項(xiàng)目管理溝通：信息交流計(jì)劃

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不管你是否喜歡，溝通是任何一個(gè)項(xiàng)目之中最重要的成分。絕大多數(shù)項(xiàng)目的成功，不管是由一個(gè)專門的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還是一個(gè)跨部門的團(tuán)隊(duì)來運(yùn)作，都取決于至關(guān)重要的溝通技能和技巧。很有趣的是，所有我所采訪過的IT項(xiàng)目和開發(fā)經(jīng)理都認(rèn)同：溝通和人際之間的互動(dòng)可以成就或是毀掉一個(gè)項(xiàng)目。

我們有時(shí)會(huì)忘記項(xiàng)目溝通指的是在項(xiàng)目工作中激發(fā)動(dòng)力，領(lǐng)導(dǎo)，委派工作并向所有的股權(quán)持有人進(jìn)行匯報(bào)時(shí)所做出的特定的行為和技巧。一旦項(xiàng)目開工之后，項(xiàng)目經(jīng)理就需要建立三個(gè)溝通渠道（見圖A）。管理并改善這些溝通渠道可以顯著地提高你成功的幾率。

Figure A

成功交流的關(guān)鍵是保證信息流向正確的方向

溝通影響著工作的績(jī)效，因此，如果你想有一個(gè)高績(jī)效的團(tuán)隊(duì)來做這個(gè)項(xiàng)目，你就需要確立有效的溝通來確保你能得到好的結(jié)果。缺少了良好的溝通渠道，項(xiàng)目則很可能會(huì)失敗。成功的項(xiàng)目經(jīng)理都典型地具有良好的溝通技巧，這里包括能夠有效地給出工作內(nèi)容，傾聽反饋并采取行動(dòng)，在團(tuán)隊(duì)成員之間培養(yǎng)融洽的氣氛。

加強(qiáng)項(xiàng)目溝通

有效的溝通計(jì)劃將會(huì)：

●促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的發(fā)展：適當(dāng)?shù)臏贤ù_實(shí)能夠?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)的合作提供基礎(chǔ)并使他們理解工作目標(biāo)和任務(wù)，好的溝通就意味著好的績(jī)效。

●應(yīng)用于整個(gè)軟件開發(fā)過程：從確定用戶的要求到產(chǎn)品的實(shí)現(xiàn)，恰當(dāng)?shù)臏贤ㄓ?jì)劃可以幫助所有的項(xiàng)目出資人了解什么樣的溝通渠道會(huì)被用于這個(gè)項(xiàng)目之上，工作匯報(bào)的人員，頻率和類型以及項(xiàng)目會(huì)議的形式。

●輕松地對(duì)出資人更新信息：經(jīng)常性的溝通將會(huì)使得出資人保持與項(xiàng)目的聯(lián)系。

●實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的減少：從項(xiàng)目一開始就實(shí)行有效的溝通措施，你就可以看到項(xiàng)目文件的減少。

制定計(jì)劃來解決關(guān)鍵性事務(wù)

我的CIO最近讓我估計(jì)一下我們的最關(guān)鍵的一個(gè)電子商務(wù)項(xiàng)目是如何發(fā)生問題的?？焖僭u(píng)定顯示了導(dǎo)致這個(gè)項(xiàng)目失敗的原因來自于糟糕的溝通。客戶對(duì)于項(xiàng)目管理的方式非常的不滿意，客戶在表達(dá)他的不滿時(shí)說道，“所有的項(xiàng)目經(jīng)理都要來問我或是直接來找我，其實(shí)這個(gè)問題早就可以解決。”此外他們還抱怨項(xiàng)目狀況匯報(bào)的不足和項(xiàng)目不能按照客戶所需要的方式提供應(yīng)用軟件，他們收到了最初的開工文件和一些電子郵件，但僅僅就是這些，而并沒有后續(xù)跟進(jìn)會(huì)議的開展，客戶沒有任何方式來對(duì)工作進(jìn)展保持跟蹤?？蛻舯г顾麄儙缀鯊臎]見過來自項(xiàng)目工程的人員而一直無法搞清到底發(fā)生了什么。

而項(xiàng)目經(jīng)理則表示問題在于開發(fā)人員沒有能夠恰當(dāng)?shù)亻_發(fā)出應(yīng)用軟件，因此使得他不得不去“玩火”。然而，我們的公司失去了一個(gè)很有價(jià)值的客戶，使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員很不愉快，并導(dǎo)致了項(xiàng)目的失敗。CIO后來說，“這可不是我想要聽到的，為什么沒有人告訴我這是怎么回事？”一個(gè)有效的溝通計(jì)劃本可以幫助避免這些問題的出現(xiàn)的。

有效地改善溝通

項(xiàng)目工作的溝通并不總是看起來那么容易，但它卻是一個(gè)工作基礎(chǔ)，你可以利用它來建構(gòu)你的團(tuán)隊(duì)，顯示你的領(lǐng)導(dǎo)能力并提供及時(shí)的項(xiàng)目指導(dǎo)。表A中給出的是一些項(xiàng)目/開發(fā)經(jīng)理們可以利用的溝通工具。

你需要從基礎(chǔ)出發(fā)來決定使用那個(gè)工具來補(bǔ)救糟糕的項(xiàng)目工作溝通情況。當(dāng)信息輸入之后無法得到輸出時(shí)，溝通實(shí)際上就是封閉的。這在一部分團(tuán)隊(duì)成員能夠訪問到一些確切的信息其他成員不能的情況下會(huì)出現(xiàn)溝通封閉。項(xiàng)目經(jīng)理或是開發(fā)部門經(jīng)理的關(guān)鍵性職責(zé)就是提供定期的信息反饋，例如狀況匯報(bào)，事務(wù)日志，會(huì)議記錄或是一個(gè)發(fā)表項(xiàng)目工作信息的網(wǎng)址。你應(yīng)該提供一個(gè)項(xiàng)目信息庫來避免團(tuán)隊(duì)中出現(xiàn)錯(cuò)誤的溝通和混亂。

另一方面，你應(yīng)該確保你給項(xiàng)目的出資人提供了正確的信息，而不是給他們提供過量的不相關(guān)的或是重復(fù)性的信息。優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理知道如何計(jì)劃他們的溝通工作，了解每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員需要什么類型的信息，并在項(xiàng)目工作中采用了很廣泛的溝通方式。

在溝通過程中達(dá)到平衡

我經(jīng)常會(huì)想到項(xiàng)目經(jīng)理在最初的項(xiàng)目開工會(huì)議上給出資人留下的極大的期望。經(jīng)理說道，“我的大門永遠(yuǎn)向你們敞開”或是“我將給你提供所有你所需要的信息”。但是，一個(gè)星期之后，事情就完全不同了。這里的關(guān)鍵因素就是項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該促進(jìn)項(xiàng)目的溝通并鼓勵(lì)公開，允許團(tuán)隊(duì)成員獲得正確的信息來完成他們的任務(wù)。你如何才能有效地管理溝通呢？這里是一些可以導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的警報(bào)信號(hào)：

●微觀管理項(xiàng)目的所有事務(wù)：項(xiàng)目經(jīng)理設(shè)計(jì)了一個(gè)1,000行代碼的項(xiàng)目計(jì)劃并以一種難以置信的詳細(xì)推動(dòng)自己和團(tuán)隊(duì)完成每一個(gè)工作任務(wù)。這種類型的項(xiàng)目經(jīng)理過于涉及工作的細(xì)節(jié)問題，而實(shí)際上這樣做的結(jié)果是抑制了整個(gè)的溝通過程。整個(gè)團(tuán)隊(duì)很快意識(shí)到經(jīng)理掌管著項(xiàng)目工作，他們不能說得太多，更嚴(yán)重的是，他們甚至想離開這個(gè)項(xiàng)目。這種管理方式會(huì)導(dǎo)致不信任和挫折感。項(xiàng)目經(jīng)理通常只是以“基于需要”的基礎(chǔ)來發(fā)布一些信息，而結(jié)果是團(tuán)隊(duì)變得缺乏創(chuàng)造性或是不愿意提出一些好主意。記住項(xiàng)目經(jīng)理需要培養(yǎng)更加公開和透明的溝通交流。

●過多的溝通：過多的溝通會(huì)抑制工作完成的數(shù)量。和每一個(gè)人分享所有的書局和信息是這種類型的經(jīng)理的標(biāo)志。團(tuán)隊(duì)成員都積極地講出他們的想法，分享他們的痛苦，而最終一周40小時(shí)的工作時(shí)間會(huì)變得更長(zhǎng)，這些都?xì)w因于過多的溝通。這里的問題在于由于技術(shù)上的難題而導(dǎo)致工作停滯時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理要使項(xiàng)目工作重新回到正軌上來將會(huì)十分困難，這就是由于溝通的癱瘓所造成的。

在一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通工作中需要達(dá)到正確的平衡。這里的重要因素涉及對(duì)項(xiàng)目的管理方式的溝通，包括信息是如何在項(xiàng)目之中流入和流出的。你還應(yīng)該有一個(gè)簡(jiǎn)明和清晰的溝通計(jì)劃來明確項(xiàng)目的職責(zé)和你所使用的溝通方式。

溝通計(jì)劃

電視系列劇星際迷航很好地體現(xiàn)了這個(gè)溝通計(jì)劃的理念。星際艦隊(duì)的成員都遵從“主要指示”，一個(gè)溝通渠道的使用，狀態(tài)匯報(bào)，職責(zé)等的計(jì)劃方案。在這里項(xiàng)目溝通計(jì)劃是與其相同的。這個(gè)計(jì)劃之中應(yīng)該包括下面的溝通信息：

在這篇項(xiàng)目溝通的入門介紹里面，我給你介紹了在項(xiàng)目工作中的有效溝通的基本內(nèi)容。這不僅可以為你的項(xiàng)目建構(gòu)一個(gè)溝通藍(lán)圖，而且你還可以有效地對(duì)信息進(jìn)行分析并通過恰當(dāng)?shù)拿浇閷⑵浒l(fā)布。