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項目總結會議經驗談

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序:筆者主持過大小四十多個項目,參加過無數次的項目會議,對此可說是游刃有余,而且筆者主持過的項目總結會議中,有幾個就是在同事們意料之外的表情中,和客戶簽署了項目驗收文檔的。然而,年前的一次項目總結會議卻是鎩羽而歸,雖然原因很多,并非筆者的失誤,但結果是全面失敗。這次的老馬失蹄使得筆者靜下心來,對所參加過的項目總結會議進行總結,在此提出兩個觀點,三個準備和四個步驟,以希望更多的人獲益。 
  兩個觀點 
  一、項目驗收的標準的不同將決定項目驗收的進度和難度,盡快地讓項目驗收是項目經理首要的職責 
  越是大項目,驗收的標準和細節(jié)就越多,同樣也因為金額大,所以涉及驗收的人員也多,在誰簽字誰負責的壓力下,大家都不愿意先簽字,就使得項目驗收的標準變得比較不可捉摸。 
  在大項目中查找不適合驗收標準的問題,就相當于打靶的目標是我們所站的地球,隨便怎么打,都能中。因為客戶內部都會有一套連賣硬件都難過關的驗收標準文檔和流程,更何況是軟件驗收。如果真的按客戶的要求和標準執(zhí)行,團隊再進行兩年的開發(fā),還不能保證能通過驗收。 
  所以,大項目的驗收,往往都包含著三分人情。項目經理平時就要搞好和客戶的關系,雙方在驗收的標準上能有個雙方都可以接受的方案,共同把事情做好,如果做不好,雖然客戶他也有責任,但你的公司卻要為此多付出很多的人力物力時間和資源。 
  二、項目總結會議是決定項目能否順利通過驗收關鍵與跳板,要把握好這機會,不要打無準備之仗 
  項目總結會議,顧名思義,就是對項目的工作進行總結,哪些做到了,哪些還沒有完全滿足客戶的需求,哪些是還沒有完成的工作。因為軟件的運行有個周期,其需求會隨著用戶使用的程度,而提出更多更完善的需求,同樣,也會使得項目的周期會比商務談判時所想像的要更長一些。 
  因為有商務合同和項目組工作的匯報,如果能獲得客戶的認可,同時,軟件功能,在客戶目前所提的范圍內,有了一定的實現,則項目總結會議很有可能會變成項目驗收的跳板,至少對項目驗收會有非常好的心理預期,讓雙方的中下層人員在接下來的工作中,都以項目驗收為中心的工作,會讓項目工作順利地轉入驗收期做最好的鋪墊。 
  三個準備 
  一、全面了解項目情況 
  很難想像一個對項目進程和工作不了解的項目經理,能主持好一個項目工作總結會議。項目驗收的流程就象是鏈環(huán),一個套一個,其中的任何一個環(huán)出了問題,整個鏈就斷掉了。因為其中涉及的細節(jié)太多,客戶所問的任何一個問題,你沒有做出讓客戶滿意的回答,就很難保證客戶會讓會議結果朝著你所想像的目標進行。 
  所以,項目經理在會議開始之前,心里就應當要非常清楚,這個項目中哪些是客戶關注的,項目組完成的情況,以及客戶的滿意度,特別是客戶領導所提的需求的滿足度。以及項目進行到什么程度,在項目進行過程中,客戶的想法和態(tài)度等等。 
  在此基礎上設想,客戶對我們的滿意度,如果滿意度達到一定的程度,就要明白在正式會議開始的時候,哪些會是客戶重點關注的業(yè)務,客戶在這些關注點上的態(tài)度和底限,預先知道客戶會出什么的牌,會讓你在會議上有著出人意表的收獲。 
  二、知曉參會人員特點 
  在項目實施過程中,要注意收集客戶基本的為人處世的信息,比如某人對要他簽字非常感冒,非常怕擔責任,某人比較好說話,某人實事求是,某人對細節(jié)問題非常關注,某人有整體的項目觀念,等等,平常注意這些信息的收集,總會在某些特定的場合讓你的項目更加順利地進行。 
  在知曉客戶的這些信息后,要盡可能地了解客戶在參加會議那幾天的工作安排,盡可能地讓對項目有利的人員參加你的項目總結會議。千萬不要碰到能幫你說話而且權重比較大的人物,在你預約的時間出差,把你的計劃全部打亂。 
  同時,更要多考慮對項目滿意度不高的人,特別是對項目抱有敵意的關鍵人物,越早了解這樣的人可能出的牌,對你的項目就會越有利。因為即使客戶中有人幫你說話,但只要有人執(zhí)反對的聲音,作為同公司的同事,客戶還是幫他的同事,而不是你。 
  三、確定切實可行的目標 
  不參加沒有議題的項目會議,每次項目會議都一定要有一個明確的會議主題,即使是項目例會。沒有目標的會議大家過過場,其實那是浪費雙方的時間,也是項目經理的失責。
  同時在了解項目過程與現狀的基礎上,針對參會人員的特點,制定切實可行的目標與你所要實現的最低目標,并抱著最低目標進會議室,在此基礎上和客戶商談。過高的目標與期望只能在客戶都非常認可你們的工作,對你們所在的公司也非常認可的情況才會實現。 
  同樣,以較低的可實現的目標向你的領導匯報時,在實際會議結束后,如果爭取到了好的成績,領導當然更高興了。相反,如果預期目標過高,而實際卻沒有實現,很難想像你要如何向領導交差。 
發(fā)布:2007-02-26 11:10    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]
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