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項目管理:與時俱進的項目管理
首先項目經(jīng)理要做好自己的思想工作,對流程改進有信心,有決心,有耐心。
如果說協(xié)調(diào)就是項目經(jīng)理80%的日常工作,那么流程改進又為項目經(jīng)理增加了工作難度。利潤是企業(yè)生存的根本,也是企業(yè)追求的目標,因此研發(fā)項目的進展,基本上是不能因為企業(yè)推行流程改進而做出讓步的,最多只允許小范圍的調(diào)整。那么,項目經(jīng)理如何協(xié)調(diào)進度與流程改進的目標之間的矛盾呢?
要想?yún)f(xié)調(diào)別人的工作,自己首先要澄清認識,項目進度和流程改進的矛盾是否不可調(diào)和?上面已經(jīng)分析,項目開展的最終目標是為企業(yè)創(chuàng)造利潤;而流程改進可以降低企業(yè)運行成本,提高流程效率,最終也能轉(zhuǎn)化為企業(yè)利潤,因此二者在最終目標上是一致的,項目經(jīng)理可以對實施流程改進的正確性保持信心。但是在短期目標中,流程改進必然會涉及到日常工作方式的變革,如軟件行業(yè)實施CMM需要收集數(shù)據(jù),編寫文檔,嚴格地評審和版本管理制度,這些都會消耗人力、時間,在實施流程改進之初,通常都會感覺到生產(chǎn)效率的下降。大范圍的生產(chǎn)效率下降,會影響到項目的進度;而日益激烈的市場競爭,并不會絲毫放松對項目按時推出的需求,所以雙向的擠壓將項目經(jīng)理推到了矛盾的中心。
如何減少這樣的壓力呢?許多企業(yè)已經(jīng)認識到這個問題,所以選擇大規(guī)模流程改進的時機,一般是在行業(yè)發(fā)展略顯阻滯的時期,進行內(nèi)部優(yōu)化,從降低運營成本,流程改進中增加企業(yè)的利潤。市場壓力的少許減輕,經(jīng)過企業(yè)各層機構(gòu)的傳遞,到達項目組時雖然打了折扣,但是上級組織對于項目在流程改進初期效率降低已經(jīng)有了心理準備,這是項目經(jīng)理的喘息之機。項目經(jīng)理此時需要下定決心,借此機會改進自己的項目,讓企業(yè)、產(chǎn)品、個人都從中得到效益。僅僅是想獲得成功是不夠的,因為原來工作方式的慣性和流程改進的困難,會讓成功只是夢想;要有必須成功的信念,才能夠排除障礙,摘得桂冠。
趁著流程改進之初,上級組織對于項目進展延緩的容忍,項目經(jīng)理就可以和流程改進的責(zé)任人協(xié)調(diào)如何盡快將流程改進納入項目進展中,讓新的流程得以消化在日常工作的最好時機。但是,過猶不及,項目經(jīng)理不可以急功近利,妄想一蹴而就,更不可以幻想完美主義。流程改進,常常被比喻為個人的改變習(xí)慣,可見困難在于長期的堅持。一個團隊的集體改變行為方式,更要考慮各個成員的配合與進度。項目組的流程改進成果,往往是由那個改進最難最慢的過程或者成員決定的,所以項目經(jīng)理需要有耐心,否則再好的意愿也會毀在不正確的操作方式上。
例如,一個軟件公司進行流程改進,選擇在一個團隊內(nèi)部試行PSP(個體軟件過程)。PSP的第一級內(nèi)容包括個體的時間管理和故障管理,就拿時間管理來說,需要準確記錄每個人每天的工作,精度達到分鐘。試行過程中,大家需要完全改變工作方式,開始工作時記錄時間,中斷也需要記錄時間;每天下班計算有效工作時間,填寫日志。漸漸地有人開始“短斤少兩”,時間精度從分鐘降為小時;上級主管的熱情也因為沒有看到積極的反饋,和良好的前景而漸漸消失;項目進度的壓力越來越大,團隊中率先決定放棄改進的成員為了達到目的而制造分裂,形勢一發(fā)而不可收拾。最終PSP的試行只得宣告失敗,大家又回到了原來的樣子,人人松了口氣:“可以舒舒服服地過日子了!”至于流程改進對公司的收益,早已因為自己的痛苦經(jīng)歷被拋擲腦后了。
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