企業(yè)信息化工程的組織管理體系

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　　企業(yè)信息化工程是一個復雜的系統(tǒng)工程[ 1 ] ,涉及到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個部門,沒有一個強有力的組織機構(gòu)是很難推動企業(yè)的信息化建設(shè)進程的。 鑒于此,企業(yè)信息化工程的組織管理體系引起了國內(nèi)外專家學者的關(guān)注[ 2 - 3 ] .

　　在早期的信息系統(tǒng)建設(shè)中,基本上沒有什么專門的負責企業(yè)信息化建設(shè)的組織機構(gòu),只是由計算機應用的部門指定幾個人來負責計算機的管理、應用或開發(fā)。 目前已有不少企業(yè)有了主管計算機應用的部門,如設(shè)置有計算機室、計算機所、計算機中心或信息中心等。 盡管如此,這些部門仍然難以承擔企業(yè)信息化工程的重任。 這是因為：

　　計算機室大多隸屬于企業(yè)內(nèi)部的某一部門,處于組織機構(gòu)底層的計算機室是不可能讓其它部門配合工作的,因而這種組織模式要完成整個企業(yè)信息化的規(guī)劃、實施與維護是顯然不可能的。 計算機所這種組織形式有的還隸屬于某一部門,有的雖與部門同級,但其工作任務(wù)大多定位于企業(yè)的信息系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)與服務(wù),難以從企業(yè)全局的高度來規(guī)劃和管理企業(yè)的信息化建設(shè)。 計算機中心比計算機所涉及的業(yè)務(wù)范圍又有擴大,但不少企業(yè)的計算機中心是將分散在各個部門的計算機人員集中起來,為集中管理整個企業(yè)計算機系統(tǒng)、避免資金的重復投入和資源的浪費而成立的,而且很多是隸屬于企業(yè)的技術(shù)系統(tǒng),這樣的計算機中心是計算機及其應用人員的匯集,仍難以完成整個企業(yè)信息的規(guī)劃、實施與維護的重任。 信息中心這種組織形式表明企業(yè)對信息化建設(shè)已經(jīng)有了比較清楚的認識,重視程度也比較高,信息中心一般都與部門同級,并且基本上都承擔了整個企業(yè)信息的規(guī)劃、實施與維護的任務(wù)。 但是,即便這樣,信息中心要真正承擔起企業(yè)信息化建設(shè)的重任,還是有很大的難度。 因為,企業(yè)尤其是國有大中型企業(yè),部門各自為政的現(xiàn)象比較嚴重,要讓一個同級別的部門來“干涉”自己的工作,是難以“忍受”的。這讓信息中心的工作仍然不好開展。

　　鑒于上述種種原因,筆者提出一種企業(yè)信息化工程的組織管理體系,供進行信息化建設(shè)的企業(yè)參考。

　　1　企業(yè)信息化工程的組織結(jié)構(gòu)

　　作者在總結(jié)多年企業(yè)信息化實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上,提出了如圖1所示的企業(yè)信息化工程組織結(jié)構(gòu)。

　　企業(yè)信息化工程是“一把手工程”[ 4 ] ,要真正把企業(yè)的信息化建設(shè)搞好,必須有高層領(lǐng)導的親自參與。 因此,圖1的組織體系中,把企業(yè)的“一把手”（可能是總裁、總經(jīng)理,也可能是廠長,這里統(tǒng)稱CEO, Chief Executive Officer）放在首位。

　　在信息中心上面增設(shè)了一個信息副總裁,同時兼有信息主管（ chief information officer, CIO）和知識主管（ chief knowledge officer, CKO）的職責。 該信息副總裁與其他副總裁的地位相等,僅低于總裁。

　　為便于與其它副總裁的工作協(xié)調(diào),企業(yè)還應設(shè)立一個企業(yè)信息化工程領(lǐng)導小組,由CEO 親自擔任組長,信息副總裁擔任副組長,其他副總裁和總工程師等高層領(lǐng)導都是領(lǐng)導小組成員,信息副總裁來負責日常事務(wù),這樣,既突出了“一把手”的領(lǐng)導和決策作用,又有具體負責的具有相當職權(quán)和地位的信息副總裁來負責具體事務(wù),還可以協(xié)調(diào)各方面的工作,保證信息化工作的權(quán)威性和受重視的程度。 領(lǐng)導小組在企業(yè)信息化過程中,要擔當起信息化組織和協(xié)調(diào)的作用,制定企業(yè)信息化的總方針和政策,并組織專門人員制定企業(yè)信息化的總體規(guī)劃和分階段的實施方案。

　　信息副總裁主管的信息中心或信息管理處作為企業(yè)信息化工程的管理部門和實施部門,具體負責企業(yè)信息化工程的各種具體事務(wù)并兼有企業(yè)信息化工程領(lǐng)導小組辦公室的職能。 信息中心與其他部門同級,即相當于一個部級機構(gòu),以便開展工作。

　　除信息中心之外,還應設(shè)立一個企業(yè)信息化工程專家組,從技術(shù)的角度對企業(yè)信息化工程把關(guān)。 該專家組的成員應包括企業(yè)有關(guān)方面的技術(shù)專家,此外還應包括一些從高校、科研單位、IT公司外聘的專家,讓他們以第三者的身份,從一個比較高的高度和公正、客觀的立場,為企業(yè)的信息化建設(shè)出謀劃策。

　　由于信息副總裁和信息中心是企業(yè)信息化工程實施的關(guān)鍵人物和部門,下面詳細論述其工作職責。

　　2　信息副總裁的職責

　　這里的信息副總裁兼有信息主管和知識主管兩種任務(wù)。 之所以將這兩種任務(wù)由一個信息副總裁來兼任,有以下兩方面的原因： 1）雖然信息主管和知識主管的任務(wù)各有側(cè)重,但知識和信息有密不可分的關(guān)系,知識要轉(zhuǎn)化為信息,為企業(yè)更多的相關(guān)人員使用,普通的信息又要進一步提煉為知識,為企業(yè)創(chuàng)造價值,將信息主管和知識主管的任務(wù)由同一個人來兼任,對兩者的相互轉(zhuǎn)化和利用更為有利。 2）目前大多數(shù)企業(yè)對信息管理和知識管理的重視程度都還不夠,分別設(shè)立兩個職位,會認為其工作任務(wù)不夠明確和飽滿。 采用這種折中的辦法,既有利于企業(yè)的信息化建設(shè),又能使企業(yè)的知識管理工作開展起來。 當然,在條件許可的大型企業(yè),如果信息主管和知識主管的任務(wù)都很重,也可以安排兩個人來分別承擔信息主管和知識主管的工作。

　　信息主管與知識主管的工作重點應該說是有區(qū)別的[ 5 ] . 信息主管主要負責信息系統(tǒng)規(guī)劃、建設(shè)和運行,以支持企業(yè)的戰(zhàn)略與組織變革。 而知識主管則具體協(xié)調(diào)知識管理項目、管理文化的培育與變革。 因而,身兼上述兩職的信息副總裁的具體工作職責應該包含這兩方面的內(nèi)容,具體如下：

　　1） 作為信息主管負責企業(yè)的信息化建設(shè)信息副總裁要從總體上負責企業(yè)信息政策、信息標準、信息程序方法的制定,并對企業(yè)信息資源進行管理和控制。 要完成這樣的任務(wù),要求信息主管[ 6 ] ：

　　①地位：副總裁級,在某些方面比其它副總裁具有更大的權(quán)力和整體協(xié)調(diào)能力,但又要有很強的為其它業(yè)務(wù)部門服務(wù)的意識。 理論上,信息主管直接對企業(yè)總裁負責。

　?、谒刭|(zhì)：既懂管理、又懂業(yè)務(wù),還懂信息技術(shù)的復合型人才,具有深刻的技術(shù)洞察力,善于學習,通曉信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)理論的新發(fā)展,知道如何選擇適合于本企業(yè)的信息技術(shù)。 對信息系統(tǒng)的規(guī)劃、開發(fā)和運行具有充分的領(lǐng)導能力和協(xié)調(diào)能力,以使企業(yè)在快速變化和激烈的市場競爭中保持活力。

　?、勐氊煟捍_定企業(yè)的信息政策,規(guī)劃企業(yè)的信息化建設(shè),使之對企業(yè)的整體優(yōu)化運行提供最大支持；組織實施企業(yè)信息化工程,協(xié)調(diào)各部門之間在信息方面的關(guān)系；對企業(yè)的信息資源進行管理和控制；對信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)和軟、硬件的穩(wěn)定運行負責；監(jiān)督信息系統(tǒng)的利用率,確保投資有效；對信息方面的人才進行培訓和教育,保證留住人才,用好人才；確定企業(yè)信息化中的哪些部分需要自行開發(fā),哪些部分需要合作開發(fā),哪些部分需要對外承包。 拍板決定信息系統(tǒng)硬軟件的選型和配置,選擇合作伙伴；對信息系統(tǒng)的安全運行負責,既要充分宣傳企業(yè),使感興趣的用戶能方便地獲取他們所需的信息,又要保證企業(yè)的核心機密不要泄露出去,以免給企業(yè)造成不可彌補的損失。 同時,還要保證“信息垃圾”不要進入企業(yè)的信息系統(tǒng)。

　?、軅€性：超群的領(lǐng)導能力,善于溝通,高超的人際交往能力,優(yōu)秀的判斷力,有戰(zhàn)略眼光,樂于與同事建立合作關(guān)系。

　　可以看出,信息化企業(yè)的良好運行對信息主管提出了很高的要求,企業(yè)應該尋找或下氣力培養(yǎng)這方面的人才。

　　2） 作為知識主管負責企業(yè)的知識管理工作信息副總裁作為知識主管還要組織知識的創(chuàng)造、發(fā)明和傳播的最大化,將企業(yè)的知識變成企業(yè)的效益。具體說就是：建立和造就一個能夠促進學習、積累知識和信息共享的環(huán)境,使每個人都認識到知識共享的好處,并為企業(yè)的知識庫做貢獻；監(jiān)督保證知識庫內(nèi)容的質(zhì)量和深度；保證知識庫與企業(yè)的發(fā)展一致；保證知識庫設(shè)施的正常運行；加強知識集成,產(chǎn)生新的知識,促進知識共享的進程[ 6 ] .

　　在信息副總裁兼任知識主管時要特別注意不要把知識主管和信息主管這兩種職責混為一談,按道理,知識主管的地位比信息主管還要高一些,位于CEO 和C IO之間。 知識主管的作用應該超出信息技術(shù)的范圍,包括諸如培訓、技能、獎勵、戰(zhàn)略等。 創(chuàng)新和集體創(chuàng)造力的培養(yǎng)是知識主管的工作重點。

　　知識主管應該是一位善于思考的人,富有創(chuàng)造性,能適應探索性和挑戰(zhàn)性強的工作。

　　3） 作為身兼兩職的信息副總裁,既要兼顧各自的工作重點,又要注意兩者工作的結(jié)合。

　　3　信息中心的職責

　　信息中心是企業(yè)信息化工作的管理部門和信息化具體工作的實施部門。 信息中心在信息化實施和運作過程中發(fā)揮著以下重要作用：

　　1） 協(xié)助信息副總裁編制企業(yè)信息化工作規(guī)劃,作好信息化工作的計劃、管理、協(xié)調(diào)和推動工作,并安排資金使用計劃；

　　2） 通過企業(yè)自籌或貸款為企業(yè)信息化提供資金渠道,負責資金使用計劃的具體落實；

　　3） 組織、參與制定企業(yè)信息化的有關(guān)制度,監(jiān)督、檢查、指導信息技術(shù)的應用成果的驗收、鑒定、上報和推廣；

　　4） 組織、參與各類應用軟件和應用系統(tǒng)的開發(fā),數(shù)據(jù)庫的建立和管理；

　　5） 負責企業(yè)內(nèi)部和外部的信息交流和技術(shù)交流；

　　6） 組織、參與企業(yè)基本信息設(shè)備的建設(shè)、維護和信息服務(wù)工作,并對企業(yè)人員培訓提供協(xié)助。

　　不難看出,信息中心不是單純的技術(shù)服務(wù)部門,而是在信息副總裁直接領(lǐng)導下的對企業(yè)整個業(yè)務(wù)活動的主線———信息流進行管理的部門。 它既需要從生產(chǎn)、財務(wù)、供銷等業(yè)務(wù)職能部門獲取原始數(shù)據(jù)并進行分析處理,又要將信息處理的結(jié)果反饋給這些部門,以供其在決策時作依據(jù)或參考。 信息中心本身與這些業(yè)務(wù)職能部門相獨立,但是其信息內(nèi)容與它們緊密相關(guān)。 所以要與企業(yè)的各部門機構(gòu)保持充分的聯(lián)系和溝通,以便為企業(yè)創(chuàng)造良好的信息環(huán)境。

　　鑒于信息中心的戰(zhàn)略地位和作用,對信息中心人員的素質(zhì)提出了很高的要求。 1）在技術(shù)知識方面,信息中心的人員必須熟練掌握有關(guān)的信息技術(shù)知識,并靈活運用到自己的工作實踐當中,及時了解信息技術(shù)的發(fā)展和應用情況,不斷更新拓展自己的知識面。 2）在業(yè)務(wù)知識方面,信息中心的人員必須了解有關(guān)本企業(yè)本行業(yè)的專業(yè)知識及其他相關(guān)的業(yè)務(wù)基本知識,并且對經(jīng)濟管理、社會學的基本知識有—定認識以便在與各類人員交往時,能夠良好地組織語言和詢問內(nèi)容。3）在工作能力方面,信息中心的人員能夠獨立而有效地解決各種技術(shù)問題,以滿足信息處理、分析研究和服務(wù)的要求。 4）還要有一定的組織協(xié)調(diào)能力,能夠組織協(xié)調(diào)各方面的人員共同完成工作。 5）為了作好與人員的溝通交往,一定的文字和口頭表達能力也是信息中心人員必備的。 6）在職業(yè)道德方面,信息中心的人員應該具備高度的責任感、完成工作的認真態(tài)度,并遵守國家法律和相關(guān)制度,有良好的信息保密意識。

　　對于以管理、開發(fā)、服務(wù)相結(jié)合為模式的信息中心來說,其機構(gòu)可作如下設(shè)置：由綜合管理、系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)運行管理、情報及知識管理、標準化及信息系統(tǒng)開發(fā)等部門組成。 可根據(jù)企業(yè)大小和具體情況將其設(shè)置為科室或部門,也可以什么都不設(shè),直接由信息中心安排相應的人負責相應的工作,以方便動態(tài)調(diào)整。 各部門的具體工作職責如下：

　　1） 綜合管理部門：承擔信息化領(lǐng)導小組辦公室工作、企業(yè)信息化日常事務(wù)的管理和處理,企業(yè)信息化工程規(guī)劃及信息化所需資金的籌集和使用計劃的安排。

　　2） 系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)運行管理部門：負責企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外部通信網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、建設(shè)、維護等工作,使企業(yè)信息交流順暢；負責企業(yè)網(wǎng)站建設(shè)和網(wǎng)頁的信息更新和維護；負責計算機信息系統(tǒng)的硬件和相關(guān)設(shè)備的選型、引進、安裝及維護,使企業(yè)信息系統(tǒng)的硬件設(shè)備處于良好的運行狀態(tài)；負責計算機常用軟件的選型、購買、安裝使用及維護；負責數(shù)據(jù)庫公共數(shù)據(jù)的更改和日常維護；負責已建信息系統(tǒng)的日常維護；負責小型應用軟件和應用系統(tǒng)的開發(fā)；負責信息系統(tǒng)的安全和保密管理。

　　3） 情報及知識管理部門：負責跟蹤采集與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的宏觀經(jīng)濟信息、微觀經(jīng)濟信息、科技信息、市場信息、競爭對手等信息,并進行適當?shù)姆治鎏幚?為企業(yè)決策人員提供重要依據(jù)；組織基層組織或機構(gòu)作好信息的采集、加工、分析、使用等工作；負責知識管理制度和體系的建立、規(guī)劃與管理,促進知識創(chuàng)新體制的形成。

　　4） 標準化部門：企業(yè)信息化工程的實施應該有統(tǒng)一的信息標準,這是實現(xiàn)信息集成最基本的條件。 標準化部門負責標準化體系的建立以及編碼的制定與維護等工作。

　　5） 信息系統(tǒng)開發(fā)部門：計算機人才充足的企業(yè),可以設(shè)置信息系統(tǒng)開發(fā)部門進行部分小型應用系統(tǒng)的開發(fā),但是不主張企業(yè)自行開發(fā)ERP之類的大型軟件。 企業(yè)在進行信息化建設(shè)時,應具有業(yè)務(wù)外包的思想,把不是自己特長或自己做起來比較勉強的業(yè)務(wù)外包出去。 否則,很可能是企業(yè)多的錢花了,多的時間花了,效果卻不理想,食之無味,棄之可惜。

　　4　結(jié)　論

　　一個強有力的組織管理體系是企業(yè)信息化工程獲得成功并取得效益的基本保障。 筆者提出的組織管理體系已被一些國有大中型企業(yè)所采用,對企業(yè)信息化建設(shè)起到了很大的促進作用。

　　參考文獻：

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 碧森尤信 出自：李奔波,張旭梅