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項(xiàng)目總結(jié)會議經(jīng)驗(yàn)談
兩個(gè)觀點(diǎn)
一、項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)的不同將決定項(xiàng)目驗(yàn)收的進(jìn)度和難度,盡快地讓項(xiàng)目驗(yàn)收是項(xiàng)目經(jīng)理首要的職責(zé)
越是大項(xiàng)目,驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)節(jié)就越多,同樣也因?yàn)榻痤~大,所以涉及驗(yàn)收的人員也多,在誰簽字誰負(fù)責(zé)的壓力下,大家都不愿意先簽字,就使得項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)變得比較不可捉摸。
在大項(xiàng)目中查找不適合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的問題,就相當(dāng)于打靶的目標(biāo)是我們所站的地球,隨便怎么打,都能中。因?yàn)榭蛻魞?nèi)部都會有一套連賣硬件都難過關(guān)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)文檔和流程,更何況是軟件驗(yàn)收。如果真的按客戶的要求和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,團(tuán)隊(duì)再進(jìn)行兩年的開發(fā),還不能保證能通過驗(yàn)收。
所以,大項(xiàng)目的驗(yàn)收,往往都包含著三分人情。項(xiàng)目經(jīng)理平時(shí)就要搞好和客戶的關(guān)系,雙方在驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)上能有個(gè)雙方都可以接受的方案,共同把事情做好,如果做不好,雖然客戶他也有責(zé)任,但你的公司卻要為此多付出很多的人力物力時(shí)間和資源。
二、項(xiàng)目總結(jié)會議是決定項(xiàng)目能否順利通過驗(yàn)收關(guān)鍵與跳板,要把握好這機(jī)會,不要打無準(zhǔn)備之仗
項(xiàng)目總結(jié)會議,顧名思義,就是對項(xiàng)目的工作進(jìn)行總結(jié),哪些做到了,哪些還沒有完全滿足客戶的需求,哪些是還沒有完成的工作。因?yàn)檐浖倪\(yùn)行有個(gè)周期,其需求會隨著用戶使用的程度,而提出更多更完善的需求,同樣,也會使得項(xiàng)目的周期會比商務(wù)談判時(shí)所想像的要更長一些。
因?yàn)橛猩虅?wù)合同和項(xiàng)目組工作的匯報(bào),如果能獲得客戶的認(rèn)可,同時(shí),軟件功能,在客戶目前所提的范圍內(nèi),有了一定的實(shí)現(xiàn),則項(xiàng)目總結(jié)會議很有可能會變成項(xiàng)目驗(yàn)收的跳板,至少對項(xiàng)目驗(yàn)收會有非常好的心理預(yù)期,讓雙方的中下層人員在接下來的工作中,都以項(xiàng)目驗(yàn)收為中心的工作,會讓項(xiàng)目工作順利地轉(zhuǎn)入驗(yàn)收期做最好的鋪墊。
三個(gè)準(zhǔn)備
一、全面了解項(xiàng)目情況
很難想像一個(gè)對項(xiàng)目進(jìn)程和工作不了解的項(xiàng)目經(jīng)理,能主持好一個(gè)項(xiàng)目工作總結(jié)會議。項(xiàng)目驗(yàn)收的流程就象是鏈環(huán),一個(gè)套一個(gè),其中的任何一個(gè)環(huán)出了問題,整個(gè)鏈就斷掉了。因?yàn)槠渲猩婕暗募?xì)節(jié)太多,客戶所問的任何一個(gè)問題,你沒有做出讓客戶滿意的回答,就很難保證客戶會讓會議結(jié)果朝著你所想像的目標(biāo)進(jìn)行。
所以,項(xiàng)目經(jīng)理在會議開始之前,心里就應(yīng)當(dāng)要非常清楚,這個(gè)項(xiàng)目中哪些是客戶關(guān)注的,項(xiàng)目組完成的情況,以及客戶的滿意度,特別是客戶領(lǐng)導(dǎo)所提的需求的滿足度。以及項(xiàng)目進(jìn)行到什么程度,在項(xiàng)目進(jìn)行過程中,客戶的想法和態(tài)度等等。
在此基礎(chǔ)上設(shè)想,客戶對我們的滿意度,如果滿意度達(dá)到一定的程度,就要明白在正式會議開始的時(shí)候,哪些會是客戶重點(diǎn)關(guān)注的業(yè)務(wù),客戶在這些關(guān)注點(diǎn)上的態(tài)度和底限,預(yù)先知道客戶會出什么的牌,會讓你在會議上有著出人意表的收獲。
二、知曉參會人員特點(diǎn)
在項(xiàng)目實(shí)施過程中,要注意收集客戶基本的為人處世的信息,比如某人對要他簽字非常感冒,非常怕?lián)?zé)任,某人比較好說話,某人實(shí)事求是,某人對細(xì)節(jié)問題非常關(guān)注,某人有整體的項(xiàng)目觀念,等等,平常注意這些信息的收集,總會在某些特定的場合讓你的項(xiàng)目更加順利地進(jìn)行。
在知曉客戶的這些信息后,要盡可能地了解客戶在參加會議那幾天的工作安排,盡可能地讓對項(xiàng)目有利的人員參加你的項(xiàng)目總結(jié)會議。千萬不要碰到能幫你說話而且權(quán)重比較大的人物,在你預(yù)約的時(shí)間出差,把你的計(jì)劃全部打亂。
同時(shí),更要多考慮對項(xiàng)目滿意度不高的人,特別是對項(xiàng)目抱有敵意的關(guān)鍵人物,越早了解這樣的人可能出的牌,對你的項(xiàng)目就會越有利。因?yàn)榧词箍蛻糁杏腥藥湍阏f話,但只要有人執(zhí)反對的聲音,作為同公司的同事,客戶還是幫他的同事,而不是你。
三、確定切實(shí)可行的目標(biāo)
不參加沒有議題的項(xiàng)目會議,每次項(xiàng)目會議都一定要有一個(gè)明確的會議主題,即使是項(xiàng)目例會。沒有目標(biāo)的會議大家過過場,其實(shí)那是浪費(fèi)雙方的時(shí)間,也是項(xiàng)目經(jīng)理的失責(zé)。
同時(shí)在了解項(xiàng)目過程與現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,針對參會人員的特點(diǎn),制定切實(shí)可行的目標(biāo)與你所要實(shí)現(xiàn)的最低目標(biāo),并抱著最低目標(biāo)進(jìn)會議室,在此基礎(chǔ)上和客戶商談。過高的目標(biāo)與期望只能在客戶都非常認(rèn)可你們的工作,對你們所在的公司也非常認(rèn)可的情況才會實(shí)現(xiàn)。
同樣,以較低的可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)向你的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)時(shí),在實(shí)際會議結(jié)束后,如果爭取到了好的成績,領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然更高興了。相反,如果預(yù)期目標(biāo)過高,而實(shí)際卻沒有實(shí)現(xiàn),很難想像你要如何向領(lǐng)導(dǎo)交差。
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