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做好項(xiàng)目知識(shí)地圖,提高項(xiàng)目管理效率
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最近整理過(guò)兩個(gè)項(xiàng)目知識(shí)地圖,期間曾經(jīng)存在不同的問(wèn)題和錯(cuò)誤,為了大家避免出現(xiàn)類似的錯(cuò)誤并提高整理知識(shí)地圖的效率,現(xiàn)與大家分享一下整理知識(shí)地圖的經(jīng)驗(yàn),以供大家參考。總體而論,整理項(xiàng)目知識(shí)地圖是一件很細(xì)致的事情,需要耐心。
整理知識(shí)地圖大概分為三個(gè)階段:第一個(gè)階段:按照文件的內(nèi)容對(duì)所有的文檔進(jìn)行分類,這樣的分類遵守的原則是歸集到一起的內(nèi)容相似,本質(zhì)相同,且遵守MECE原則;分類的用途有兩個(gè):在傳文檔的名稱中注明文檔的分類以及在最終整理知識(shí)地圖按照原來(lái)的分類展示;分類的一個(gè)技巧是:考慮不同版本的文檔,以體現(xiàn)出項(xiàng)目過(guò)程中思路和方法。
因此,分類的層級(jí)和分類的內(nèi)容就非常重要,這件事情要先行,對(duì)于自己不熟悉的項(xiàng)目,先按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,在上傳的過(guò)程中了解了文檔的內(nèi)容時(shí)可能對(duì)文檔的分類進(jìn)行重新整理。另外,對(duì)項(xiàng)目文檔本身有一個(gè)要求:即項(xiàng)目組成員在文檔命名時(shí)盡量保持同一個(gè)命名規(guī)則,否則在整理知識(shí)地圖時(shí)會(huì)帶來(lái)一定的難度。
第二個(gè)階段上傳文檔階段。這里與大家共享一下幾個(gè)小技巧:
1 上傳項(xiàng)目文檔時(shí),在咨詢文檔下面還有更為詳細(xì)的分類,包括企業(yè)資料、項(xiàng)目管理等文檔,對(duì)于分類為客戶資料的文檔在項(xiàng)目目錄下歸集到企業(yè)資料,項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目周報(bào)在項(xiàng)目目錄下歸集到項(xiàng)目管理 。其余分類類似。
2 在上傳文檔時(shí)為了節(jié)省時(shí)間,盡量使用“后退”箭頭,減少重新設(shè)定的麻煩。比如上傳一個(gè)文檔后,選擇后退箭頭時(shí),在文檔目錄、文檔權(quán)限和文檔標(biāo)題上就無(wú)需重新選擇,可以節(jié)省很多時(shí)間。(開(kāi)始整理知識(shí)地圖時(shí)還是一個(gè)文檔一個(gè)文檔的重新設(shè)置浪費(fèi)了很多時(shí)間)
3 在文檔權(quán)限設(shè)置上,考慮客戶的要求和文檔內(nèi)容的不同,選擇不同的分類,這就要求對(duì)不同的文檔設(shè)置不同的權(quán)限。
4 在各個(gè)文檔命名中使用前述的分類結(jié)果或者是采取其它可替代的辦法,以便在整理知識(shí)地圖時(shí)不會(huì)出現(xiàn)邏輯混亂,例如在文檔名稱后用括號(hào)列示文檔的歸類。
第三階段為整理知識(shí)地圖階段,上傳文檔是基礎(chǔ),整理出的知識(shí)地圖是最終展現(xiàn)。此步驟一般做三件件事情:
一、在word文檔上,按照前述的分類原則將上傳的所有文檔展示出來(lái),本身已經(jīng)包含了前述設(shè)置的邏輯;
二、將word文檔中體現(xiàn)的部分知識(shí)地圖整理出來(lái)上傳到internal中,對(duì)于項(xiàng)目文檔較多、邏輯關(guān)系較為復(fù)雜(主要在文檔編號(hào)中表現(xiàn)為三個(gè)層次的部分)的文檔要經(jīng)過(guò)二次上傳文檔,使得最終展示出的知識(shí)地圖是邏輯清晰的(本步驟不是必須的)。
三、根據(jù)已整理出的文檔,在一個(gè)word文檔中形成最終的知識(shí)地圖(建議:在open一個(gè) 新的word文檔,在本階段第一步、第二步上傳的時(shí)候即將最終在知識(shí)地圖中展示出的文檔copy下來(lái)),并附有一段文字對(duì)其說(shuō)明即可。至此,項(xiàng)目知識(shí)地圖整理完畢。
例如:系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用文檔為第一層次,項(xiàng)目測(cè)試、系統(tǒng)推廣為第二層次;項(xiàng)目測(cè)試文檔中內(nèi)部測(cè)試文檔以及客戶測(cè)試文檔為第三層次。
在此情況下,第一步,將所有的系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用文檔全部上傳,并將所有上傳的文檔按照分類歸集到相應(yīng)的項(xiàng)目測(cè)試、系統(tǒng)推廣目錄下;第二步,對(duì)于有三層次分類的文檔就要經(jīng)過(guò)二次上傳文檔,即將測(cè)試文檔上傳一次,并包括內(nèi)部測(cè)試文檔和客戶測(cè)試文檔兩類;第三步將第一步、第二步做出的最終分類體現(xiàn)在一個(gè)word文檔中,形成最終知識(shí)地圖即可。
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