項目管理:與時俱進的項目管理

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 在流程改進中的項目經(jīng)理，如何在滿足組織的改進要求和保障項目進展之間取得平衡？

    首先項目經(jīng)理要做好自己的思想工作，對流程改進有信心，有決心，有耐心。

    如果說協(xié)調(diào)就是項目經(jīng)理80%的日常工作，那么流程改進又為項目經(jīng)理增加了工作難度。利潤是企業(yè)生存的根本，也是企業(yè)追求的目標，因此研發(fā)項目的進展，基本上是不能因為企業(yè)推行流程改進而做出讓步的，最多只允許小范圍的調(diào)整。那么，項目經(jīng)理如何協(xié)調(diào)進度與流程改進的目標之間的矛盾呢？

    要想?yún)f(xié)調(diào)別人的工作，自己首先要澄清認識，項目進度和流程改進的矛盾是否不可調(diào)和？上面已經(jīng)分析，項目開展的最終目標是為企業(yè)創(chuàng)造利潤；而流程改進可以降低企業(yè)運行成本，提高流程效率，最終也能轉(zhuǎn)化為企業(yè)利潤，因此二者在最終目標上是一致的，項目經(jīng)理可以對實施流程改進的正確性保持信心。但是在短期目標中，流程改進必然會涉及到日常工作方式的變革，如軟件行業(yè)實施CMM需要收集數(shù)據(jù)，編寫文檔，嚴格地評審和版本管理制度，這些都會消耗人力、時間，在實施流程改進之初，通常都會感覺到生產(chǎn)效率的下降。大范圍的生產(chǎn)效率下降，會影響到項目的進度；而日益激烈的市場競爭，并不會絲毫放松對項目按時推出的需求，所以雙向的擠壓將項目經(jīng)理推到了矛盾的中心。

    如何減少這樣的壓力呢？許多企業(yè)已經(jīng)認識到這個問題，所以選擇大規(guī)模流程改進的時機，一般是在行業(yè)發(fā)展略顯阻滯的時期，進行內(nèi)部優(yōu)化，從降低運營成本，流程改進中增加企業(yè)的利潤。市場壓力的少許減輕，經(jīng)過企業(yè)各層機構(gòu)的傳遞，到達項目組時雖然打了折扣，但是上級組織對于項目在流程改進初期效率降低已經(jīng)有了心理準備，這是項目經(jīng)理的喘息之機。項目經(jīng)理此時需要下定決心，借此機會改進自己的項目，讓企業(yè)、產(chǎn)品、個人都從中得到效益。僅僅是想獲得成功是不夠的，因為原來工作方式的慣性和流程改進的困難，會讓成功只是夢想；要有必須成功的信念，才能夠排除障礙，摘得桂冠。

    趁著流程改進之初，上級組織對于項目進展延緩的容忍，項目經(jīng)理就可以和流程改進的責(zé)任人協(xié)調(diào)如何盡快將流程改進納入項目進展中，讓新的流程得以消化在日常工作的最好時機。但是，過猶不及，項目經(jīng)理不可以急功近利，妄想一蹴而就，更不可以幻想完美主義。流程改進，常常被比喻為個人的改變習(xí)慣，可見困難在于長期的堅持。一個團隊的集體改變行為方式，更要考慮各個成員的配合與進度。項目組的流程改進成果，往往是由那個改進最難最慢的過程或者成員決定的，所以項目經(jīng)理需要有耐心，否則再好的意愿也會毀在不正確的操作方式上。

    例如，一個軟件公司進行流程改進，選擇在一個團隊內(nèi)部試行PSP（個體軟件過程）。PSP的第一級內(nèi)容包括個體的時間管理和故障管理，就拿時間管理來說，需要準確記錄每個人每天的工作，精度達到分鐘。試行過程中，大家需要完全改變工作方式，開始工作時記錄時間，中斷也需要記錄時間；每天下班計算有效工作時間，填寫日志。漸漸地有人開始“短斤少兩”，時間精度從分鐘降為小時；上級主管的熱情也因為沒有看到積極的反饋，和良好的前景而漸漸消失；項目進度的壓力越來越大，團隊中率先決定放棄改進的成員為了達到目的而制造分裂，形勢一發(fā)而不可收拾。最終PSP的試行只得宣告失敗，大家又回到了原來的樣子，人人松了口氣：“可以舒舒服服地過日子了！”至于流程改進對公司的收益，早已因為自己的痛苦經(jīng)歷被拋擲腦后了。