談網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的終極目標(biāo)——效率的探討

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　　摘要：管理是對生產(chǎn)總過程各個環(huán)節(jié)的運動進行決策、計劃、指揮、監(jiān)督、組織、核算和調(diào)節(jié)。管理的目的是為了提高效率和效益，取得最佳的勞動成果，管理效率是企業(yè)的生命，只有提高管理效率，企業(yè)才能充滿生機，才能在競爭中生存。文章主要從網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)目前的現(xiàn)狀出發(fā)探討了提高網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的作用及意義，提出了一些有利于網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的有效途徑及方法，以便于提高網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的效率。

　　關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)；企業(yè)效率；工作效率；企業(yè)內(nèi)部管理

　　一、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的意義

　　管理是對生產(chǎn)總過程各個環(huán)節(jié)的運動進行決策、計劃、指揮、監(jiān)督、組織、核算和調(diào)節(jié)。管理的目的是為了提高效率和效益，取得最佳的勞動成果，管理效率是企業(yè)的生命，只有提高管理效率，企業(yè)才能充滿生機，才能在競爭中生存。提高管理效率的途徑很多，如改善生產(chǎn)條件、增加職工福利等，關(guān)鍵是提高勞動者的士氣，改善人與人之間的關(guān)系，調(diào)動勞動者的積極性，這才是增加生產(chǎn)、提高效率的決定性因素。

　　二、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的現(xiàn)狀

　　我們所能觸及到的中國企業(yè)的管理現(xiàn)狀，僅僅是截取了網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)現(xiàn)狀的一個非常小的片斷。而且不同的企業(yè)層次、企業(yè)不同的發(fā)展階段、不同行業(yè)、管理者不同的價值觀，都會導(dǎo)致企業(yè)不同的管理狀態(tài)，所以要給一個全景式的判斷幾乎是不可能的。當(dāng)前我國企業(yè)的管理現(xiàn)狀分為三種：一是沒有管理的“管理”；二是有管理，但表現(xiàn)形式較為粗放；三是有管理，但不是自己企業(yè)自然發(fā)展的結(jié)晶，而是“泊來品”，基本上屬“照抄照搬”型。

　?。ㄒ唬]有“管理”的管理，即企業(yè)沒有固定的管理模式，全靠命令和指揮行事

　　這在剛剛建立或建立不久的私營家族式企業(yè)中體現(xiàn)得尤為明顯。在這種企業(yè)里，沒有組織架構(gòu)，沒有明確分工，往往一個員工要身兼多種職務(wù)，人治的成分貫穿其中，企業(yè)的管理全靠親情關(guān)系的自覺性來維持，命令或指揮充斥網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)全過程，通常有一個核心的領(lǐng)導(dǎo)人物來掌管著企業(yè)的上上下下，掌控著企業(yè)的發(fā)展命脈，一旦這個精神支柱倒塌，企業(yè)便面臨多種危機，由于這種管理完全靠親情來駕馭企業(yè)，因此，具有諸多不穩(wěn)定性和不確定性，發(fā)展到一定程度，會嚴重阻礙企業(yè)的發(fā)展。

　?。ǘ┯泄芾淼^粗放

　　這在剛剛渡過生存危險期的中小型企業(yè)里占據(jù)多數(shù)，這種企業(yè)處在發(fā)展的不規(guī)范期，是典型的企業(yè)轉(zhuǎn)型過程的產(chǎn)物。這類企業(yè)比較鮮明的特點就是，有管理體系，有組織架構(gòu)，有規(guī)章制度，但卻沒有執(zhí)行。在這種企業(yè)里，制度與管理流于形式，嚴重存在有法不依，執(zhí)法不嚴，違法不糾，糾而不徹底等現(xiàn)象。人治凌駕于“法”治之上，使企業(yè)上上下下無章可循，只能看領(lǐng)導(dǎo)的臉色和猜領(lǐng)導(dǎo)的心思行事，最終往往使企業(yè)備受蒙蔽。

　?。ㄈ┯泄芾恚珔s嚴重超前，管理形式與企業(yè)實際運作狀況不配套、不協(xié)調(diào)

　　這在一些有一定規(guī)模與實力的中小企業(yè)里較為常見。這類企業(yè)已經(jīng)發(fā)展到較高階段，急于向規(guī)范型、管理型的大企業(yè)過渡，由于“激進”或“急于求成”，往往會通過借助外界力量或從同類大品牌企業(yè)里采取“挖”或“拿來”的形式，“照抄照搬”一些大企業(yè)的組織體系、規(guī)章制度，并往往“生吞活咽”，也不管自己能不能消化，這種盲目引進的結(jié)果是，拋棄了自己好的傳統(tǒng)與管理模式，而生搬硬套地給自己穿上“過于肥大”的管理“外套”，使企業(yè)的實際情況與這些太過于規(guī)范和超前的管理模式相脫鉤，給企業(yè)帶來不適癥，以致管理內(nèi)容超脫于企業(yè)實際，并往往較難發(fā)揮效用，最終使企業(yè)的管理事倍功半，出力不討好。

　　三、提供網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的作用：提高管理效率的驅(qū)動力是滿足人們的需要

　　要發(fā)揮人在管理中的作用，提高管理效率，就一定要有一個驅(qū)動力，驅(qū)使人們樂意為實現(xiàn)管理目標(biāo)努力奮斗。這個驅(qū)動力就是滿足人的需要。人的需要有物質(zhì)需要和心理需要，物質(zhì)需要是提高管理效率的基礎(chǔ)，物質(zhì)需要是人類最基本最原始的需要，隨著社會的發(fā)展和人們生活水平的提高，勞動者對物質(zhì)利益的追求也越來越高。因此，物質(zhì)需求的滿足就成了人類勞動最根本的驅(qū)動因素。而提高管理效率，首先就要提高員工的勞動報酬，盡量滿足員工的物質(zhì)需要，從而提高員工的積極性，而心理需要是提高管理效率的關(guān)鍵。物質(zhì)需要固然重要，但當(dāng)物質(zhì)待遇一定，勞動者的溫飽解決了以后，人們追求的則是更高級的心理需要。心理需要也即精神需要，是指榮譽、地位、情感、自我成就、理想抱負等。這些，構(gòu)成了激發(fā)人們動機、支配人們行動的最有普遍意義的原因。

　　四、根據(jù)現(xiàn)狀應(yīng)采取的一些提高網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的有效途徑和方法

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　　1．建立激勵機制，哈佛大學(xué)威廉詹姆士研究表明在缺乏激勵的環(huán)境中職員的潛能只能發(fā)揮20%～30%，而在受到充分激勵時，可發(fā)揮其能力的80%。通過激勵可把有才干的組織所需要的人吸引過來并長期為該組織工作可使在職的員工最充分地發(fā)揮其技術(shù)和才能，變消極為積極，從而保持工作的有效性和高效率。

　　2．科學(xué)的分配制度激勵人。物質(zhì)需要是人的第一需要，因此合理的分配制度對員工的積極性起著至關(guān)重要的作用。分配制度必須與勞動成果掛起鉤來，體現(xiàn)多勞多得，體現(xiàn)鼓勵開拓、創(chuàng)新。

　　3．在千部選拔、晉升上，要創(chuàng)造公平、公正的競爭環(huán)境，切實做到量才用人。晉升是一個重要的激勵因素。任何一個人都有自我實現(xiàn)的價值。如果一個單位的用人機制靈活，確實按照德才兼?zhèn)?、公平競爭的原則，那么就會點燃員工心中的希望，他們會覺得很有奔頭，會在工作中努力拼搏，你追我趕，使企業(yè)充滿生機和活力。否則，就會挫傷員工的積極性，武漢的小天鵝公司，從一家作坊式的工廠躋身于中國家最大工業(yè)企業(yè)之列，其經(jīng)驗之一就是通過公平競爭激發(fā)并解放人的創(chuàng)造力，使人才輩出，近幾年公司就獲得很多專利項。

　　（二）運用科學(xué)的管理方法

　　一個好的領(lǐng)導(dǎo)者，在組織管理中，必須了解下屬的需要，懂得和運用科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)方法才能最大限度地調(diào)動積極性，提高管理效率。

　　1．要關(guān)心下屬。把對工作的關(guān)心與對人的關(guān)心有機地結(jié)合起來，把滿足個人需要與達成組織目標(biāo)掛起鉤來。

　　2．要重視下屬。任何人都有被尊重被關(guān)注的需要。作為領(lǐng)導(dǎo)如果能尊重下屬，重視他們的工作和需要，他們會覺得自己也是單位里重要的一員也是大家庭里的一份子，會有一種歸屬感，會獲得極大的精神滿足，盡心盡力地為工作付出。

　　3．發(fā)揮員工參政議政的精神。在管理中，應(yīng)把目標(biāo)和實現(xiàn)目標(biāo)途徑、困難向員工交底，這樣，既可讓員工對單位目標(biāo)有充分的了解，知道自己該做什么、怎么做，讓他們心中有數(shù)，有一種使命感，朝著目標(biāo)共同努力，與領(lǐng)導(dǎo)共同面對困難，迎接挑戰(zhàn)又可讓他們在操作過程中多想辦法、出主意，根據(jù)工作實際，提出一些好的建議。

　　（三）提高員工工作效率的管理方法

　　企業(yè)的正常運作需要員工們共同的努力，員工工作效率的高低是很重要的指標(biāo)。提高員工工作效率，除了要有明確的工作崗位和良好的激勵政策之外，管理方法也很重要，下面就是幾個非常實用的管理方法：

　　1．選擇合適的人進行工作決策。在對工作進行決策時，應(yīng)該選擇有相當(dāng)技術(shù)能力或業(yè)務(wù)能力的員工進行決策。一些員工由于技術(shù)或經(jīng)驗的欠缺，在進行決策時，會對工作造成錯誤的指導(dǎo)。如果方向錯了，做再多的工作也沒有意義。

　　2．充分發(fā)揮辦公設(shè)備的作用。許多工作，可能是因為電話，傳真機等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障而耽誤下來。有的公司沒有傳真機，收發(fā)一份傳真需要走很長時間的路，這樣自然無法提高工作效率。

　　3．工作成果共享。將員工的工作成果共享，是一個很重要的問題。特別是對于員工較多的公司，這一點顯得尤其重要。管理者可以利用部門內(nèi)部的辦公例會讓大家介紹各自的工作情況；另外，對一些工作成果資料要妥善的分類和保管，這些都能達到工作成果共享的目的。

　　讓員工了解工作的全部，有助于員工對工作的整體把握。員工可以更好的將自己的工作與同事的工作協(xié)調(diào)一致。如果在工作中出現(xiàn)意外情況，員工還可以根據(jù)全局情況，做一些機動處理，從而提高工作的效率。

　　4．鼓勵工作成果而不是工作過程。管理者在對員工進行鼓勵時，應(yīng)該鼓勵其工作結(jié)果，而不是工作過程。有些員工工作很辛苦，管理者可以表揚他的這種精神，但并不能作為其他員工學(xué)習(xí)的榜樣。否則，其他員工就可能會將原本簡單的工作復(fù)雜化，甚至做一些表面文章，來顯示自己的辛苦，獲取表揚。從公司角度而言，公司更需要那些在工作中肯動腦子的員工。所以，公司應(yīng)該鼓勵員工用最簡單的方法來達到自己的工作目標(biāo)?？傊?，工作結(jié)果對公司才是真正有用的。

　　5．隨時的了解員工工作狀態(tài)。調(diào)查顯示60%的工廠企業(yè)里安裝防盜監(jiān)控設(shè)備后，員工工作積極性會有較明顯的提升。

　　6．給員工思考的時間。如果管理者不給員工一些思考的時間，也很難讓他們做好自己的工作。管理者要鼓勵員工在工作時多動腦子，勤于思考。

　?。ㄋ模┨岣咂髽I(yè)內(nèi)部管理效率的方法

　　企業(yè)要實現(xiàn)利潤最大化關(guān)鍵是要提高企業(yè)內(nèi)部的管理效率，提高企業(yè)的管理效率就要做好清晰產(chǎn)權(quán)的界定，只有產(chǎn)權(quán)明晰才能做到企業(yè)的權(quán)、責(zé)、利三者之間的一致，實現(xiàn)高效率。產(chǎn)權(quán)包括四種權(quán)利：

　　1．占有權(quán)，這決定了企業(yè)的所有制。

　　2．使用權(quán)，所有者可以根據(jù)意愿，在法律的限制范圍之內(nèi)來使用財產(chǎn)。

　　3．轉(zhuǎn)讓權(quán)，產(chǎn)權(quán)可以通過市場進行交易。

　　4．收益權(quán)，所有者有權(quán)獲得生產(chǎn)所帶來的收益。

　　五、總結(jié)

　　隨著我國加入WTO，市場經(jīng)濟體制改革的深入，對網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)造成了一定影響。為了適應(yīng)經(jīng)濟發(fā)展的要求，為了提高企業(yè)的效率，網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)中最重要的是人員的管理，因此除了建立一套完整的企業(yè)內(nèi)部管理制度外，激勵管理機制是企業(yè)實現(xiàn)科學(xué)、和諧、有效的重要機制。

　　參考文獻：

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　　[3]陳華．淺談企業(yè)財務(wù)管理目標(biāo)中的成本及控制[J]．778論文在線，2009，（3）．

　　作者簡介：鄧銀泉（1952－），男，湖南長沙人，中國航天〇六八基地高級工程師，研究方向：工業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。