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如何提高IT項目溝通效率:有效溝通的技巧
有效溝通的技巧
提高IT項目的溝通效率,項目經(jīng)理負(fù)有首要的責(zé)任。一個高素質(zhì)的團(tuán)隊組織者和協(xié)調(diào)管理者所發(fā)揮的作用往往對項目的成敗起決定作用,一個優(yōu)秀的項目經(jīng)理必然是一個善于溝通的人。
?。?)建立彼此的信任和默契
IT項目是有期限的,當(dāng)任務(wù)實現(xiàn)時,項目就宣告結(jié)束。因此項目團(tuán)隊是個臨時的組織,團(tuán)隊成員可能從公司不同的部門抽調(diào)組成,還可能有項目提出方的現(xiàn)場代表。由于項目團(tuán)隊的個人背景各不相同,項目經(jīng)理要提高項目團(tuán)隊的溝通效率,就必須建立團(tuán)隊成員間彼此的信任和默契。彼此間沒有信任和默契,彼此間互相推委、指責(zé),是談不上提高溝通的效率的。
?。?)溝通要有明確目的
溝通前,要弄清楚作這個溝通的真正目的是什么?要對方理解什么?漫無目的的溝通就是通常意義上的嘮嗑,也是無效的溝通。確定了溝通目標(biāo),溝通的內(nèi)容就圍繞溝通要達(dá)到的目標(biāo)組織規(guī)劃,也可以根據(jù)不同的目的選擇不同的溝通方式。
?。?)善于聆聽
溝通不僅僅是說,而是說和聽。一個有效的聽者不僅能聽懂話語本身的意思,而且能領(lǐng)悟說話者的言外之意。只有集中精力地聽,積極投入判斷思考,才能領(lǐng)會講話者的意圖,只有領(lǐng)會了講話者的意圖,才能選擇合適的語言說服他。從這個意義上上講,“聽”的能力比“說”的能力更為重要。
渴望理解是人的一種本能,當(dāng)講話者感到你對他的言論很感興趣時,他會非常高興與你進(jìn)一步加深交流。所以,有經(jīng)驗的聆聽者通常用自己的語言向講話者復(fù)述他所聽到的,好讓講話者確信,他已經(jīng)聽到并理解了講話者所說的話。
?。?)避免無休止的爭論
溝通過程中不可避免地存在爭論。IT項目中存在很多諸如技術(shù)、方法上的爭論,這種爭論往往喋喋不休,永無休止。無休止的爭論當(dāng)然形不成結(jié)論,而且是吞噬時間的黑洞。終結(jié)這種爭論的最好辦法是改變爭論雙方的關(guān)系。爭論過程中,雙方都認(rèn)為自己和對方在所爭論問題上地位是對等的,關(guān)系是對稱的。從系統(tǒng)論的角度講,爭論雙方形成對稱系統(tǒng),而對稱系統(tǒng)是最不穩(wěn)定的,而解決問題的方法在于變對稱關(guān)系為互補(bǔ)關(guān)系。比如,一個人放棄自己的觀點或第三方介入。
項目經(jīng)理遇到這種爭議中一定要發(fā)揮自己的權(quán)威性,充分利用自己對項目的決策權(quán)。
?。?)使用高效的現(xiàn)代化工具
電話、視頻會議系統(tǒng)、及時溝通系統(tǒng)、電子郵件、項目管理軟件等現(xiàn)代化工具的確可以提高溝通效率,拉近溝通雙方的距離,減少不必要的面談和會議。IT項目的項目經(jīng)理,更應(yīng)該很好地運(yùn)用之。
?。?)避免項目溝通的陷阱,避免項目管理中的溝通失靈
當(dāng)外部客戶、內(nèi)部直線經(jīng)理不再信任項目經(jīng)理,會突然出現(xiàn)指數(shù)形式增長的文書工作流,而且每個人都寫“保護(hù)”備忘錄,這時就出現(xiàn)“溝通陷阱”。一旦出現(xiàn)溝通陷阱,會有更多的文件、更多的溝通會議,客戶扮演項目經(jīng)理的角色,使溝通失效。
因此,解決“溝通陷阱”,須建立項目團(tuán)隊內(nèi)部、外部的信任、配合與默契。
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