項目管理的三個關(guān)鍵詞

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對于顧問來說，項目是在限定的時間內(nèi)、利用限定的資源、完成限定的任務(wù)，項目的“邊界性”要求項目經(jīng)理有效分配好資源、協(xié)調(diào)好項目過程，并最終達成項目的目標成果，有針對性地解決客戶在本次項目中所需要解決的問題。對于如何做好項目管理工作，我總結(jié)了三個關(guān)鍵詞：合作共贏、嚴格控制和充分溝通。
　　 關(guān)鍵詞一：合作共贏
　　 從項目進場開始，項目團隊就應(yīng)該明確：項目的順利完成需要咨詢公司和客戶方團隊的共同努力。咨詢公司項目團隊必須和客戶方團隊就項目目標、內(nèi)容、實施過程及結(jié)果達成充分共識，共同推進項目的進程。咨詢公司項目團隊和客戶方團隊樹立“合作共贏”的觀念，雙方形成共識：項目的推進對客戶企業(yè)的事業(yè)發(fā)展和個人的進步都是有益的。
　　對于咨詢公司的項目團隊來說，和客戶交流時需要習(xí)慣于用第一人稱，例如常說“對于我們”如何，而不是“你們公司”如何。人稱的變化會拉近雙方項目團隊的心理距離，有利于項目合作成功。
　　項目過程中，在不影響項目進度的前提下，充分考慮客戶在工作過程中與項目相關(guān)的一些實際問題，例如，在人力資源規(guī)劃中充分考慮客戶人力資源部門年度招聘計劃制定中所遇到的問題，咨詢方案越貼近客戶的工作實際，越容易贏得客戶的認可。
　　另外，對于第一次接受外部咨詢服務(wù)的客戶，難免會對項目目標和結(jié)果的理解有所偏差，咨詢公司的項目團隊應(yīng)該使客戶方團隊明白項目對其事業(yè)的影響和意義，并且建立起合作的信心。
　　關(guān)鍵詞二：嚴格控制
　　顧問工作是嚴肅的，項目過程控制不到位，將會影響到項目成果的質(zhì)量，因此需要項目團隊成為嚴于律己的“紀律部隊”。項目過程管理要嚴格按照項目的內(nèi)容和節(jié)點進行控制，這主要體現(xiàn)在：
　　1、嚴格按照項目計劃的時間節(jié)點安排項目任務(wù)，在項目溝通和匯報之前提前預(yù)約客戶管理人員；
　　2、按照項目慣例召開項目啟動會，成立雙方項目團隊，并組織嚴格的項目培訓(xùn)，使客戶方團隊對項目的主要內(nèi)容及雙方的合作界面有清晰的認識；
　　3、充分考慮客戶方的工作和休息時間安排，例如，客戶方的上下班時間及節(jié)假日的休息時間安排，保證項目團隊的現(xiàn)場工作和客戶工作在時間上的一致性；
　　4、嚴格完成項目過程中的確認工作：
　　Ø 訪談紀要的確認：將訪談紀要整理打印出來，交給被訪談?wù)咝薷摹⒋_認簽字；
　　Ø 會議紀要的確認：將會議紀要整理打印出來，交給參與會議的客戶方主要領(lǐng)導(dǎo)或客戶團隊的負責(zé)人確認；
　　Ø項目成果確認：將項目階段性或最終成果打印出來，交給客戶方主管高層確認，并加蓋公司章
　　5、嚴格遵守項目保密原則，例如對于較為敏感的組織設(shè)計方案，不宜早下定論，妥善保管好項目過程中的資料和“半成品”，項目正式結(jié)論在項目研討或者匯報時正式提出。
　　關(guān)鍵詞三：充分溝通
　　項目成果不是靠項目經(jīng)理一個人“拍腦子”完成的，而是集成咨詢公司項目團隊、客戶方團隊以及更多人的智慧形成的，因此，對于每個咨詢項目而言，都會面臨溝通的問題，即項目團隊內(nèi)部溝通以及和客戶方的溝通，項目經(jīng)理需要考慮到溝通中信息傳遞的及時性和有效性。
　　在項目團隊內(nèi)部溝通時，應(yīng)該充分顯露各自的觀點，項目團隊成員保持相互間的信任，在相互分工的同時協(xié)商解決項目過程中的問題。項目經(jīng)理在適當?shù)臅r間安排討論，組織有效溝通，引導(dǎo)溝通過程朝著解決問題的目標行進，并在關(guān)鍵點進行決策。
　　在和客戶進行溝通時，應(yīng)該充分考慮客戶的習(xí)慣，例如，客戶的高層領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣于處理書面文檔，項目團隊可以在項目匯報前將文檔打印出來，提交給客戶高層領(lǐng)導(dǎo)審閱。另外，在項目設(shè)計過程中，除了按照項目計劃通過訪談?wù){(diào)研的方式與客戶相關(guān)部門人員進行溝通，還需要從客戶內(nèi)部尋找“內(nèi)部專家”，幫助快速了解客戶的業(yè)務(wù)和管理歷史、現(xiàn)狀及趨勢。
　　把握好了合作共贏、嚴格控制和充分溝通三個關(guān)鍵詞的精神，項目管理工作就會變得有序，項目的風(fēng)險也會隨之降低。對于較為欠缺經(jīng)驗的項目經(jīng)理而言，嚴守規(guī)矩、注重細節(jié)是必要的，所有的管理藝術(shù)首先應(yīng)該遵從“沒有規(guī)矩，不成方圓”。