項(xiàng)目辦公室的職能指定項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

項(xiàng)目辦公室作為組織內(nèi)部項(xiàng)目管理專業(yè)技術(shù)的指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，除了其他功能外，還擔(dān)負(fù)著維持項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法的重要功能。如果要使項(xiàng)目管理方法得以很好地實(shí)施，組織中的所有人員都保持同一節(jié)奏，步調(diào)一致是至關(guān)重要的。而這種同一節(jié)律就體現(xiàn)在項(xiàng)目辦公室所建立的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)和方法之中。
　　有了完善的標(biāo)準(zhǔn)和方法，項(xiàng)目人員就有了統(tǒng)一的操作指南，從而確保不同項(xiàng)目所交付產(chǎn)品的一致性。軟件工程協(xié)會(huì)（SEI）能力成熟度模型的基本觀點(diǎn)就是，有效的組織建立了能對(duì)重復(fù)出現(xiàn)的過程進(jìn)行指導(dǎo)的方法和程序。在項(xiàng)目管理中，我們?cè)噲D遵從SEI的觀點(diǎn)，通過建立方法和程序以便得出可重復(fù)的結(jié)果。標(biāo)準(zhǔn)和方法在幾個(gè)領(lǐng)域都應(yīng)得到開發(fā)和維護(hù)，包括項(xiàng)目管理執(zhí)行程序、文檔維護(hù)以及適宜軟件識(shí)別等領(lǐng)域。
　　執(zhí)行程序標(biāo)準(zhǔn)
　　隨著項(xiàng)目遠(yuǎn)離以往單一的運(yùn)作形式而逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榻M織運(yùn)作的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目辦公室必須制定出適用于跨部門的協(xié)調(diào)一致的項(xiàng)目管理程序。這項(xiàng)認(rèn)為費(fèi)時(shí)且不容易，可是沒有一致的程序，項(xiàng)目管理工作就很可能陷入混亂。缺乏適宜的執(zhí)行程序的項(xiàng)目管理非但不能幫助組織更有效地運(yùn)作，反而會(huì)給組織造成傷害。
　　開發(fā)統(tǒng)一的項(xiàng)目管理程序需要作細(xì)致的平衡工作。程序要足夠詳細(xì)以對(duì)項(xiàng)目開展提供有意義的指導(dǎo)，但它又不能過于繁瑣，以至于變成扼殺創(chuàng)新的官僚重負(fù)。項(xiàng)目辦公室的人員如果要開發(fā)和執(zhí)行項(xiàng)目管理程序，其第一步就要確定程序的涵蓋范圍和詳細(xì)程度。
　　項(xiàng)目管理程序不能憑空創(chuàng)造，開發(fā)程序的人員必須與將要使用這些程序的專業(yè)人士保持不斷的溝通，其中有些使用者直接在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中工作，其他的可能附屬于一些職能部門，如采購部門、維修部和設(shè)計(jì)室等。還有些人被作為傳統(tǒng)的客戶來看待，因?yàn)檫@些人將使用項(xiàng)目的產(chǎn)品。要想使有效的程序得以開發(fā)和執(zhí)行，所有主要的干系人必須接受這些程序并愿意用其指導(dǎo)工作。而取得他們支持的最好辦法就是讓他們?cè)诔绦蛟u(píng)審中發(fā)揮各自的積極作用。
　　可以通過項(xiàng)目管理程序來處理的項(xiàng)目活動(dòng)領(lǐng)域是沒有限制的。下面就是一些應(yīng)該用項(xiàng)目管理程序來明確規(guī)定的重要項(xiàng)目活動(dòng)。
　　投標(biāo)準(zhǔn)備程序
　　在需要進(jìn)行項(xiàng)目投標(biāo)的組織中，投標(biāo)準(zhǔn)備活動(dòng)的整個(gè)工作內(nèi)容都應(yīng)該包含在定義明確的執(zhí)行程序中。例如，可明確地規(guī)定在執(zhí)行下述工作時(shí)必須遵循的步驟：如任命投標(biāo)負(fù)責(zé)人，選擇標(biāo)書編制小組，制定標(biāo)書起草計(jì)劃，安排印刷以及獲得管理層的批準(zhǔn)等。
　　項(xiàng)目選擇程序
　　項(xiàng)目的成敗常常取決于能否做到承接易成功的項(xiàng)目而回避易失敗的項(xiàng)目。必須建立系統(tǒng)的項(xiàng)目選擇程序來識(shí)別潛在的成功項(xiàng)目。項(xiàng)目辦公室可以使用一系列的項(xiàng)目選擇方法以篩選最佳項(xiàng)目，可以考慮使用收益成本比率，同級(jí)審核以及通過評(píng)審委員會(huì)評(píng)估等方法。貫徹執(zhí)行一個(gè)客觀的項(xiàng)目篩選過程能夠確保組織在挑選項(xiàng)目是是基于對(duì)自身有利的因素考慮，而不是因感情沖動(dòng)或受到政治因素的影響。
　　工作分解結(jié)構(gòu)
　　在項(xiàng)目執(zhí)行中所采用的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）顯示了項(xiàng)目各部分之間是如何銜接配合的，同時(shí)為采用自下而上的成本估算方法奠定了基礎(chǔ)。工作分解結(jié)構(gòu)可由幾種方法來表示，項(xiàng)目辦公室必須就采用的方法給予明確的說明。例如，工作分解結(jié)構(gòu)是以產(chǎn)品為導(dǎo)向還是以任務(wù)為導(dǎo)向？工作分解結(jié)構(gòu)應(yīng)該分幾個(gè)層次？
　　變更管理程序
　　項(xiàng)目要求經(jīng)常會(huì)發(fā)生變化。項(xiàng)目辦公室應(yīng)該規(guī)定一個(gè)清晰明確的變更管理過程。例如，項(xiàng)目辦公室可以推出一個(gè)技術(shù)規(guī)格管理方法來管理變更，此方法中規(guī)定了變更請(qǐng)求如何提出，向誰提交，以及變更控制委員會(huì)（CCB）的作用，等等。
　　PERT/CPM網(wǎng)絡(luò)程序
　　PERT/CPM網(wǎng)絡(luò)圖是一個(gè)重要的項(xiàng)目管理計(jì)劃工具，它能夠識(shí)別項(xiàng)目的關(guān)鍵路徑以及顯示任務(wù)間的相互關(guān)聯(lián)。因?yàn)镻ERT/CPM網(wǎng)絡(luò)圖能夠以多種方法建立，因此項(xiàng)目辦公室應(yīng)該建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)方法。項(xiàng)目辦公室通?？捎玫囊环N方法就是創(chuàng)建PERT/CPM圖表模板，以供項(xiàng)目工作人員在編制計(jì)劃時(shí)使用。這種模板的方法在管理具有相同結(jié)構(gòu)的工作元素方面有著特殊的效果。例如，在電信項(xiàng)目中開關(guān)的安裝、通過FDA的批準(zhǔn)過程以及在一個(gè)大型房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目中建造房屋的地基等。
　　風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序
　　如果組織使用系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序，則項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)是可以識(shí)別和減輕的。項(xiàng)目辦公室應(yīng)該開發(fā)維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)檢查表，列出項(xiàng)目中可能發(fā)生的不利事件并且對(duì)其影響作出評(píng)估。很多現(xiàn)有的手段，如建立情景假設(shè)、蒙特卡洛仿真法等都能夠幫助進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)影響的分析。項(xiàng)目辦公室還應(yīng)提出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的建議方法，特別是應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避和轉(zhuǎn)移的手段。
　　文檔標(biāo)準(zhǔn)
　　項(xiàng)目通常是以文件的形式記錄下來的，一個(gè)項(xiàng)目的確立通常也是源于文件。例如，當(dāng)投標(biāo)小組對(duì)客戶的招標(biāo)書作出回應(yīng)時(shí)，這一投標(biāo)文件就預(yù)示著一個(gè)新的項(xiàng)目的產(chǎn)生。像預(yù)算和資源需求、范圍說明、月進(jìn)度報(bào)告、變更單和其他要求都是與項(xiàng)目相關(guān)的文檔的一小部分。
　　項(xiàng)目辦公室經(jīng)常要為項(xiàng)目組成員提供指導(dǎo)，告訴他們選用何種文檔、何時(shí)使用以及如何使用等。通過履行這個(gè)角色，項(xiàng)目辦公室使組織內(nèi)的溝通加強(qiáng)，從而保證項(xiàng)目的參與者協(xié)調(diào)一致地工作。通常地，項(xiàng)目辦公室人員必須在渴望一致性又需要合理的靈活性之間進(jìn)行平衡，其中一項(xiàng)主要任務(wù)就是要確認(rèn)何種文檔應(yīng)該標(biāo)準(zhǔn)化。下面列出的是項(xiàng)目辦公室應(yīng)該予以標(biāo)準(zhǔn)化的一些文檔例子。
　　狀態(tài)報(bào)告
　　狀態(tài)報(bào)告要定期發(fā)布，通常是每周一次，以便項(xiàng)目組成員能夠及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展的最新情況。狀態(tài)報(bào)告通常應(yīng)包括報(bào)告期內(nèi)的成本和進(jìn)度情況的數(shù)據(jù)。項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展與計(jì)劃相對(duì)照可以使項(xiàng)目成員明確在成本和進(jìn)度方面的差異，因此是項(xiàng)目控制的重要工具。項(xiàng)目辦公室應(yīng)該負(fù)擔(dān)編制狀態(tài)報(bào)告的主要職責(zé)，使其能夠在整個(gè)組織中使用；項(xiàng)目辦公室還應(yīng)決定狀態(tài)報(bào)告中應(yīng)包含哪些信息以及這些信息的表述方式。