采購管理之將項目管理引入IT預(yù)算

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據(jù)有關(guān)方面預(yù)測09制造業(yè)嚴(yán)峻的經(jīng)營環(huán)境不會有所緩解，因此企業(yè)對IT預(yù)算也提出了更高的要求，當(dāng)然一味的壓縮預(yù)算，并不是出路，況且IT部門的主管大多明白，一旦預(yù)算確定，預(yù)算外再申請資金，可謂難上加難。企業(yè)老總面對CIO精心準(zhǔn)備預(yù)算清單，會追問每一項開支的必要和合理性，若沒有充分的準(zhǔn)備，預(yù)算自然是無法通過。筆者09年的預(yù)算略作調(diào)整后，即順利通過了各級領(lǐng)導(dǎo)的審核，以下是筆者做預(yù)算的心得，從以下八個方面分享給大家：
　　第一、了解項目生命周期與控制力曲線的意義；
　　第二、預(yù)算的原罪假設(shè)；
　　第三、依照聚焦，聚焦，再聚焦的2/8原則選擇合適的項目安排預(yù)算；
　　第四、預(yù)算的計劃是重點(diǎn)，但不是關(guān)鍵，需要在不同階段不斷完善預(yù)算的細(xì)節(jié)；
　　第五、做好預(yù)算工作的分解，以便提高預(yù)算的準(zhǔn)確度；
　　第六、預(yù)算的范圍（目的、交付成果等）一旦確定，不能隨意更改；
　　第七、控制好風(fēng)險；
　　第八、建立預(yù)算工作的團(tuán)隊，并完善其團(tuán)隊文化。
　　項目生命期與控制力曲線
　　第一、了解項目生命期與控制力曲線的意義
　　開始階段要控制好，中間要及時調(diào)整，最后要執(zhí)行好。
　　從項目生命期與控制力曲線可以清晰的看到，在開始階段控制最好，需要花費(fèi)的成本也很低，中間階段資源投入最多，后面階段控制力最弱，一旦在后期才發(fā)現(xiàn)問題，考|試/大企業(yè)就會面臨項目失敗的風(fēng)險，資產(chǎn)沉沒就在所難免。
　　因此最重要的階段在啟動與計劃階段，以便做好預(yù)防措施。
　　第二、預(yù)算的原罪假設(shè)
　　先假設(shè)所有預(yù)算的項目都是無利的，需要各業(yè)務(wù)部門配合，找到證據(jù)，證明預(yù)算的確是有利的。
　　第三、依照聚焦，聚焦，再聚焦的2/8原則選擇合適的項目安排預(yù)算
　　每個部門都會提出一大串的預(yù)算需求，也各自有自己的理由，讓人難以取舍。
　　組織大家認(rèn)真學(xué)習(xí)公司經(jīng)營方針、收集客戶之聲、企業(yè)之聲、收集企業(yè)的歷史資料、分析市場機(jī)會、分析技術(shù)的發(fā)展前景、分析企業(yè)生產(chǎn)管理的變革、分析企業(yè)資源分配情況、投入產(chǎn)出分析。
　　有了以上數(shù)據(jù)，采用流程圖分析、SWOT分析（態(tài)勢分析法）、SMART原則等工具,明確企業(yè)與客戶的需求、找出目前主要的問題，需要那些預(yù)算來解決問題。
　　SWOT分析法還可以導(dǎo)出四種對策：SO戰(zhàn)略(依靠內(nèi)部優(yōu)勢;利用外部機(jī)會)、WO戰(zhàn)略(克服內(nèi)部劣勢;利用外部優(yōu)勢)、ST戰(zhàn)略(依靠內(nèi)部優(yōu)勢;回避外部威脅)、WT戰(zhàn)略(克服內(nèi)部劣勢;回避外部威脅)
　　SMART原則：“S”是明確的（Specific）“M”是可衡量的（Measurable）"A"是可操作的(Attainable)“R”是相關(guān)的（Relevant）"T"是有時限的（Time-defined）大家一起來看看那個預(yù)算對公司的貢獻(xiàn)最大，就選擇哪個預(yù)算編入正式預(yù)算。
　　第四、預(yù)算的計劃是重點(diǎn)，但不是關(guān)鍵，需要在不同階段不斷完善預(yù)算的細(xì)節(jié)
　　無論做多好的計劃，但總是沒有變化快，因此，做預(yù)算不是需要多精準(zhǔn)，而是正確，考|試/大容許有一定浮動，并符合公司整體發(fā)展要求。
　　在具體執(zhí)行的時候，要注意分析當(dāng)前的情況，并及時通報各相關(guān)部門人員，共同做好應(yīng)變措施，并調(diào)整相關(guān)預(yù)算項目。
　　第五、做好預(yù)算工作的分解，以便提高預(yù)算的準(zhǔn)確度
　　每個預(yù)算涉及那些人、設(shè)備、無形資產(chǎn)等，需要找有能力的人進(jìn)行分解，每種資源對應(yīng)需要多少費(fèi)用，一一列明，并交具備相應(yīng)權(quán)利與責(zé)任的人進(jìn)行審核，以確保預(yù)算總金額在合理范圍內(nèi)波動。
　　第六、預(yù)算的范圍（目的、交付成果等）一旦確定，不能隨意更改
　　范圍定義是否恰當(dāng)，關(guān)系到項目成敗?！胺差A(yù)算范圍定義草率者，其項目最終成本較高在意料之中，因?yàn)椴豢杀苊獾淖兏鼘⒋騺y項目節(jié)奏、造成返工、延長項目工期、降低勞動生產(chǎn)率、挫傷員工的積極性”
　　預(yù)算范圍定義是將主要可交付成果進(jìn)一步分解為較小、較易管理的組成部分，其目的是：
　　–提高資源成本估算的準(zhǔn)確性。
　　–確定績效量度與控制的基準(zhǔn)。
　　–便于提出明確的職責(zé)分派，責(zé)任到人
　　由于預(yù)算的分解是針對范圍進(jìn)行的，一旦調(diào)整預(yù)算的范圍，那么費(fèi)用就有機(jī)會出現(xiàn)很大的波動?？紎試/大確實(shí)有需要調(diào)整預(yù)算范圍時，需要得到方方面面的許可，特別是財務(wù)主管與公司相關(guān)負(fù)責(zé)人的許可。
　　第七、控制好風(fēng)險
　　•遇到風(fēng)險問題才去尋求辦法，不是最好的應(yīng)對手段–最好的方法是是提前消除還未產(chǎn)生影響的風(fēng)險
　　•不能100%的排除風(fēng)險，但100%識別出風(fēng)險是有可能的
　　•做好應(yīng)對措施，提高處理風(fēng)險問題的效率
　　首先是識別風(fēng)險
　　識別風(fēng)險要做好以下工作：
　　–確定那些風(fēng)險會影響預(yù)算的執(zhí)行,并將其記載成文。
　　–參加風(fēng)險識別的人通常應(yīng)盡可能包括以下人員：風(fēng)險管理班子、公司其他領(lǐng)域?qū)＜?、顧客、最終用戶、外請專家。
　　–風(fēng)險識別是一項反復(fù)過程，第一次可以由關(guān)鍵人員進(jìn)行。第二次可以邀請關(guān)鍵用戶與利害干系人參與，以后可以不定期從各渠道收集后進(jìn)行分析。
　　–風(fēng)險一旦識別出來，往往可以制定簡單而有效的風(fēng)險應(yīng)對措施，并將其付諸實(shí)施。
　　–不忽略任何細(xì)小問題的反饋。任何風(fēng)險都是有征兆的，人自身的素質(zhì)和責(zé)任心，對反饋的任何信息進(jìn)行迅速有效的觀察、研究、分析、處理，確保風(fēng)險得到有效解除
　　其次是對風(fēng)險進(jìn)行定性、定量分析，特別是定量的分析。風(fēng)險定量分析過程的目的是對每項風(fēng)險的發(fā)生概率及其對項目目標(biāo)的影響，考|試/大以及項目整體風(fēng)險的程度進(jìn)行數(shù)值分析，達(dá)到以下具體目的：
　　–確定實(shí)現(xiàn)具體項目目標(biāo)的概率。
　　–量化項目蒙受風(fēng)險的程度，并確定所需成本的大小并安排所需的應(yīng)急儲備。
　　–通過量化各項風(fēng)險對項目總體風(fēng)險的影響，確定應(yīng)特別重視的風(fēng)險。
　　–確定實(shí)現(xiàn)的成本、進(jìn)度或范圍目標(biāo)。
　　最后是如何處置風(fēng)險
　　回避改變項目計劃，以排除風(fēng)險或條件，或者保護(hù)項目目標(biāo)，使其不受到影響。縮小范圍、增加資源、增加時間、避免創(chuàng)新、使用實(shí)力強(qiáng)勁的供應(yīng)商等
　　轉(zhuǎn)嫁通過合同將風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁出去，或通過分包將風(fēng)險分散、或通過轉(zhuǎn)移責(zé)任人，轉(zhuǎn)移風(fēng)險
　　減輕增加成本、或降低質(zhì)量，以減輕風(fēng)險產(chǎn)生的概率
　　接受為可能的風(fēng)險準(zhǔn)備資金、資源、時間、質(zhì)量的彈性要求
　　第八、建立預(yù)算工作的團(tuán)隊，并完善其團(tuán)隊文化
　　團(tuán)隊文化是通過共同的規(guī)范、信仰、價值觀將團(tuán)隊成員聯(lián)系在一起，對事物產(chǎn)生共同理解的系統(tǒng)。團(tuán)隊文化反映了團(tuán)隊的個性，與人的個性一樣，團(tuán)隊文化能使我們預(yù)算團(tuán)隊成員的態(tài)度和行為，使其與其他團(tuán)隊區(qū)別開來。人們從事項目工作，團(tuán)隊文化就是他們工作的意義，以及在工作與生活中履行各自項目責(zé)任時所應(yīng)遵循的原則和標(biāo)準(zhǔn)。歐洲項目管理認(rèn)為：項目的關(guān)鍵在人，項目管理的關(guān)鍵在項目團(tuán)隊文化這兩個關(guān)鍵都與人有關(guān)，核心在文化。
　　好的項目團(tuán)隊文化管理，具備以下特點(diǎn)：
　　–執(zhí)行力強(qiáng)
　　–相互信任
　　–項目成員具備良好的行為準(zhǔn)則，有統(tǒng)一的形象特征
　　–團(tuán)結(jié)了一切需要團(tuán)結(jié)的力量
　　–能夠依靠團(tuán)隊克服個人難于逾越的困難
　　–團(tuán)隊毅力堅強(qiáng)，工作有信心、有動力，能長期保持戰(zhàn)斗力
　　–項目團(tuán)隊人員具有幸福、健康、高效三大特點(diǎn)
　　項目團(tuán)隊文化重要程度
　　項目團(tuán)隊文化是項目成功的基礎(chǔ)，一旦預(yù)算出現(xiàn)問題，出現(xiàn)失控或巨大偏差，可以停止學(xué)習(xí)、停止項目業(yè)務(wù)上的工作，來分析項目團(tuán)隊文化是否有問題，并重建新的項目團(tuán)隊文化，因此，項目團(tuán)隊文化是預(yù)算管理中最重要的環(huán)節(jié)。
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