工程項目管理中的溝通與協(xié)調

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摘  要：在項目管理中，溝通與協(xié)調是進行各方而管理的紐帶，是在人、思想和信息之間建立的聯(lián)系，它對于項目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。溝通與協(xié)調可使矛盾著的各個方而居于統(tǒng)一體中，使系統(tǒng)結構均衡，使項目實施和運行過程順利。
　　關鍵詞：項目管理；溝通；協(xié)調
　　現代項目中參加單位非常多，形成了復雜的項目組織，各單位有不同的任務、目標和利益，他們都企圖指導、干預項目實施過程。項目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門的利益更為激烈和不可調和，而項目管理者必須使各方而協(xié)調一致、齊心協(xié)力地上作，這就顯示出項目管理中溝通與協(xié)調的重要性。
　　溝通是組織協(xié)調的手段，是解決組織成員間障礙的基本方法。協(xié)調的程度和效果常依賴于各項目參加者之間溝通的程度。
　　工程項目管理中應該著重做好以下各項溝通與協(xié)調上作：內部人際關系的協(xié)調項目經理所領導的項目經理部是項目組織的領導核心。通常，項目經理不直接控制資源和具體上作，而是由項目經理部中的職能人員具體實施控制，這就使得項目經理和職能人員之間以及各職能人員之間存在界而和協(xié)調。項目經理的協(xié)調上作包括：
　　1、項目經理與技術專家的溝通。
　　技術專家往往對基層的具體施上了解較少，只注意技術方案的優(yōu)化，注重數字，對技術的可行性過于樂觀，而不注重社會和心理方而的影響。項目經理應積極引導，發(fā)揮技術人員的作用，同時注重全局、綜合和方案實施的可行性。
　　建立完善、實用的項目管理系統(tǒng)。明確各自的上作職責，設計比較完備的管理上作流程，明確規(guī)定項目中正式溝通方式、渠適和時間，使大家按程序、按規(guī)則辦事。
　　建立項目激勵機制。由于項目的特點，項目經理更應注意從心理學、行為科學的角度激勵各個成員的積極性。例如：采用民工的工作作風，不獨斷專行；改進工作關系，關心各個成員，禮貌待人；公開、公平、公正地處理事物；在向上級和職能部門提交報告中，應包括對項目組織成員的評價和鑒定意見，項目結束時應對成績顯著的成員進行表彰等。
　　形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍。以項目作為經營對象的企業(yè)，應形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍，這樣盡管項目是一次性的、常新的，但項目小組卻相對穩(wěn)定，各成員之間相互熟悉，彼此了解，可大大減小組目摩擦。
　　建立公平、公正的考評上作業(yè)績的方法、標準，并定期客觀、慎重地對成員進行業(yè)績考評，在其中排除偶然、不可控制和不可預見等因素。
　　2、項目經理部與企業(yè)管理層關系的協(xié)調
　　項目經理部與企業(yè)管理層關系的協(xié)調依靠嚴格執(zhí)行項目目管理目標責任書“。項目經理部受企業(yè)有關職能部、室的指導，既是上下級行政關系，又是服務與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關系，即企業(yè)層次生產要素的調控體系要服務于項目層次生產要素的優(yōu)化配置，同時項目生產要素的動態(tài)管理要服從于企業(yè)卞管部門的宏觀調控。企業(yè)要對項目管理全過程進行必要的監(jiān)督調控，項目經理部要按照與企業(yè)簽詞的責任狀，盡職盡責、全力以赴地抓好項目的具體實施。
　　3、項目經理部與發(fā)包人之間的協(xié)調
　　發(fā)包人代表項目的所有者，對項目具有特殊的權利，要取得項目的成功，必須獲得發(fā)包人的支持。
　　項目經理首先要理解總目標和發(fā)包人的意圖，反復閱讀合同或項目任務文件。對于未能參加項目決策過程的項目經理，必須了解項目構思的基礎、起因、出發(fā)點，了解目標設計和決策背景，否則可能對目標及完成任務有不完整的甚至無效的理解，會給上作造成很大的困難。如果項目管理和實施狀況與最高管理層或發(fā)包人的預期要求不同，發(fā)包人將會干預，將要改變這種狀態(tài)。所以，項目經理必須花很大力氣來研究發(fā)包人的意圖，研究項目目標。
　　讓發(fā)包人一起投入項目全過程，而不僅僅是給他一個結果竣上的工程。盡管有預定的目標，但項目實施必須執(zhí)行發(fā)包人的指令，使發(fā)包人滿意。發(fā)包人通常是其他專業(yè)或領域的人，可能對項目懂得很少，解決這個問題比較好的辦法是：使發(fā)包人理解項目和項目實施的過程，減少非程序干預；項目經理作出決策時要考慮到發(fā)包人的期望，經常了解發(fā)包人所而臨的壓力，以及發(fā)包人對項目關注的焦點；尊重發(fā)包人，隨時向發(fā)包人報告情況；加強計劃性和預見性，讓發(fā)包人了解承包商和非程序干預的后果。
　　項目經理有時會遇到發(fā)包人所屬的其他部門或合資者各方同時來指導項目的情況，這是非常棘手的。項目經理應很好地了頃聽這些人的忠告，對他們做耐心的解釋說明，但不應當讓他們直接指導實施和指揮贊關組織成員。否則，會有嚴重損害整個上程實施效果的危險。 
　　4、項目經理部與監(jiān)理機構關系的協(xié)調
　　項目經理部應及時向監(jiān)理機構提供有關生產計劃、統(tǒng)計資料、工程事故報告等，應按《建設工程監(jiān)理規(guī)范》的規(guī)定和施工合同的要求，接受監(jiān)理單位的監(jiān)督和管理，搞好協(xié)作配合。項目經理部應充分了解監(jiān)理工作的性質、原則，尊重監(jiān)理人員，對其工作積極配合，始終堅持雙方目標一致的原則，并積極主動地工作。在合作過程中，項目經理部應注意現場簽證工作，遇到設計變更、材料改變或特殊上藝以及隱蔽工程等應及時得到監(jiān)理人員的認可，并形成書而材料，盡量減少與監(jiān)理人員的摩擦。項目經理部應嚴格地組織施工，避兔在施工中出現敏感問題。與監(jiān)理人員意見不一致時，雙方應以進一步合作為前提，在相互理解、相互配合的原則下進行協(xié)商，項目經理部應尊重監(jiān)理人員或監(jiān)理機構的最后決定。