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關鍵鏈方法能夠真正解決帕金森定律帶來的問題嗎?
使用傳統(tǒng)的進度計劃編制方法,分配給任務的時間通常都是有富余的,因為任務的工期不是一個確定值,而是一個隨機變量,比如我們常說任務“模塊1編碼”需要3天時間,但實際上各種意外的情況都會導致任務的延期,比如硬盤燒壞、停電等等。為了在各種意外發(fā)生的情況下保證任務可以按期完成,任務除了需要的時間外,都會得到一段額外的安全時間。而并不是每次都會發(fā)生意外,所以多數(shù)情況下,任務的安全時間都不會被全部使用,成為富余時間,根據(jù)帕金森定律,富余時間多半都會被無效益的消耗掉,使效率降低。
如果分配給一個任務的時間不夠用,或者剛剛夠用,那么就不會有帕金森定律。因此關鍵鏈方法采用策略很簡單,縮短任務工期,把多余的時間去掉,按照Eli Goldratt博士在《關鍵鏈》一書中的描述,每個任務的工期被削減一半,然后把關鍵鏈上的所有任務的安全時間合并起來,作為一段連續(xù)的緩沖時間加入項目末尾,就是項目緩沖。在關鍵鏈進度計劃中,安全時間被去掉后,每個任務按時完成的概率只有50%,至少有一半的情況時間是不夠用的,這樣帕金森定律的拖拉現(xiàn)象即使還有,也會遠遠比比傳統(tǒng)方法少。由于有項目緩沖保護,即使50%任務無法按時完成,也不會導致項目延期。
這樣,關鍵鏈方法似乎圓滿解決了帕金森定律帶來的問題。但有一種觀點認為,關鍵鏈方法未必能夠解決帕金森定律帶來的拖拉現(xiàn)象,因為項目緩沖本身就是富余的時間,只要項目組成員知道項目后面還有這么一段富余的時間,根據(jù)帕金森定律,他也會放慢速度來消耗項目緩沖,結果和沒有使用關鍵鏈方法一樣。
但我不是很贊同這種看法,如果全面使用關鍵鏈項目管理方法,在項目進行的時候,不大可能出現(xiàn)大量故意放慢速度消磨項目緩沖的情況。因為關鍵鏈方法不僅僅包括編制進度計劃的方法,還包括了確保關鍵鏈進度計劃得到正確執(zhí)行的控制方法。
首先,按計劃的時間完成任務是評價每個人的標準,傳統(tǒng)方法中,如果不能按計劃時間完成任務,可能就會影響到績效考核;關鍵鏈進度計劃中,任務工期不包括安全時間,只有50%的可能按期完成,所以不允許任務延期是不合理的。關鍵鏈方法允許一定程度的延期,允許任務使用項目緩沖時間,但是項目緩沖的用途是應付各種意外情況,而不能任意使用項目緩沖時間。這意味著,當一個任務沒有按期完成,它的負責人不一定會受到指責或者得到不好的評價,但他還是需要向項目經(jīng)理解釋清楚有哪些意外的情況導致任務延期。這樣如果沒有確實發(fā)生導致延期的意外情況,想使用項目緩沖有一定難度。
另外,所有進度計劃都是一種控制的基準,項目進行的時候,項目經(jīng)理都會設法保證項目進展和計劃一致,如果出現(xiàn)偏差,就可能會采取措施糾正。關鍵鏈進度計劃也一樣,任何任務沒有按照計劃的時間完成,都可能被注意到,都可能引發(fā)項目經(jīng)理采取措施追趕進度,比如要求加班,增加人員和設備等等。
即使關鍵鏈上的任務延期,損耗掉部分項目緩沖,也不一定要馬上采取加班等措施追趕進度,因為既然安排了項目緩沖時間,就應該允許使用它,否則就沒必要加入項目緩沖;而且追趕進度的措施通常都會引起工作上的混亂,效率也會大幅降低,所以關鍵鏈方法能夠容忍一定程度的緩沖損耗,不一定在關鍵鏈任務延期的時候都采取措施。但關鍵鏈方法也不是對項目緩沖的使用放任不管,而是使用一種叫緩沖管理的技術,周期性觀察項目緩沖的損耗情況,評估整個項目延期風險,如果緩沖損耗過大,項目經(jīng)理就會采取追趕進度的措施。
緩沖管理的策略是,監(jiān)視項目緩沖的消耗和關鍵鏈任務完成情況,然后為項目緩從分配紅黃綠三種顏色,紅色代表緩沖損耗很嚴重,剩余工作量還很多,剩余緩沖不足以保護項目按期完成,必須立即采取行動追趕進度;綠色表示剩余緩沖還很充足,進展良好,不需要采取措施;黃色介于二者之間,緩沖有一定程度損耗,需要密切關注,尋找原因,并做好追趕進度的準備。
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