航班信息顯示系統(tǒng)之溝通管理——信息系統(tǒng)項目管理師論文系列

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　　[摘要]泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　2011年9月，我作為項目經理參與了XX市機場航班信息顯示系統(tǒng)項目。航班信息顯示系統(tǒng)(以下簡稱航顯系統(tǒng))作為旅客獲取航班信息的主要渠道之一，在機場有著舉足輕重的作用，具有嚴格的安全、時實高效和可靠性等要求。該項目是該機場新航站樓建設投運工作的重頭戲之一，注資670萬元，工期10個月，重點實現(xiàn)以下目標：1接收并過濾ADB(機場集成信息數(shù)據(jù)庫)的航班信息，發(fā)送至終端LED或TFT-LCD上顯示。2提供OPS控制終端給部分關鍵用戶。通過OPS可以對航班數(shù)據(jù)進行手動修改，滿足航班顯示需求。本文結合作者項目實踐，以此項目為例討論項目的溝通管理。我根據(jù)溝通管理理論，結合項目實際，通過編制詳細的溝通管理計劃;及時全面的信息分發(fā);制定項目的績效報告;做好項目干系人管理等工作對項目進行溝通管理，保障項目順利進行。系統(tǒng)在新航站樓投運前如期上線，投運后運行狀況良好，獲得一致好評。泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　[正文]泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　2011年9月，我作為項目經理參與了某市機場航顯系統(tǒng)項目管理。該系統(tǒng)的主要功能是：接收ADB發(fā)送的航班信息，通過高速的計算機網絡和各種先進的信息顯示設備，LED屏、TFT-LCD顯示設備等，向過往旅客和機場工作人員及時、準確地發(fā)布動態(tài)航班信息。航班信息包括：當日航班計劃、航班動態(tài)、資源分配信息(柜臺分配信息、登機口信息、機位信息、行李提取信息)等。操作系統(tǒng)為REDHAT5.4,數(shù)據(jù)庫為ORACLE 10G，中間件為IBM MQ,開發(fā)語言為JAVA。提供專用的數(shù)據(jù)訪問引擎RDB，以實現(xiàn)高效快速的標準SQL操作界面。采用1臺國際上先進的高配置全冗余小型機(Stratus)做為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫服務器,共享IIS提供的SAN存儲，形成集群。數(shù)據(jù)庫服務器有包括ADB LINK 在內的52個接口。ADB LINK——對從ADB獲取的航班數(shù)據(jù)進行處理，將數(shù)據(jù)存儲到數(shù)據(jù)庫中，供其他接口調用。3臺國際上先進的PC服務器(HP DL380)做應用服務器，實現(xiàn)負載均衡，實現(xiàn)航班數(shù)據(jù)到航顯屏上的顯示。服務器設備采用全冗余設計，當其中某個服務器的硬件發(fā)生故障時，可以通過硬件容錯處理，從而保障系統(tǒng)不間斷運行。泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　溝通管理是項目管理中一個重要部分，一個項目失敗的原因80%~90%是因為甲乙雙方在溝通上出了問題。在長期的項目管理實踐中，我意識到溝通也是需要成本的。本項目我使用了微軟Project 2010作為輔助工具，通過編制詳細的溝通管理計劃;及時全面的信息分發(fā);制定項目的績效報告;做好項目干系人管理等工作對項目進行溝通管理，保障項目工作有條不紊地進行。泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　一、編制詳細的溝通管理計劃泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　制定溝通管理計劃的目的是為了明確項目干系人的溝通需求并定義溝通的方法。根據(jù)美特卡伏定律，溝通渠道的數(shù)目=N(N-1)/2，N為溝通人員的數(shù)量。溝通渠道的數(shù)量隨著溝通人數(shù)的增長而急劇增長。航顯系統(tǒng)項目干系人較多，包括機場高層領導，地服、安檢人員等，這就需要我明確溝通人員和其接受的信息。編制溝通計劃的一個關鍵是項目干系人分析。為了做好干系人分析，我在項目啟動階段召開頭腦風暴會議，列出項目干系人名單，根據(jù)溝通內外有別等原則確定了各干系人的溝通策略。比如機場高層領導A某，是本項目的發(fā)起人之一，需要在項目中及時給他遞送項目的進展情況，以獲取他對我以及整個項目的信任。機場信息部部長B某對系統(tǒng)的關鍵事項很關注，航顯系統(tǒng)的關鍵事項都要和他討論并聽取其意見。而公司的高層主管C某更關注于航顯系統(tǒng)的進展情況，成本花費情況，我每周都要向他匯報上述內容。我利用項目范圍說明書，項目管理計劃等，結合項目干系人分析制定了項目溝通計劃，用它指導項目的溝通管理。泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　二、及時全面的信息分發(fā)泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　按照溝通計劃，我通過工作會議、郵件、電話等方式為項目干系人及時提供航顯系統(tǒng)的相關信息。對于內部的項目團隊成員，我利用公司內部的網絡交流平臺作為輔助溝通手段，每周也通過周例會的方式進行溝通。向項目干系人進行信息分發(fā)的時候，我充分注重溝通的技巧。和機場集成系統(tǒng)的對接，接口的調試，既是關鍵活動又是項目的薄弱環(huán)節(jié)。此類復雜重要的活動，容易造成溝通困難，過多使用專業(yè)術語等問題，形成與部分項目干系人的溝通障礙。為此我和機場干系人分享了其他機場航顯系統(tǒng)的案例;同時讓機場干系人安排集成系統(tǒng)有關知識的培訓，以這些方式來掃除溝通的障礙。泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　作為項目經理，我深知“只報喜不報憂”對系統(tǒng)研發(fā)的危害極大。項目前期我根據(jù)進度情況進行趨勢分析時，意識到要按工期完成項目有可能人力不足，我向公司領導和機場提交了系統(tǒng)各項參數(shù)，反映了這一情況，最后成功說服公司增派了經驗豐富的人員，保障項目繼續(xù)順利執(zhí)行。泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　三、制定項目的績效報告club

　　制定績效報告主要是為了定時進行工作的匯報。每周五我要求項目組成員通過公司OA提交本周工作匯報，內容包括本周完成的工作和下周任務計劃。每個小組成員都要對自己的總結報告負責。這些信息都會匯總成每周《工作匯報》在OA上給予展示，并將電子版發(fā)給機場對接人查閱，聽取其反饋意見。我結合《工作匯報》召開評審會議，檢查進展情況、用掙值管理EMV分析偏差并制定糾偏措施，以此制作項目的績效報告。通過績效報告，項目干系人可以獲得項目在特定時間的進展、資源的使用情況等信息。

　　制定績效報告的時候，我還使用了微軟PROJECT 2010軟件。Project 2010為制定績效報告提供了很多模板。比如“總覽報表”為管理高層提供了他們希望看到的航顯系統(tǒng)每周概況信息。而“成本報表”提供了項目現(xiàn)金流等信息。我通過及時完成和提交績效報告，使項目團隊成員和項目關系人隨時掌握項目情況，保證項目順利實施。泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)

　　四、做好項目干系人管理bbs

　　項目干系人管理是指滿足項目干系人的需求并解決項目干系人間的問題。由于航顯系統(tǒng)項目干系人眾多，各干系人出于自身利益的考慮，均會對項目施加壓力和影響，企圖使項目向自己有利的方向發(fā)展，由此產生了許多矛盾和沖突。為了緩和并解決這些沖突，平衡各方利益是解決問題的關鍵。項目前期機場干系人對航顯系統(tǒng)三豎屏要的顯示內容存在分歧。值機人員希望三聯(lián)屏強調值機信息，方便旅客辦理值機手續(xù);而安檢人員更關注于飛機的起飛時間，以提醒旅客及時通過安檢。邀請干系人進行面對面的會議對于解決此類沖突很有幫助。會議上我通過軟件模擬了各干系人的頁面顯示方案，通過不斷討論，使項目干系人對三聯(lián)屏的顯示內容達成共識，解決了問題。泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)