如何提高IT項目溝通效率：有效溝通的技巧

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有效溝通的技巧

　　提高IT項目的溝通效率，項目經(jīng)理負(fù)有首要的責(zé)任。一個高素質(zhì)的團(tuán)隊組織者和協(xié)調(diào)管理者所發(fā)揮的作用往往對項目的成敗起決定作用，一個優(yōu)秀的項目經(jīng)理必然是一個善于溝通的人。

　?。?）建立彼此的信任和默契

　　IT項目是有期限的，當(dāng)任務(wù)實現(xiàn)時，項目就宣告結(jié)束。因此項目團(tuán)隊是個臨時的組織，團(tuán)隊成員可能從公司不同的部門抽調(diào)組成，還可能有項目提出方的現(xiàn)場代表。由于項目團(tuán)隊的個人背景各不相同，項目經(jīng)理要提高項目團(tuán)隊的溝通效率，就必須建立團(tuán)隊成員間彼此的信任和默契。彼此間沒有信任和默契，彼此間互相推委、指責(zé)，是談不上提高溝通的效率的。

　?。?）溝通要有明確目的

　　溝通前，要弄清楚作這個溝通的真正目的是什么？要對方理解什么？漫無目的的溝通就是通常意義上的嘮嗑，也是無效的溝通。確定了溝通目標(biāo)，溝通的內(nèi)容就圍繞溝通要達(dá)到的目標(biāo)組織規(guī)劃，也可以根據(jù)不同的目的選擇不同的溝通方式。

　?。?）善于聆聽

　　溝通不僅僅是說，而是說和聽。一個有效的聽者不僅能聽懂話語本身的意思，而且能領(lǐng)悟說話者的言外之意。只有集中精力地聽，積極投入判斷思考，才能領(lǐng)會講話者的意圖，只有領(lǐng)會了講話者的意圖，才能選擇合適的語言說服他。從這個意義上上講，“聽”的能力比“說”的能力更為重要。

　　渴望理解是人的一種本能，當(dāng)講話者感到你對他的言論很感興趣時，他會非常高興與你進(jìn)一步加深交流。所以，有經(jīng)驗的聆聽者通常用自己的語言向講話者復(fù)述他所聽到的，好讓講話者確信，他已經(jīng)聽到并理解了講話者所說的話。

　?。?）避免無休止的爭論

　　溝通過程中不可避免地存在爭論。IT項目中存在很多諸如技術(shù)、方法上的爭論，這種爭論往往喋喋不休，永無休止。無休止的爭論當(dāng)然形不成結(jié)論，而且是吞噬時間的黑洞。終結(jié)這種爭論的最好辦法是改變爭論雙方的關(guān)系。爭論過程中，雙方都認(rèn)為自己和對方在所爭論問題上地位是對等的，關(guān)系是對稱的。從系統(tǒng)論的角度講，爭論雙方形成對稱系統(tǒng)，而對稱系統(tǒng)是最不穩(wěn)定的，而解決問題的方法在于變對稱關(guān)系為互補(bǔ)關(guān)系。比如，一個人放棄自己的觀點或第三方介入。

　　項目經(jīng)理遇到這種爭議中一定要發(fā)揮自己的權(quán)威性，充分利用自己對項目的決策權(quán)。

　?。?）使用高效的現(xiàn)代化工具

　　電話、視頻會議系統(tǒng)、及時溝通系統(tǒng)、電子郵件、項目管理軟件等現(xiàn)代化工具的確可以提高溝通效率，拉近溝通雙方的距離，減少不必要的面談和會議。IT項目的項目經(jīng)理，更應(yīng)該很好地運(yùn)用之。

　?。?）避免項目溝通的陷阱，避免項目管理中的溝通失靈

　　當(dāng)外部客戶、內(nèi)部直線經(jīng)理不再信任項目經(jīng)理，會突然出現(xiàn)指數(shù)形式增長的文書工作流，而且每個人都寫“保護(hù)”備忘錄，這時就出現(xiàn)“溝通陷阱”。一旦出現(xiàn)溝通陷阱，會有更多的文件、更多的溝通會議，客戶扮演項目經(jīng)理的角色，使溝通失效。

　　因此，解決“溝通陷阱”，須建立項目團(tuán)隊內(nèi)部、外部的信任、配合與默契。

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