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項目管理知識:項目采購管理4
詢價計劃包括準(zhǔn)備詢價中所需的單證文件(documents)
12.2.1 詢價計劃輸入(input to solicitation planning)
1. 采購管理計劃。采購管理計劃在12.1.3.1部分討論
2. 工作明細(xì)表(在12.1.3.2討論)
.3 其他計劃輸出。其他計劃輸出(參見12.1.1.5),當(dāng)它們被考慮為采購計劃的一部分時,它們有可能被修改,當(dāng)它們被認(rèn)為是詢價的一部分時,也可能再被修改。特別指出,詢價計劃應(yīng)與項目進(jìn)度十分協(xié)調(diào)。
12.2.2 詢價計劃的工具和方法(tools and techniques for solicitation planning)
1. 標(biāo)準(zhǔn)表格(standard forms)。標(biāo)準(zhǔn)表格可包括標(biāo)準(zhǔn)合同(standard contracts)、標(biāo)準(zhǔn)采購項目說明(standard descriptions of procurement items)、全部或部分標(biāo)準(zhǔn)投標(biāo)文件(standardized versions of all or part of the needed bid documents)(見12.2.3.1)。進(jìn)行大量采購的組織應(yīng)使大部分單證文件標(biāo)準(zhǔn)化。
2. 專家意見。專家意見在12.1.2.2部分討論。
12.2.3 詢價計劃的輸出(outputs from solicitation planning)
1. 采購單證文件(procurement documents)。采購單證文件被用來引誘潛在的賣方提出建議(proposals)。術(shù)語"標(biāo)書"(bid)和"報價單"(quotation)一般用在渠道選擇采用價格導(dǎo)向(price-driven)時候(如商業(yè)采購)。至于術(shù)語"意見"(proposal)一般用在技術(shù)或方法(technical skill or approach)等非資金因素(non-financial consideration)最重要的時候(如購買專業(yè)服務(wù))。然而這些術(shù)語經(jīng)常在使用中互換,因而不要想當(dāng)然的認(rèn)為術(shù)語按其暗含的意思使用。不同采購單證文件的通用名稱包括:投標(biāo)邀請函(invitation for bid)、意見請求書(request for proposal)、報價單請求書(request for quotation)、磋商邀請函(invitation for negotiation)和合同方回函(contractor initial response)等。
采購單證文件應(yīng)使用合理的結(jié)構(gòu),這樣做能促進(jìn)從賣方得到明確和完整的答復(fù)。采購單證文件應(yīng)包括相關(guān)的工作明細(xì)表,對賣方答復(fù)形式的規(guī)定和必要的合同條款(例如格式合同,不得泄露商業(yè)秘密條款)。
采購單證文件部分或全部內(nèi)容的結(jié)構(gòu)要符合法令,特別是政府機(jī)構(gòu)的合同。采購單證文件應(yīng)要有足夠的嚴(yán)謹(jǐn)以確保賣方的答復(fù)準(zhǔn)確完整。但也要有一定夠的彈性從而允許賣方提出滿足需求的更好的建議。
2. 評估標(biāo)準(zhǔn)(evaluation of criteria)。評估標(biāo)準(zhǔn)用以給建議評價和打分。標(biāo)準(zhǔn)可是主觀的(例如,項目經(jīng)理應(yīng)具有項目管理專業(yè)證書)或客觀的(例如項目經(jīng)理應(yīng)具有管理相似項目的經(jīng)驗)評估標(biāo)準(zhǔn)往往是采購單證文件的一部分。
如果采購項目已經(jīng)存在于一些可接受的渠道中,評估標(biāo)準(zhǔn)可限于采購價格(采購價格包括采購項目的成本和采購費用)。如采購項目還不存在,那么應(yīng)制定其他標(biāo)準(zhǔn)以形成一個完整的評價制度。例如:
對需求的理解--可由賣方建議看出。
總周期成本或生命周期成本(overall or life cycle cost)--選出的賣方是否能生產(chǎn)出最低成本(采購成本加上經(jīng)營成本)?
技術(shù)水平(technical capability)--賣方是否具有,或是否有理由相信賣方得獲得需要的技術(shù)和知識?
管理方式(management approach)--賣方擁有,或有理由相信賣方擁有一套確保項目成功的管理程序?
資金(financial capacity)--賣方是否擁有,或是否有理由相信賣方獲得所需資金。
3. 工作明細(xì)表的修訂(statement of work updates)。工作明細(xì)表在12.1.3.2部分討論。一份或多份工作明細(xì)表的修訂應(yīng)在詢價計劃期間確定。
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