項目管理溝通：信息交流計劃

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不管你是否喜歡，溝通是任何一個項目之中最重要的成分。絕大多數(shù)項目的成功，不管是由一個專門的項目團隊還是一個跨部門的團隊來運作，都取決于至關(guān)重要的溝通技能和技巧。很有趣的是，所有我所采訪過的IT項目和開發(fā)經(jīng)理都認(rèn)同：溝通和人際之間的互動可以成就或是毀掉一個項目。

我們有時會忘記項目溝通指的是在項目工作中激發(fā)動力，領(lǐng)導(dǎo)，委派工作并向所有的股權(quán)持有人進行匯報時所做出的特定的行為和技巧。一旦項目開工之后，項目經(jīng)理就需要建立三個溝通渠道（見圖A）。管理并改善這些溝通渠道可以顯著地提高你成功的幾率。

Figure A

成功交流的關(guān)鍵是保證信息流向正確的方向

溝通影響著工作的績效，因此，如果你想有一個高績效的團隊來做這個項目，你就需要確立有效的溝通來確保你能得到好的結(jié)果。缺少了良好的溝通渠道，項目則很可能會失敗。成功的項目經(jīng)理都典型地具有良好的溝通技巧，這里包括能夠有效地給出工作內(nèi)容，傾聽反饋并采取行動，在團隊成員之間培養(yǎng)融洽的氣氛。

加強項目溝通

有效的溝通計劃將會：

●促進團隊的發(fā)展：適當(dāng)?shù)臏贤ù_實能夠為項目團隊的合作提供基礎(chǔ)并使他們理解工作目標(biāo)和任務(wù)，好的溝通就意味著好的績效。

●應(yīng)用于整個軟件開發(fā)過程：從確定用戶的要求到產(chǎn)品的實現(xiàn)，恰當(dāng)?shù)臏贤ㄓ媱澘梢詭椭械捻椖砍鲑Y人了解什么樣的溝通渠道會被用于這個項目之上，工作匯報的人員，頻率和類型以及項目會議的形式。

●輕松地對出資人更新信息：經(jīng)常性的溝通將會使得出資人保持與項目的聯(lián)系。

●實現(xiàn)項目文件的減少：從項目一開始就實行有效的溝通措施，你就可以看到項目文件的減少。

制定計劃來解決關(guān)鍵性事務(wù)

我的CIO最近讓我估計一下我們的最關(guān)鍵的一個電子商務(wù)項目是如何發(fā)生問題的?？焖僭u定顯示了導(dǎo)致這個項目失敗的原因來自于糟糕的溝通?？蛻魧τ陧椖抗芾淼姆绞椒浅５牟粷M意，客戶在表達他的不滿時說道，“所有的項目經(jīng)理都要來問我或是直接來找我，其實這個問題早就可以解決?！贝送馑麄冞€抱怨項目狀況匯報的不足和項目不能按照客戶所需要的方式提供應(yīng)用軟件，他們收到了最初的開工文件和一些電子郵件，但僅僅就是這些，而并沒有后續(xù)跟進會議的開展，客戶沒有任何方式來對工作進展保持跟蹤。客戶抱怨他們幾乎從沒見過來自項目工程的人員而一直無法搞清到底發(fā)生了什么。

而項目經(jīng)理則表示問題在于開發(fā)人員沒有能夠恰當(dāng)?shù)亻_發(fā)出應(yīng)用軟件，因此使得他不得不去“玩火”。然而，我們的公司失去了一個很有價值的客戶，使得項目團隊的成員很不愉快，并導(dǎo)致了項目的失敗。CIO后來說，“這可不是我想要聽到的，為什么沒有人告訴我這是怎么回事？”一個有效的溝通計劃本可以幫助避免這些問題的出現(xiàn)的。

有效地改善溝通

項目工作的溝通并不總是看起來那么容易，但它卻是一個工作基礎(chǔ)，你可以利用它來建構(gòu)你的團隊，顯示你的領(lǐng)導(dǎo)能力并提供及時的項目指導(dǎo)。表A中給出的是一些項目/開發(fā)經(jīng)理們可以利用的溝通工具。

你需要從基礎(chǔ)出發(fā)來決定使用那個工具來補救糟糕的項目工作溝通情況。當(dāng)信息輸入之后無法得到輸出時，溝通實際上就是封閉的。這在一部分團隊成員能夠訪問到一些確切的信息其他成員不能的情況下會出現(xiàn)溝通封閉。項目經(jīng)理或是開發(fā)部門經(jīng)理的關(guān)鍵性職責(zé)就是提供定期的信息反饋，例如狀況匯報，事務(wù)日志，會議記錄或是一個發(fā)表項目工作信息的網(wǎng)址。你應(yīng)該提供一個項目信息庫來避免團隊中出現(xiàn)錯誤的溝通和混亂。

另一方面，你應(yīng)該確保你給項目的出資人提供了正確的信息，而不是給他們提供過量的不相關(guān)的或是重復(fù)性的信息。優(yōu)秀的項目經(jīng)理知道如何計劃他們的溝通工作，了解每一個團隊成員需要什么類型的信息，并在項目工作中采用了很廣泛的溝通方式。

在溝通過程中達到平衡

我經(jīng)常會想到項目經(jīng)理在最初的項目開工會議上給出資人留下的極大的期望。經(jīng)理說道，“我的大門永遠(yuǎn)向你們敞開”或是“我將給你提供所有你所需要的信息”。但是，一個星期之后，事情就完全不同了。這里的關(guān)鍵因素就是項目經(jīng)理應(yīng)該促進項目的溝通并鼓勵公開，允許團隊成員獲得正確的信息來完成他們的任務(wù)。你如何才能有效地管理溝通呢？這里是一些可以導(dǎo)致項目失敗的警報信號：

●微觀管理項目的所有事務(wù)：項目經(jīng)理設(shè)計了一個1,000行代碼的項目計劃并以一種難以置信的詳細(xì)推動自己和團隊完成每一個工作任務(wù)。這種類型的項目經(jīng)理過于涉及工作的細(xì)節(jié)問題，而實際上這樣做的結(jié)果是抑制了整個的溝通過程。整個團隊很快意識到經(jīng)理掌管著項目工作，他們不能說得太多，更嚴(yán)重的是，他們甚至想離開這個項目。這種管理方式會導(dǎo)致不信任和挫折感。項目經(jīng)理通常只是以“基于需要”的基礎(chǔ)來發(fā)布一些信息，而結(jié)果是團隊變得缺乏創(chuàng)造性或是不愿意提出一些好主意。記住項目經(jīng)理需要培養(yǎng)更加公開和透明的溝通交流。

●過多的溝通：過多的溝通會抑制工作完成的數(shù)量。和每一個人分享所有的書局和信息是這種類型的經(jīng)理的標(biāo)志。團隊成員都積極地講出他們的想法，分享他們的痛苦，而最終一周40小時的工作時間會變得更長，這些都?xì)w因于過多的溝通。這里的問題在于由于技術(shù)上的難題而導(dǎo)致工作停滯時，項目經(jīng)理要使項目工作重新回到正軌上來將會十分困難，這就是由于溝通的癱瘓所造成的。

在一個項目團隊的溝通工作中需要達到正確的平衡。這里的重要因素涉及對項目的管理方式的溝通，包括信息是如何在項目之中流入和流出的。你還應(yīng)該有一個簡明和清晰的溝通計劃來明確項目的職責(zé)和你所使用的溝通方式。

溝通計劃

電視系列劇星際迷航很好地體現(xiàn)了這個溝通計劃的理念。星際艦隊的成員都遵從“主要指示”，一個溝通渠道的使用，狀態(tài)匯報，職責(zé)等的計劃方案。在這里項目溝通計劃是與其相同的。這個計劃之中應(yīng)該包括下面的溝通信息：

在這篇項目溝通的入門介紹里面，我給你介紹了在項目工作中的有效溝通的基本內(nèi)容。這不僅可以為你的項目建構(gòu)一個溝通藍圖，而且你還可以有效地對信息進行分析并通過恰當(dāng)?shù)拿浇閷⑵浒l(fā)布。