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一級(jí)建造師復(fù)習(xí)指導(dǎo):項(xiàng)目的生命周期
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項(xiàng)目的生命周期描述了項(xiàng)目從開始到結(jié)束所經(jīng)歷的各個(gè)階段,最一般的劃分是將項(xiàng)目分為 “識(shí)別需求、提出解決方案、執(zhí)行項(xiàng)目、結(jié)束項(xiàng)目”四個(gè)階段。實(shí)際工作中根據(jù)不同領(lǐng)域或不同方法再進(jìn)行具體的劃分。例如,按照軟件開發(fā)項(xiàng)目劃分為需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、運(yùn)行維護(hù)幾個(gè)階段,而在建筑業(yè)中一般將項(xiàng)目分成立項(xiàng)決策、計(jì)劃和設(shè)計(jì)、建設(shè)、移交和運(yùn)行等階段。
項(xiàng)目生命周期的劃分
對(duì)于IT服務(wù)項(xiàng)目來說,從廠商看項(xiàng)目是從接到合同開始,到完成規(guī)定工作結(jié)束,但如果從客戶角度看,項(xiàng)目是從確認(rèn)有需求開始,到使用項(xiàng)目的成果實(shí)現(xiàn)商務(wù)目標(biāo)結(jié)束,生命周期的跨度要比前者大。因?yàn)轫?xiàng)目的根本目標(biāo)是滿足客戶的需求,所以按后者劃分考慮比較有益,對(duì)項(xiàng)目管理成功也大有幫助:
第一,識(shí)別需求。
當(dāng)需求被客戶確定時(shí),項(xiàng)目就產(chǎn)生了。這個(gè)階段的主要任務(wù)是確認(rèn)需求,分析投資收益比,研究項(xiàng)目的可行性,分析廠商所應(yīng)具備的條件。商務(wù)上這個(gè)階段以客戶提出明確的《需求建議書》或《招標(biāo)書》為結(jié)束標(biāo)志。這個(gè)階段盡管可以由客戶單獨(dú)完成,但如果廠商介入則非常有利:一方面可了解客戶真正需要什么;另一方面早期的交流可建立良好客戶關(guān)系,為后續(xù)的投標(biāo)和合同奠定基礎(chǔ)。
第二,提出解決方案。
主要由各廠商向客戶提交標(biāo)書、介紹解決方案。這個(gè)階段是贏得項(xiàng)目的關(guān)鍵,公司既要展示實(shí)力又要合理報(bào)價(jià)。如果競(jìng)標(biāo)成功則簽定合同,廠商開始承擔(dān)項(xiàng)目成敗的責(zé)任。這個(gè)階段容易出的問題是:因看不見最終產(chǎn)品,銷售人員可以“隨便說”,甚至過度承諾(因不用他們?nèi)?zhí)行),由此會(huì)造成公司的損失。防治的方法是一方面在合同中明確定義項(xiàng)目的目標(biāo)和工作范圍,另一方面在公司一層建立合同審核機(jī)制。
第三,執(zhí)行項(xiàng)目。
從公司角度來看這才是項(xiàng)目的開始。這個(gè)階段項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組將代表公司完全承擔(dān)合同規(guī)定的任務(wù)。一般需要細(xì)化目標(biāo),制定工作計(jì)劃,協(xié)調(diào)人力和其他資源;定期監(jiān)控進(jìn)展,分析項(xiàng)目偏差,采取必要措施以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。因?yàn)镮T項(xiàng)目的不確定性,項(xiàng)目監(jiān)控顯得非常重要,特別是有眾多項(xiàng)目同時(shí)運(yùn)行的IT公司,必須建立公司一級(jí)的監(jiān)控體系跟蹤項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)。
第四,結(jié)束項(xiàng)目。
主要包括移交工作成果,幫助客戶實(shí)現(xiàn)商務(wù)目標(biāo);系統(tǒng)交接給維護(hù)人員;結(jié)清各種款項(xiàng)。完成這些工作后一般進(jìn)行項(xiàng)目評(píng)估。評(píng)估可以請(qǐng)客戶參加,讓其表達(dá)意見,并爭(zhēng)取下一個(gè)商業(yè)機(jī)會(huì),或請(qǐng)求將項(xiàng)目作為燈塔向其他客戶展示。最后,舉行慶祝儀式,讓項(xiàng)目成員釋放心理壓力、享受成果。
在上述項(xiàng)目生命周期中存在2次責(zé)任轉(zhuǎn)移:第一次在簽定合同時(shí),標(biāo)志著項(xiàng)目成敗的責(zé)任已經(jīng)由客戶轉(zhuǎn)移給承約方;第二次是交付產(chǎn)品時(shí),標(biāo)志著承約方完成任務(wù),開始由客戶承擔(dān)實(shí)現(xiàn)商務(wù)目標(biāo)的責(zé)任。第一次責(zé)任轉(zhuǎn)移時(shí)清晰定義工作范圍非常重要,開始說得越清楚則完工后越容易交回去。如果開始沒說清楚也會(huì) “皆大歡喜”,因?yàn)槌屑s方覺得“反正沒說清楚,到時(shí)咱不做”;而客戶覺得“到時(shí)讓他們做,當(dāng)然不會(huì)另外加錢了”。而一旦發(fā)生這樣的情況客戶是占上風(fēng)的,一是客戶可以拒絕付款,二是一個(gè)不滿的客戶會(huì)使廠商喪失大量商業(yè)機(jī)會(huì)。
項(xiàng)目生命周期中的重要概念
項(xiàng)目生命周期中有三個(gè)與時(shí)間相關(guān)的重要概念:檢查點(diǎn)(CheckPoint)、里程碑(Mile Stone)和基線(Base Line),描述了在什么時(shí)候(When)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行什么樣控制。
檢查點(diǎn)
指在規(guī)定的時(shí)間間隔內(nèi)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行檢查,比較實(shí)際與計(jì)劃之間的差異,并根據(jù)差異進(jìn)行調(diào)整。可將檢查點(diǎn)看作是一個(gè)固定“采樣”時(shí)點(diǎn),而時(shí)間間隔根據(jù)項(xiàng)目周期長(zhǎng)短不同而不同,頻度過小會(huì)失去意義,頻度過大會(huì)增加管理成本。常見的間隔是每周一次,項(xiàng)目經(jīng)理需要召開例會(huì)并上交周報(bào)。
里程碑
完成階段性工作的標(biāo)志,不同類型的項(xiàng)目里程碑不同。里程碑在項(xiàng)目管理中具有重要意義,我們用一個(gè)例子說明:情況一:你讓一個(gè)程序員一周內(nèi)編寫一個(gè)模塊,前3天你們可能都挺悠閑,可后2天就得拼命加班編程序了,而到周末時(shí)又發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)有錯(cuò)誤和遺漏,必須修改和返工,于是周末又得加班了。
情況二:實(shí)際上你有另一種選擇,即周一與程序員一起列出所有需求,并請(qǐng)業(yè)務(wù)人員評(píng)審,這時(shí)就可能發(fā)現(xiàn)遺漏并即時(shí)修改;周二要求程序員完成模塊設(shè)計(jì)并由你確認(rèn),如果沒有大問題,周三、周四就可讓程序員編程。同時(shí)自己準(zhǔn)備測(cè)試案例,周五完成測(cè)試;一般經(jīng)過需求、設(shè)計(jì)確認(rèn),如果程序員合格則不會(huì)有太大問題,周末可以休息了。
第二種方式增加了“需求”和“設(shè)計(jì)”兩個(gè)里程碑,這看似增加了額外工作,但其實(shí)有很大意義:首先,對(duì)一些復(fù)雜的項(xiàng)目,需要逐步逼近目標(biāo),里程碑產(chǎn)出的中間“交付物”是每一步逼近的結(jié)果,也是控制的對(duì)象。如果沒有里程碑,中間想知道“他們做的怎么樣了”是很困難的。其次,可以降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。通過早期評(píng)審可以提前發(fā)現(xiàn)需求和設(shè)計(jì)中的問題,降低后期修改和返工的可能性。另外,還可根據(jù)每個(gè)階段產(chǎn)出結(jié)果分期確認(rèn)收入,避免血本無歸。第三,一般人在工作時(shí)都有“前松后緊”的習(xí)慣,而里程碑強(qiáng)制規(guī)定在某段時(shí)間做什么,從而合理分配工作,細(xì)化管理“粒度”。
基線
指一個(gè)(或一組)配置項(xiàng)在項(xiàng)目生命周期的不同時(shí)間點(diǎn)上通過正式評(píng)審而進(jìn)入正式受控的一種狀態(tài)?;€其實(shí)是一些重要的里程碑,但相關(guān)交付物要通過正式評(píng)審并作為后續(xù)工作的基準(zhǔn)和出發(fā)點(diǎn)?;€一旦建立后變化需要受控制。
綜上所述,項(xiàng)目生命周期可以分成識(shí)別需求、提出解決方案、執(zhí)行項(xiàng)目和結(jié)束項(xiàng)目四個(gè)階段。項(xiàng)目存在兩次責(zé)任轉(zhuǎn)移,所以開始前要明確定義工作范圍。項(xiàng)目應(yīng)該在檢查點(diǎn)進(jìn)行檢查,比較實(shí)際和計(jì)劃的差異并進(jìn)行調(diào)整;通過設(shè)定里程碑漸近目標(biāo)、增強(qiáng)控制、降低風(fēng)險(xiǎn);而基線是重要的里程碑,交付物應(yīng)通過評(píng)審并開始受控。
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