工程企業(yè)構建知識管理框架探討

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　　現(xiàn)代工程項目正朝著大型化、規(guī)?；F(xiàn)代化的方向發(fā)展,項目的復雜度較以往呈指數級倍增,在建設投資力度不斷增加的情況下,工程項目的質量、進度需要通過更嚴格的監(jiān)控和管理,才能得到保證。因此全面詳細計劃、嚴格按計劃實施、及時反饋更新、嚴密跟蹤對比的現(xiàn)代工程項目管理模式需要得到全面的實施,單單通過人力已經無法實現(xiàn),而單純地采用計算機業(yè)務處理系統(tǒng)及簡單的計算機網絡管理模式在實踐中也難以達到有效的管理要求。所以現(xiàn)代工程項目管理企業(yè)要實現(xiàn)現(xiàn)代工程項目管理模式,需要轉向知識型管理企業(yè),構建企業(yè)知識管理的理論和實踐框架,并結合計算機技術,將知識成為管理中的利劍。知識管理也是當今企業(yè)信息化最熱門的課題,通過早期的信息化,很多企業(yè)已經認識到信息對于企業(yè)發(fā)展、競爭力獲取具有巨大的影響力。信息本身是一種不斷變化的信號,使企業(yè)認識周圍環(huán)境的變化,了解自身的變化,從而對機會和威脅、優(yōu)勢和劣勢做出正確的判斷,但是信息本身的因素也決定了信息所能給企業(yè)帶來的只能是短暫的競爭優(yōu)勢,這也是很多企業(yè)瞬間成長,也瞬間倒下的直接原因,因為這種資源是極其有限的。但是信息化能夠為企業(yè)帶來相對持久的競爭優(yōu)勢,這就是通過信息技術實現(xiàn)的企業(yè)新的資源優(yōu)勢,這種資源來自于知識,即知識本身。在工程項目管理企業(yè)中構建一種知識管理的框架,幫助企業(yè)向著知識型企業(yè)方向發(fā)展,幫助企業(yè)在發(fā)展中把握住知識資源的競爭優(yōu)勢,具有現(xiàn)實的意義。今天的企業(yè)信息化,也必須是知識化、學習化。同時需要認識到企業(yè)知識管理不是對知識進行收集、處理、傳播的簡單概念,而是圍繞企業(yè)知識進行業(yè)務運作和管理的概念,在這樣的概念下,知識管理就不是獨立于企業(yè)各職能部門之外了,通過知識管理的工具和方法,可以為職能部門提供足夠的智力支持。綜上,認為知識管理中最重要的是建立支持企業(yè)知識共享、創(chuàng)新的平臺和促進該平臺運作的機制。

　　1、知識共享

　　知識共享是由知識的整理、傳播等具體活動來實現(xiàn)的,建立企業(yè)知識共享平臺就是使這些活動能夠正確、公平、合理地進行。工程項目管理企業(yè)中的知識可以分為概念性的知識和實踐經驗知識兩類,這些知識首先需要通過一定的方法進行整理才能夠變得容易被接受,對于概念性的知識,目前采用的編碼和分類技術,通過文檔的規(guī)整,利用今天快速發(fā)展的信息網絡技術,變得容易被檢索和查閱,信息技術還提供了網絡信息共享的平臺,通過信息系統(tǒng)的建設,企業(yè)中的每個人都可以及時獲知企業(yè)中最新的知識變更,如規(guī)章制度的修訂、企業(yè)重要事件的發(fā)生、工程項目管理新理論和新方法。對于實踐經驗知識則采用知識倉庫的技術,將相關信息按照主題進行存儲,通過制定具體的管理作業(yè)規(guī)則,再對作業(yè)中收集的數據進行規(guī)范化分割和抽取,構建出二維或者多維的、易于理解的模型。

　　知識傳播有兩種途徑：1）知識的轉化；2）人員間的交流。在很多學者的研究基礎上,目前已經有不少知識的轉化框架模型,主要共同特征是方向性、價值性強、可以被書面化,很多時候是推拉共同作用的結果。上述兩類知識的傳播過程也有所不同,對于較為顯性的概念性知識,主要通過企業(yè)的定期發(fā)布和員工的自我學習領悟；對于較為隱性的經驗性知識,主要通過人員間的交流,輔之以定期的培訓,由有經驗的項目經理,將工作中的知識制作成文檔或者PPT,通過培訓傳授給其他人員,而新手也可以通過信息系統(tǒng)輔助的歷史管理記錄的模型化顯示內容,了解以往的項目管理過程。知識傳播的工具主要由企業(yè)信息系統(tǒng)中的檢索、溝通工具組成?，F(xiàn)代檢索工具已經變得更加智能化,通過企業(yè)門戶中的搜索引擎,任何員工都可以獲取其所需要的經過過濾和精確定位的知識,提高了員工獲取知識的效率和準確性。企業(yè)及時通訊工具,如MSN,QQ,E-mail等的應用,方便了企業(yè)內部員工之間的及時溝通。ChattingRoom,BBS等提供了員工圍繞工作中的某些主題進行出謀劃策的場所,不但記錄了各種實踐的工具和方法,并且可以從中激發(fā)出創(chuàng)新的火花。VisualMeeting通過應用多媒體工具使總指揮坐在辦公室里就可以組織會議,視頻信息通過寬帶網絡傳達到每個參會者的終端,不但詳細地記錄了會議的過程,而且可以回顧會議中的重要信息,避免了會議紀要中對內容的理解偏差和對會議信息的錯誤傳達。這些工具可以根據項目的實際情況進行配置,因為工程項目很大的一個特點是流動性強、地理范圍大小不一、施工環(huán)境設施配置較為落后,需要注意的是,知識管理的工具是配合知識管理理論和思想而配置的,工具的缺乏不應該導致管理的松懈。

　　因此知識管理的共享平臺需要建立在企業(yè)知識管理思想理論的實踐上,通過信息化手段建立共享的規(guī)則,提供共享的工具,保證知識共享推動企業(yè)向知識型和管理型方向前進。

　　2、知識創(chuàng)新

　　知識創(chuàng)新平臺是建立在知識共享平臺基礎之上的,較知識共享更為復雜,且知識創(chuàng)新和企業(yè)的生產技術及組織管理密切相關,企業(yè)知識管理不應該缺少知識創(chuàng)新這一個環(huán)節(jié),但是知識創(chuàng)新也不是單純的依靠知識管理工具來提供,更多的是依靠企業(yè)員工的創(chuàng)造性發(fā)揮,依靠的是有創(chuàng)新精神的人,因此目前知識創(chuàng)新平臺的主要貢獻在于激發(fā)企業(yè)的創(chuàng)造力,將創(chuàng)新精神融入到企業(yè)文化之中,使員工將創(chuàng)新作為一種對工作精益求精的追求,也是構筑企業(yè)競爭優(yōu)勢的核心源泉。

　　知識創(chuàng)新平臺應具備以下幾個要素：1）主動引入外界新理論和新工具；2）不斷對項目管理中出現(xiàn)的問題進行反?。?）將有建設性的建議不斷付諸于試點實施,積累經驗；4）定期將創(chuàng)新成果發(fā)布和共享。知識創(chuàng)新的結果將使企業(yè)具備對市場的主動適應力,在傳統(tǒng)意義上知識的創(chuàng)新需要專門的研究資源投入,而其回報具有周期長且不確定性大的特點,屬于企業(yè)的戰(zhàn)略風險投資。就目前知識創(chuàng)新平臺的建設多居于理論狀態(tài),對于創(chuàng)新來自于實驗室還是工作環(huán)境,也在爭論之中,對于知識創(chuàng)新與信息化相結合的理論,更是有待進一步研究和開拓。

　　3、知識管理推進劑

　　知識管理中的第二個重要要素是對知識共享和創(chuàng)新平臺的推動機制,該機制是保證知識管理能夠產生價值的根本。這套機制主要是網絡辦公系統(tǒng)中的獎懲激勵機制在知識管理平臺建設中的應用。根據激勵理論的原理,可以采取壓力和獎勵并舉的措施。由于知識管理建設和企業(yè)信息化的結合,使得考核也變得透明、公平、有效而且低成本。在信息系統(tǒng)中,通過建設知識共享的平臺,可以方便地記錄每個員工參與企業(yè)知識管理建設的各種活動,在需要考核的時候進行快速地統(tǒng)計和顯示,并根據指標標準進行各項排名,并可向外公布,甚至有些項目可以進行動態(tài)排名, 每個員工都可以在自己的首頁上看到目前排名最前的人員和他們的貢獻數量。而對于各種創(chuàng)新和實踐則通過大記事、重要新聞等的形式發(fā)布簡要記錄,通過知識管理平臺進行詳細的內容介紹,考核得分則根據權重增加到個人貢獻數量中。信息系統(tǒng)還將及時反映出工程項目管理的進度、質量、財務信息,這些信息可以轉化為知識,及時、正確地記錄的考核結果也可以相應的轉換為個人貢獻數量。通過信息系統(tǒng)透明化考核指標和規(guī)則,使考核結果可信,使員工感覺到公平,將有效地推動企業(yè)知識管理建設的進程。

　　4、結語

　　工程項目管理企業(yè)的發(fā)展需要向著知識型組織的方向轉型,企業(yè)知識管理建設是保障轉型成功的關鍵要素之一。由于有效的知識管理不但可以幫助企業(yè)提高管理的效率、促進企業(yè)內人才的成長,而且可以產生企業(yè)獨有的對內外技術管理環(huán)境變化的敏感度和判斷力,為企業(yè)帶來競爭中的主動權和資源優(yōu)勢。因此工程項目管理企業(yè)在信息化建設的同時,從戰(zhàn)略發(fā)展角度出發(fā),更多地思考如何將企業(yè)知識轉化成為企業(yè)競爭力,因地制宜地進行企業(yè)知識管理建設,對企業(yè)未來發(fā)展將起到積極有效的影響。

　　碧森尤信　作者出自：李 矗