽字確認。因此項目開始拖拉，結(jié)果越陷越深，最后掉入“IT黑洞”。

　　如果此時有第三方監(jiān)理來證明此階段成果目標，這種尷尬就不會出現(xiàn)了，第三方來保證也承擔相應責任。所以第三方監(jiān)理機構(gòu)與項目組織必須共存，監(jiān)理機構(gòu)要監(jiān)理ERP項目的整個過程，對ERP項目的所有階段性成果和目標都必須進行有效的監(jiān)督執(zhí)行與確認，直至項目完全成功結(jié)束，監(jiān)理機構(gòu)給出項目監(jiān)理報告書，證明雙方任務與權益的完成，整個項目才算真正的結(jié)束。同時監(jiān)理機制應該象ISO質(zhì)量保證體系那樣，每年對監(jiān)理單位進行重新認證，因為ERP是一個管理持續(xù)改進的過程，沒有一個企業(yè)的管理會因為ERP的實施而一次到位，所以復檢監(jiān)理認證是保證企業(yè)信息化應用更上一層樓的有效措施。

　　我們就談談如何實施企業(yè)信息化的項目監(jiān)理。

　　在信息化的項目監(jiān)理中我公司一般將監(jiān)理過程分為三部分：項目前監(jiān)理，項目過程監(jiān)理，和項目后期監(jiān)理。監(jiān)理的主要內(nèi)容包括：項目實施目標和計劃的監(jiān)理、項目投入資源和項目成果的監(jiān)理、項目實施效益的監(jiān)理。

　　在項目的前期監(jiān)理，主要是在項目啟動前對項目進行監(jiān)督和控制，實施項目監(jiān)理的主要內(nèi)容包括：總體計劃、范圍和目標，考證項目計劃的可行性和范圍可容性和目標的科學性及可實現(xiàn)性；預期的投資效益和評估標準，驗證預期效益的科學性和評價標準的科學全面性和公正性；項目的困難和阻力，找出主要的阻力點和問題結(jié)，作到知己知彼百戰(zhàn)不殆；克服困難的決心和措施，為將來項目順利進行掃請障礙。這里主要是對項目前期的計劃工作進行審核，保證項目在一個可靠的計劃下進行。

　　項目過程監(jiān)理，主要是在項目進行的過程中對項目進行監(jiān)督和控制。其具體內(nèi)容有：監(jiān)理項目階段計劃，監(jiān)督階段計劃的執(zhí)行進度，并指導進行合理調(diào)整；監(jiān)督項目的實際投入，保證投入的合理性，保證后續(xù)階段的可持續(xù)性；監(jiān)督項目的實際結(jié)果，保證階段結(jié)果與階段進程計劃相同或相符；監(jiān)督項目實施中的困難和阻力，提出建議性措施和解決方法，避免項目的重大停頓或中止；監(jiān)督克服困難的措施，保證解決困難的措施有效性和可行性，保證項目進程的順利進行。

　　項目的后期監(jiān)理，主要是在項目實施結(jié)束后繼續(xù)對項目進行監(jiān)督和控制。主要包括：監(jiān)督項目的實際總投入，投入的出入出現(xiàn)在哪里，并作為經(jīng)驗記入相應的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考；監(jiān)督項目的實際成果，找出與計劃值的差別，以及出現(xiàn)問題的地方，并作為經(jīng)驗記入相應的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考；項目的實際效益，與期望值的差別，以及出現(xiàn)問題的地方，并作為經(jīng)驗記入相應的文檔，以供以后相似項目的管理控制參考；改進之處與措施，做為經(jīng)驗知識積累，用與組織的知識庫，方便下次相似項目的實施。此階段的監(jiān)理主要是做些總結(jié)和評價的事情，并進行企業(yè)知識積累管理。