建筑施工企業(yè)信息化改造初探

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    前言：

    隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化及我國的入世，我國經(jīng)濟(jì)目前正處于持續(xù)快速增長階段，作為國民經(jīng)濟(jì)第二產(chǎn)業(yè)的建筑業(yè)也獲得了前所未有的發(fā)展時機(jī)，隨著科技水平的提高，無論是建筑材料產(chǎn)品還是建筑施工技術(shù)，都取得了長足的發(fā)展，相比之下，我們施工企業(yè)的建筑施工管理水平卻沒有得到相應(yīng)的提高并在很大程度上限制了企業(yè)自身的發(fā)展。

    “管理出效益”這句口號已經(jīng)被眾多的企業(yè)管理者接受并切實的執(zhí)行，然而，鑒于目前我國大多數(shù)建筑施工企業(yè)的管理水平和從業(yè)人員的素質(zhì)，很多管理措施在實踐中難以得到忠實的貫徹執(zhí)行，導(dǎo)致大多數(shù)的管理規(guī)章形同虛設(shè)，不規(guī)范的管理流程比比皆是，造成了施工企業(yè)管理業(yè)務(wù)流程混亂、瑣碎、費時費力，企業(yè)內(nèi)部上下級之間、部門內(nèi)部溝通不暢、信息遲滯，進(jìn)而造成工程資料管理混亂、材料管理帳目不清、效率低下，最終導(dǎo)致工程施工成本升高、企業(yè)利潤降低、企業(yè)的核心競爭力下降等局面。

    對于建筑施工企業(yè)而言，企業(yè)的核心競爭力=嚴(yán)密的成本控制體系+完善的質(zhì)量保證體系+完善的服務(wù)+科學(xué)的管理制度。只有不斷提高企業(yè)自身的核心競爭力，才能滿足客戶的不同需求并爭取更大的市場份額。

    建筑施工行業(yè)面臨的市場競爭不僅來自國內(nèi)，而且還來自技術(shù)和資金均占有很大優(yōu)勢的國外同行。隨著電子技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)的提高和普及，信息化已經(jīng)是大勢所趨，只有迅速提升施工企業(yè)的信息化水平，并通過信息化拉動施工企業(yè)向智能型和管理型企業(yè)轉(zhuǎn)化，才能使企業(yè)在激烈的市場競爭中取勝。為此，如何利用信息技術(shù)提高企業(yè)自身的管理水平、規(guī)范管理業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)管理效率和生產(chǎn)效率，實現(xiàn)提升企業(yè)核心競爭力的目標(biāo)，正在成為眾多建筑施工企業(yè)關(guān)注的熱點。目前，由我國政府牽頭組織實施的電子辦公、電子政務(wù)、金橋工程、金卡工程已經(jīng)普及多年并取得了相當(dāng)不錯的成果和良好的社會效應(yīng)，使企業(yè)的信息化改造成為可能。

    在此，本文結(jié)合筆者所在項目部的信息化改造經(jīng)驗，討論如何利用信息化技術(shù)優(yōu)化采購業(yè)務(wù)流程以降低建筑施工成本的問題。

    正文：

    建筑材料采購在建筑施工成本中所占比例甚大，所以，每個施工企業(yè)都非常關(guān)注材料采購，并把控制材料采購成本作為企業(yè)管理的主要目標(biāo)之一，并為此都作了很多相關(guān)規(guī)定以對整個采購流程進(jìn)行控制，但是效果卻不甚明顯。建筑施工企業(yè)要降低建筑施工成本，不外乎有幾個途徑：

    一，材料采購渠道多元化，材料采購渠道透明化，材料庫存管理實時化；

    二，提高企業(yè)的施工技術(shù)水平，不斷應(yīng)用新產(chǎn)品、新技術(shù)；

    三，全面提高企業(yè)的管理水平，對企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行優(yōu)化組合，實現(xiàn)用最少的人員實現(xiàn)最大的效益。

    眾所周知，建筑施工是一個系統(tǒng)工程，建筑材料所包含的種類多，內(nèi)容繁雜，新型材料還在如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)。根據(jù)作業(yè)方式，建筑材料一般分為采購材料和租賃材料兩大類，兩類材料的業(yè)務(wù)流程完全不同，所以，這兩項內(nèi)容一般都會有不同的人員專門管理負(fù)責(zé)。傳統(tǒng)的材料采購流程一般是由項目部材料計劃人員根據(jù)工程施工進(jìn)展情況制定出材料計劃單，將材料計劃單下達(dá)給材料采購人員，由材料采購人員進(jìn)行市場詢價對比后采購，再由專門的材料管理員入庫，然后再按照傳統(tǒng)手工方法分別進(jìn)行分類造冊登記。在這個過程中，材料計劃人員下達(dá)計劃單時，無法與在用的預(yù)算軟件關(guān)聯(lián)匹配，材料計劃的制定不易實現(xiàn)及時準(zhǔn)確，而采購計劃一旦進(jìn)行了修改，與采購人員之間的信息溝通不暢則會直接導(dǎo)致材料采購錯誤造成成本升高；材料采購人員接到采購計劃單后，一般會先在公司核準(zhǔn)的的合格供應(yīng)商名單內(nèi)或與自己長期合作的供應(yīng)商中進(jìn)行選擇并聯(lián)系采購，時間上通常不允許采購員和其他可能的供應(yīng)商聯(lián)系以進(jìn)一步了解市場行情，所以，材料采購環(huán)節(jié)中包含的成本過高的風(fēng)險很大；材料采購收貨后，會有專門的庫管員進(jìn)行登記造冊，目前，絕大多數(shù)施工企業(yè)還在沿用傳統(tǒng)的手工記帳手段，基于傳統(tǒng)的手工登帳手段，材料管理員很難對材料進(jìn)行快速查詢和管理，項目部的材料計劃人員、采購人員也無法及時獲得材料的庫存信息，傳統(tǒng)的手工登帳手段往往不便于統(tǒng)計分析，容易造成信息溝通不暢、效率低下，同時不易實現(xiàn)材料采購環(huán)節(jié)中的計劃準(zhǔn)確、采購及時、統(tǒng)計方便的基本要求。

    筆者作為建筑行業(yè)的一名管理人員，從事建筑行業(yè)已有多年，對于建筑施工企業(yè)管理中的問題深有體會。根據(jù)筆者所在地的近200家工程施工企業(yè)的調(diào)查中，發(fā)現(xiàn)83％的企業(yè)現(xiàn)場施工的成本管理是“手工記賬”；5％是“計算機(jī)辦公軟件輔助進(jìn)行”；2％的企業(yè)居然“沒有管成本的人”；10％左右是“承包”給別人的。從以上的調(diào)查看，工程施工企業(yè)普遍比較關(guān)心材料機(jī)械消耗的費用問題。該問題在施工中是最重要的，但又是最難控制的。施工現(xiàn)場消耗材料種類成千上萬，手工記賬不能進(jìn)行分析、核算。結(jié)果造成項目結(jié)束后，到底用了多少材料和機(jī)械誰都搞不清。預(yù)算中是贏利的工程，往往到了結(jié)算就變得無利潤了。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層為此大傷腦筋，究其原因，對現(xiàn)場的監(jiān)督不夠是主要的因素，當(dāng)然也有人為因素的干擾。有一點需要指出，對于現(xiàn)場管理這么重要的環(huán)節(jié)，集采購、倉儲、領(lǐng)出、工地消耗于一體的計算機(jī)管理系統(tǒng)還沒有得到應(yīng)用。工程施工歷來都把進(jìn)度作為第一要點來抓，也就是按時完成工程是最重要的。但要提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，光講進(jìn)度顯然是不夠的，成本的控制才是體現(xiàn)效益的標(biāo)志。所以隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的逐步成熟，許多施工企業(yè)已經(jīng)意識到成本控制的重要性。

    2002年8月，為了一次性解決在建筑材料采購管理中存在的上述問題，筆者所在經(jīng)理部購買了北京普道華天計算機(jī)技術(shù)有限公司開發(fā)的《華天1.0版材料管理軟件》，使用近半年來，使用效果良好，筆者結(jié)合自己的使用心得體會和建筑施工管理中的一些問題，與大家在這里一起討論計算機(jī)在建筑企業(yè)管理信息化中的應(yīng)用。

    我項目部在使用材料管理軟件之前，器材部門材料記帳全部采用手工模式，即手工完成填寫入庫單、登記材料臺帳、填寫出庫單等工作。建筑材料品種多數(shù)量大供應(yīng)商復(fù)雜，器材部門的工作量非常大，往往不能及時準(zhǔn)確的進(jìn)行庫存材料統(tǒng)計，極易造成材料采購混亂；另外，由于建筑市場競爭非常激烈，大多數(shù)建筑施工企業(yè)或多或少的存在墊資行為，建筑企業(yè)往往迫不得已讓自己的材料供應(yīng)商共同分擔(dān)這部分經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，這部分材料外欠款的管理一直是困擾建筑施工企業(yè)的一個老大難問題，在每次付款前，我項目部器材管理人員不得不進(jìn)行單據(jù)核驗和付款歷史查詢以確保無誤，直接造成工作效率低下。

    為徹底解決上述問題，我項目部決定引入計算機(jī)進(jìn)行工作管理，結(jié)合項目部的一些實際情況，決定分步實施信息化改造，首先在器材管理工作中進(jìn)行應(yīng)用試點，先引入計算機(jī)管理的概念和基本模式，在所有人員對其都認(rèn)識接受后，再根據(jù)軟件應(yīng)用情況和人員培訓(xùn)情況決定把計算機(jī)管理全面引入項目部的具體時間。

    決定在器材工作中先行引入計算機(jī)管理后，項目部對器材工作的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了詳細(xì)分析，提出了軟件的詳細(xì)的功能要求和具體的特殊要求，并擬定了詳細(xì)的實施步驟。當(dāng)時提出的功能要求大致如下：

    軟件應(yīng)不改變目前施工單位的業(yè)務(wù)流程，并盡量考慮到施工單位目前的人員素質(zhì)水平，做到易學(xué)易用。

    軟件設(shè)計應(yīng)比較專業(yè)，符合使用者的傳統(tǒng)使用習(xí)慣

    軟件應(yīng)該可以對施工單位的管理流程進(jìn)行一定的優(yōu)化

    鑒于建筑材料品種繁雜，最好可以有比較全的材料庫，免去器材部門的手工輸入之苦

    可以實現(xiàn)按照供應(yīng)商、時間段、明細(xì)材料等條件進(jìn)行倉庫流水帳管理、出入庫管理、外欠材料款管理等工作

    可以方便器材采購人員了解市場行情

    提出大致的軟件功能要求后，筆者在北京軟件市場的倉庫／材料管理軟件進(jìn)行了了解，先后對用友財務(wù)、金蝶財務(wù)、管家婆、華天材料軟件、速達(dá)財務(wù)軟件、勝新庫管王、夢龍材料管理、建龍材料管理等十幾個產(chǎn)品進(jìn)行了考察試用，最終確定了北京普道華天計算機(jī)技術(shù)有限公司開發(fā)的《華天1.0版建筑材料管理軟件》。

    普道華天公司的《華天1.0版建筑材料管理軟件》包括十個功能模塊，分別是： 基礎(chǔ)資料信息管理、系統(tǒng)設(shè)置、材料采購、材料租賃、材料領(lǐng)用、庫存盤點、材料送檢、報表中心、系統(tǒng)查詢、系統(tǒng)幫助。該軟件以材料采購、入庫和收發(fā)為中心展開，覆蓋了從材料計劃制定到材料、采購訂單發(fā)出、采購收貨、采購付款、付款審批、材料收發(fā)、庫存管理、報表生成等基本業(yè)務(wù)流程。軟件按照建筑施工單位的傳統(tǒng)習(xí)慣內(nèi)置了絕大部分建筑材料明細(xì)，極大的減輕了材料管理人員的手工輸入部分工作，而且因為是在傳統(tǒng)習(xí)慣基礎(chǔ)上進(jìn)行了優(yōu)化分類，使得材料管理更趨科學(xué)；該軟件提供的北京建筑材料供應(yīng)商的名錄查詢，非常便于我項目部材料采購人員進(jìn)行市場詢價比較，為降低采購成本提供了可能；非常值得一提的是軟件提供的采購材料送檢流程功能，該功能允許材料人員可以進(jìn)行材料送檢批次的設(shè)定，一旦采購材料達(dá)到預(yù)設(shè)的送檢標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)就自動提示材料人員應(yīng)進(jìn)行送檢，并可以通過與北京市各大實驗室軟件的軟件接口非常方便的進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，在很大程度上簡化了實驗數(shù)據(jù)的傳遞。該軟件的上述功能設(shè)置基本可以滿足我部門的使用要求，最終我項目部決定采用這套軟件。

    該軟件在筆者所在的項目部應(yīng)用將近半年來，使用效果良好，在資金運用、材料管理上效果明顯，不合理庫存大大下降，采購成本顯著降低，提升了項目部的辦公效率，非常受項目部材料人員歡迎。筆者所在項目部的器材部門因為工作出色，獲得了公司“2002年十佳器材管理”榮譽(yù)稱號。

    在打算采用計算機(jī)進(jìn)行項目部管理之初，筆者鑒于項目部人員的基本素質(zhì)和計算機(jī)操作水平，決定先從項目部的器材部門開始著手，先引入計算機(jī)管理的概念和基本模式，在所有人員對其都認(rèn)識接受后再慢慢推廣到項目部的其他管理內(nèi)容當(dāng)中。經(jīng)過半年的適應(yīng)，該模式已經(jīng)被普遍接受并且頗受好評，項目部決定開始著手進(jìn)行項目部的辦公自動化系統(tǒng)的實施，目前正在與北京普道華天公司合作，討論該公司《華天1.0版施工企業(yè)辦公系統(tǒng)》的實施可能性。

    筆者認(rèn)為，對施工企業(yè)進(jìn)行信息化改造是大勢所趨，是提升企業(yè)核心競爭力的有效手段。近半年的使用經(jīng)驗說明，信息化改造的成功與否，取決于企業(yè)自身對信息化改造的決心和認(rèn)識程度，取決于信息化改造委托實施單位的行業(yè)經(jīng)驗是否足夠豐富，取決于企業(yè)內(nèi)部員工的認(rèn)識是否統(tǒng)一，取決于企業(yè)對內(nèi)部員工的不斷培訓(xùn)。企業(yè)信息化改造是一個長期的系統(tǒng)工程，根據(jù)企業(yè)自身的基礎(chǔ)條件選擇一條適合于自己的特色化的信息化道路，是企業(yè)信息化改造成敗的關(guān)鍵。

    伴隨著INTERNET走進(jìn)千家萬戶以及知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，21世紀(jì)的建筑管理和工程項目管理必將走向信息化管理，建筑企業(yè)間的競爭也越來越依賴于信息技術(shù)。面對我國建筑管理的現(xiàn)狀和我國即將加入WTO的現(xiàn)實，加速信息化、網(wǎng)絡(luò)化，既是時代對建筑業(yè)的要求，也是我國建筑業(yè)與國際接軌的重要手段。因此，我們要圍繞建筑業(yè)的總體發(fā)展目標(biāo)，積極推進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展和信息化的進(jìn)程，促進(jìn)建筑管理工作和建筑業(yè)的健康發(fā)展。

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——中國新興建設(shè)開發(fā)總公司第七公司 王磐 泛普軟件-建筑工程項目管理系統(tǒng)
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