項目管理：企業(yè)OA項目實施六大注意事項

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辦公自動化(OA)軟件，作為一種信息化的工具，通過統(tǒng)一辦公規(guī)范，加快信息流動，可以有效地提高員工工作效率，降低企業(yè)運營成本。由于它適時地順應(yīng)了信息技術(shù)發(fā)展的潮流，目前已逐漸成為企業(yè)日常運轉(zhuǎn)的必備工具。 
　　有鑒于此，濟南柴油機股份有限公司配合企業(yè)整體搬遷規(guī)劃，根據(jù)公司信息化建設(shè)總體方案的要求，從2004年12月起，開始了濟柴OA項目的實施工作。經(jīng)過近一年時間的辛勤工作，于2005年11月底基本完成項目建設(shè)工作，2005年12月1日開始在公司范圍內(nèi)進行為期一個月的試運行，于2006年1月1日在公司正式上線運行。
　　從調(diào)研到上線，其間經(jīng)過多次溝通、測試、調(diào)整，上線運行以后又根據(jù)各部門用戶的意見添加了多個模塊，部分流程也進行了相應(yīng)調(diào)整。在此，根據(jù)這兩年全程參與該項目實施的工作經(jīng)驗，就實施中各個階段的一些注意事項談一下個人的看法。
　　一、 調(diào)研
　　在調(diào)研階段，比產(chǎn)品調(diào)研更重要的是對本企業(yè)各部門重要工作流程和數(shù)據(jù)共享需求的調(diào)研。在網(wǎng)絡(luò)高度普及的今天，企業(yè)職員往往通過注冊會員、收發(fā)郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等都多少對信息系統(tǒng)有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過通過使用一種信息化工具來擺脫手工處理那些繁瑣而重復(fù)的工作的想法。其實這就是對OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細(xì)了解他們對將來自動化辦公的期望和要求，也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的，并且對之后的產(chǎn)品選型及試用也大有裨益。
　　在產(chǎn)品調(diào)研方面要"廣泛撒網(wǎng)，重點撈魚"。首先，要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好，最好有演示盤，甚至試用版。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀，也更方便我們了解其功能。其次，應(yīng)帶有一定標(biāo)準(zhǔn)去了解各產(chǎn)品，這個標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從前期對本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來，不一定要形成書面材料，但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色，數(shù)量不菲，只有這樣才能省時省力地找出幾個符合本企業(yè)需求的重點產(chǎn)品，以備詳細(xì)了解和比較，為下面的選型工作打好基礎(chǔ)。
　　二、 選型
　　有了前面的工作，這一步只需在上面選定的幾個重點產(chǎn)品中選擇就可以了，但并不比之前的工作輕松，因為這些產(chǎn)品在主要功能實現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍更難。以本人尚不算豐富的經(jīng)驗認(rèn)為，應(yīng)從以下幾方面多加考慮：
　　第一，從軟件結(jié)構(gòu)方面考慮，應(yīng)選擇與單位條件相適應(yīng)的，這樣對軟件進行修改、擴充和維護時將容易實現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)都是通用軟件，可以隨時根據(jù)用戶的需要對軟件模塊進行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對軟件進行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。從這一點上說，要選擇產(chǎn)品系統(tǒng)組成與企業(yè)需要比較起來最接近的。
　　第二，從售后服務(wù)方面考慮，應(yīng)選擇能及時提供服務(wù)支持的開發(fā)代理商。要從根本上解決服務(wù)的保證問題，應(yīng)盡可能使服務(wù)本地化，這樣有利于得到及時服務(wù)，而且服務(wù)費相對來說也較低，否則越來越高的服務(wù)費將成為單位的一個沉重負(fù)擔(dān)。OA系統(tǒng)在企業(yè)的覆蓋面比較廣，其涵蓋的業(yè)務(wù)可多可少，沒有一家企業(yè)的OA系統(tǒng)在正式上線后就不再進行功能添加和功能完善的;而且OA系統(tǒng)一旦上線，就會成為企業(yè)各部門的日常必需工具，因此，在隨后的時間里，只會越來越凸顯出售后服務(wù)的重要性。
　　第三，從價格方面考慮，多了解，多比較，盡量選出最高的性價比。