項目管理九大知識體系：采購管理

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眾所周知，公司的根本目標是追求利潤最大化。增加利潤的方法之一就是增加銷售額。假設(shè)某公司購進50000元的原材料，加工成本為50000元，若銷售利潤為10000元，需實現(xiàn)銷售額110000元。如果將銷售利潤提高到15000元而利潤率不變，那么銷售額就需實現(xiàn)165000元。這意味著公司的銷售能力必須提高50%，這是非常困難的。還有一種方法也可實現(xiàn)，假定加工成本不變，可以通過有效的采購管理使原材料只花費45000元，節(jié)余的5000元就直接轉(zhuǎn)化為利潤，從而在110000元的銷售額上把利潤提高到15000元。
　　上面的案例說明了良好的采購將直接增加公司利潤和價值，有利于公司在市場競爭中贏得優(yōu)勢。采購管理涉及內(nèi)容繁雜，本文主要從制定采購計劃、采購過程管理、采購成本分析、采購安全和保密等方面對采購管理加以探討。
　　制定采購計劃
　　1、制造、采購分析
　　一般而言，在采購之前首先要做制造、采購分析，以決定是否要采購、怎樣采購、采購什么、采購多少以及何時采購等。
　　在制造、采購分析中，主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進行分析比較，并決定是否從單一的供應(yīng)商或從多個供應(yīng)商采購所需的全部或部分貨物和服務(wù)，或者不從外部采購而自行制造。
　　2、合同類型的選擇
　　當決定需要采購時，合同類型的選擇成為買賣雙方關(guān)注的焦點，因為不同的合同類型決定了風(fēng)險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風(fēng)險放在賣方，同時維護對項目經(jīng)濟、高效執(zhí)行的獎勵；賣方的目標是把風(fēng)險降到最低，同時使利潤最大化。常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形，買方可根據(jù)具體情況進行選擇。一般來說，其適用情況如下：
　　成本加成本百分比（CPPC）合同：由于不利于控制成本，目前很少采用。
　　成本加固定費用（CPFF）合同：適合于研發(fā)項目。
　　成本加獎勵費（CPIF）合同：主要用于長期的、硬件開發(fā)和試驗要求多的合同。
　　固定價格加獎勵費用（FPI）合同：長期的高價值合同。
　　固定總價（FFP）合同：買方易于控制總成本，風(fēng)險最?。毁u方風(fēng)險最大而潛在利潤可能最大，因而最常用。
　　3、采購計劃編制
　　根據(jù)制造、采購分析的結(jié)果和所選擇的合同類型編制采購計劃，說明如何對采購過程進行管理。具體包括：合同類型、組織采購的人員、管理潛在的供應(yīng)商、編制采購文檔、制定評價標準等。
　　根據(jù)項目需要，采購管理計劃可以是正式、詳細的，也可以是非正式、概括的。
　　采購過程管理
　　1、詢價（Solicitation）
　　詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認（SourceQualification）。獲取信息的渠道有：招標公告、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應(yīng)商目錄、約定專家擬定可能的供應(yīng)商名單等。通過詢價獲得供應(yīng)商的投標建議書。
　　2、供方選擇（SourceSelection）
　　這個階段根據(jù)既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：
　　合同談判：雙方澄清見解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”。
　　加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。
　　篩選方法：為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。
　　獨立估算：采購組織自己編制“標底”，作為與賣方的建議比較的參考點。
　　一般情況下，要求參與競爭的承包商不得低于三個。選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。
　　3、合同管理
　　合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調(diào)。
　　1）授權(quán)承包商在適當?shù)臅r間進行工作。
　　2）監(jiān)控承包商成本、進度計劃和技術(shù)績效。
　　3）檢查和核實分包商產(chǎn)品的質(zhì)量。
　　4）變更控制，以保證變更能得到適當?shù)呐鷾剩⒈ＷC所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。
　　5）根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進度和費用支付的聯(lián)系。
　　6）采購審計。
　　7）正式驗收和合同歸檔。