CIO信息化管理確認(rèn)職位角色的策略

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筆者認(rèn)為，CIO在管理信息化項(xiàng)目的時(shí)候，確認(rèn)項(xiàng)目所涉及的利益干系人很有必要。因?yàn)橹挥写_定了信息化項(xiàng)目所涉及的相互干系人，才能夠在未來項(xiàng)目的推進(jìn)中，把工作分配到人。所以，從某種意義上來說，確定項(xiàng)目關(guān)系人是項(xiàng)目前期準(zhǔn)備過程中一個(gè)必不可少的工作。它是后續(xù)項(xiàng)目順利推進(jìn)的一個(gè)基礎(chǔ)。
　　對于這一點(diǎn)，筆者感同身受。為此，筆者跟大家分享一些信息化項(xiàng)目干系人管理上的一些技巧。或許能夠給各位CIO在信息化項(xiàng)目的管理上帶來一些啟示。
　　建議一：項(xiàng)目發(fā)起人，決定了信息化管理項(xiàng)目前進(jìn)的方向
　　筆者認(rèn)為，信息化項(xiàng)目發(fā)起人對于項(xiàng)目的認(rèn)識，直接決定了項(xiàng)目前進(jìn)的方向，以及決定了項(xiàng)目可以走的有多遠(yuǎn)。在國內(nèi)的大部分企業(yè)中，CIO往往不是信息化項(xiàng)目的發(fā)起人，因?yàn)樗麄冊谄髽I(yè)中所擁有的權(quán)力還是比較小的。企業(yè)若要部署一個(gè)信息化項(xiàng)目，加入收藏如ERP項(xiàng)目，其發(fā)起人往往是企業(yè)副總級別以上的人物。因?yàn)橹挥姓驹谶@個(gè)崗位上的員工才有這個(gè)權(quán)力去發(fā)起影響到整個(gè)企業(yè)的信息化項(xiàng)目。
　　根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)項(xiàng)目發(fā)起人對于信息化項(xiàng)目的認(rèn)識，直接決定了信息化管理軟件未來發(fā)展的方向。
　　如筆者以前服務(wù)于一家企業(yè)，他們要上一個(gè)erp系統(tǒng)。那時(shí)候，ERP項(xiàng)目的發(fā)起人是企業(yè)的總經(jīng)理，其主要負(fù)責(zé)企業(yè)的銷售、采購與財(cái)務(wù)，并不直接負(fù)責(zé)生產(chǎn)方面的事務(wù)。在他眼中，ERP系統(tǒng)就是一個(gè)進(jìn)銷存管理系統(tǒng)。最多只是加了財(cái)務(wù)管理方面的功能。結(jié)果，一個(gè)ERP項(xiàng)目下來，在生產(chǎn)管理上涉及甚少，只涉及到一些基本的領(lǐng)料、入庫功能。對于工序管理、邊角料等等都沒有涉及。所以，只短短半年的時(shí)間，ERP項(xiàng)目就告竣工了。
　　在總經(jīng)理眼中，覺得這個(gè)ERP項(xiàng)目已經(jīng)是比較完美了。但是，現(xiàn)在回過頭來看看，其實(shí)，這家企業(yè)的ERP項(xiàng)目已經(jīng)走進(jìn)了死胡同。因?yàn)檫@家企業(yè)主要是以加工生產(chǎn)為主，生產(chǎn)管控是其管理上的薄弱環(huán)節(jié)。但是由于項(xiàng)目發(fā)起人，企業(yè)的總經(jīng)理對于ERP軟件認(rèn)識的錯(cuò)誤，考|試/大導(dǎo)致ERP軟件很少涉及到生產(chǎn)管理的領(lǐng)域。而在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，大家又礙于總經(jīng)理的權(quán)威，都只會(huì)順從。最好就把一個(gè)好好的ERP信息化項(xiàng)目搞成了一個(gè)簡單的進(jìn)銷存軟件。所以，筆者認(rèn)為，信息化項(xiàng)目的發(fā)起人對于企業(yè)信息化管理軟件的未來走向具有決定性作用。
　　另外，項(xiàng)目發(fā)起人對于項(xiàng)目發(fā)起的目的不同，對信息化項(xiàng)目的未來走向也具有很大的影響力。如有一家企業(yè)，他們要上一個(gè)CRM項(xiàng)目。但是，上這個(gè)信息化項(xiàng)目并不是項(xiàng)目發(fā)起人的本意。而是因?yàn)樗麄兊目蛻粢笃髽I(yè)上CRM項(xiàng)目，否則的話，就無法接到他們的訂單。這種情況，在一些外貿(mào)型企業(yè)特別常見。因?yàn)橐恍﹪獾目蛻?，他們認(rèn)為，加入收藏企業(yè)上信息化管理軟件的多少直接跟企業(yè)的管理水平掛鉤。
　　企業(yè)的信息化管理越普及，企業(yè)的管理文化也就越高。為此，CRM項(xiàng)目的發(fā)起人企業(yè)銷售總監(jiān)為了多接一些銷售訂單，即使其意識到企業(yè)還沒有到上CRM項(xiàng)目的程度，也不得不違心的要求CIO在企業(yè)中部署CRM信息化管理軟件。而這對項(xiàng)目的影響，就是企業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)只追求項(xiàng)目的進(jìn)度，而項(xiàng)目的質(zhì)量反而不是最重要的內(nèi)容。
　　可見，項(xiàng)目發(fā)起人對于項(xiàng)目的成敗、以及項(xiàng)目的質(zhì)量都具有直接的關(guān)系。若不是CIO自己發(fā)起信息化項(xiàng)目的話，則一定要搞清楚項(xiàng)目發(fā)起人發(fā)起這個(gè)項(xiàng)目的意圖。最好能夠托其所好，根據(jù)信息化項(xiàng)目發(fā)起人的意圖來選擇合適的項(xiàng)目實(shí)施策略。如當(dāng)項(xiàng)目發(fā)起人急著立功的話，那么就要采取”先固化、后優(yōu)化“的實(shí)施策略。即先把項(xiàng)目上上去，讓項(xiàng)目發(fā)起人有一個(gè)邀功的借口；然后再在項(xiàng)目發(fā)起人的支持下，對信息華管理軟件進(jìn)行逐步優(yōu)化。如此的話，CIO在部署信息華項(xiàng)目的時(shí)候，就會(huì)輕松許多，遇到的阻力也會(huì)比較小。
　　建議二：選擇合適的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人
　　企業(yè)中信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人跟項(xiàng)目發(fā)起人往往不同。 設(shè)為首頁 這跟一些實(shí)際項(xiàng)目不同。如企業(yè)要開發(fā)一個(gè)新產(chǎn)品，此時(shí)，往往新產(chǎn)品項(xiàng)目發(fā)起人是項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。但是，信息化項(xiàng)目往往于此相反。如上面提到的企業(yè)總經(jīng)理發(fā)起的ERP項(xiàng)目，往往最后項(xiàng)目經(jīng)理的位置不會(huì)是企業(yè)總經(jīng)理。而且，說句實(shí)話，總經(jīng)理若擔(dān)任這個(gè)崗位，可能還不怎么合適。
　　因?yàn)楣P者認(rèn)為，一個(gè)合格的信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，往往需要具備如下幾個(gè)條件。
　　一是對于信息化項(xiàng)目所涉及到的主要領(lǐng)域，要有比較深刻的認(rèn)識。如對于制造型企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目來說，其成功的關(guān)鍵是生產(chǎn)管理模塊。所以，單從這個(gè)角度講，讓生產(chǎn)廠長擔(dān)任ERP項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可能會(huì)更加的合適。而對于客戶關(guān)系管理項(xiàng)目來說，則銷售總監(jiān)或者銷售經(jīng)理具有更大的話語權(quán)。
　　二是項(xiàng)目經(jīng)理人要有足夠多的時(shí)間與精力參與到信息化項(xiàng)目中來。若一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，在項(xiàng)目期間，總是要出差。在整個(gè)項(xiàng)目期間，他是神龍見首不見尾，難得出現(xiàn)幾次。那么，除非企業(yè)的項(xiàng)目小組成員都是圣人，否則的話，項(xiàng)目很難保證有一個(gè)很好的結(jié)果?？紎試/大因?yàn)樵陧?xiàng)目推進(jìn)的過程中，往往每個(gè)項(xiàng)目小組成員都代表了自己部門的利益。故利益爭奪是不可避免的。若項(xiàng)目經(jīng)理沒有足夠的時(shí)間與精力在中間周旋的話，那么在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中，就會(huì)上演一場場踢足球大戰(zhàn)。最好弄的不好，項(xiàng)目就會(huì)以失敗告終。
　　三是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要具有一定的權(quán)力。就正如上面所說的，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要協(xié)調(diào)各個(gè)部門的利益關(guān)系。若項(xiàng)目經(jīng)理沒有這個(gè)權(quán)力的話，那么其就會(huì)到處碰壁，碰個(gè)滿頭包。而且，信息化項(xiàng)目其規(guī)模越大，其所涉及的部門、所需要用到的資源也就越大。只有在企業(yè)中具有一定權(quán)利的員工，才有能力去調(diào)配這些資源，并給不直接歸屬自己管的項(xiàng)目成員分配相關(guān)的任務(wù)。從這個(gè)角度講，筆者認(rèn)為，項(xiàng)目經(jīng)理必須要具有一定的實(shí)權(quán)。否則的話，信息化項(xiàng)目的推進(jìn)就會(huì)非常緩慢。
　　所以說，CIO由于不能夠滿足如上這些條件，所以其也往往不是一個(gè)很合格的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。CIO雖然不能夠作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或者項(xiàng)目發(fā)起人，但是，其有義務(wù)向企業(yè)管理層建議合適的項(xiàng)目管理人人選。CIO應(yīng)該把這項(xiàng)工作當(dāng)作重要工作來對待。 設(shè)為首頁 因?yàn)檫x擇一個(gè)合適的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，那么CIO后續(xù)項(xiàng)目推進(jìn)的工作就會(huì)簡單許多。也就是說，CIO雖然沒有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的頭銜，但是后續(xù)很多的工作仍然要CIO來處理。所以，這也是為CIO自己后續(xù)的工作鋪平道路。
　　建議三：確定項(xiàng)目的關(guān)鍵用戶
　　在信息化項(xiàng)目的實(shí)施過程中，最忌諱的就是面面俱到。就拿ERP這種綜合性管理非常強(qiáng)的信息化管理軟件來說，若在信息化項(xiàng)目剛推進(jìn)的時(shí)候，就面面俱到，考|試/大芝麻、西瓜都舍不得丟的話，那么項(xiàng)目小組成員就會(huì)被項(xiàng)目搞得筋疲力盡，甚至?xí)?dǎo)致企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)停滯。
　　為此，筆者認(rèn)為，CIO在項(xiàng)目管理中還需要確定項(xiàng)目的關(guān)鍵用戶。若項(xiàng)目所涉及到的范圍都很重要的話，那么CIO在安排信息化項(xiàng)目的時(shí)候，也會(huì)分階段執(zhí)行。那么每個(gè)階段就會(huì)有不同的側(cè)重點(diǎn)。此時(shí)，CIO就需要根據(jù)這個(gè)側(cè)重點(diǎn)來確定管理軟件的關(guān)鍵用戶。在某個(gè)特定的環(huán)節(jié)，這些關(guān)鍵用戶就是主角，其他項(xiàng)目成員必須以這些關(guān)鍵用戶為中心，進(jìn)行工作。等到關(guān)鍵用戶的需求滿足了，再來對其他的作業(yè)進(jìn)行優(yōu)化。這主要是因?yàn)楦鱾€(gè)用戶的需求總會(huì)有沖突。當(dāng)有沖突的時(shí)候，那么該以哪個(gè)需求為主呢？若沒有確認(rèn)關(guān)鍵用戶，則這個(gè)就缺乏了評判的標(biāo)準(zhǔn)。很明顯，這會(huì)給信息化項(xiàng)目帶來很大的負(fù)面作用。
　　另外一點(diǎn)就是，在信息化項(xiàng)目開始的時(shí)候，需要對企業(yè)用戶進(jìn)行深入徹底的調(diào)研。若要在調(diào)研過程中，去征求每個(gè)用戶的想法，做到面面俱到，往往是不可能的。因?yàn)榻o這項(xiàng)工作的時(shí)間往往是有限的。就像ERP這么大型的信息化項(xiàng)目，其花在需求調(diào)研工作上的時(shí)間，考|試/大也不會(huì)太久，一半也就一兩個(gè)星期。要在這么短的時(shí)間內(nèi)，掌握企業(yè)的需求，往往是件不可能完成的任務(wù)。為此，CIO只有先確定關(guān)鍵用戶。
　　然后從關(guān)鍵用戶入手，掌握他們的需求。最好在有時(shí)間的情況下，再兼顧其他用戶的需求。只有如此，CIO才能夠抓住信息化項(xiàng)目實(shí)施過程中的主要矛盾。為后續(xù)項(xiàng)目的展開，收集盡量寶貴的信息，為后續(xù)項(xiàng)目鋪平道路。