項目組織與管理考點(diǎn)：工程項目溝通概念

溝通就是信息的交流，是人際（或組織）之間傳遞和交流信息的過程。在工程項目管理中工程項目相關(guān)各方通過信息的交流和傳遞進(jìn)行溝通，建立人的思想和信息之間的聯(lián)系。溝通是工程項目管理的重要內(nèi)容，它包括為了確保工程項目信息的合理收集和傳輸，保證相互動作協(xié)調(diào)的一系列過程。

項目所有各方的溝通可概括為兩大類：項目團(tuán)隊內(nèi)部的溝通和與團(tuán)隊外部管理層和顧客進(jìn)行的溝通。

（一）項目團(tuán)隊內(nèi)部的溝通

項目團(tuán)隊成員有四種主要的溝通要求：

（1）責(zé)任。每一個項目成員都需要非常確切地知道他負(fù)責(zé)的是項目的哪一部分，與其他部分有哪些關(guān)聯(lián)。在明確任務(wù)分工時，要進(jìn)行以下溝通：①解釋工作成果要求。一定要確保人們明確地知道他們應(yīng)達(dá)成的工作成果，包括所有評判的標(biāo)準(zhǔn)。②明確所期望付出的努力以及工作期限。可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)圖很好地解釋個人的工作怎樣配合整個項目。③盡可能告知他們可能遇到的困難以及所需要的特別信息，為他們走向成功做好準(zhǔn)備。④當(dāng)面進(jìn)行工作任務(wù)的分配交接，留出充足酌時間進(jìn)行答疑和討論。

（2）協(xié)作。在項目實(shí)施過程中，參與項目建設(shè)的各方相互依賴、相互協(xié)作、相互影響，通過實(shí)施過程的溝通使相關(guān)各方有效地協(xié)調(diào)工作，確保項目目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

（3）決策要求。要通過溝通使項目成員知道由顧客、項目主辦者和管理者所做出的與項目實(shí)施及其業(yè)務(wù)環(huán)境相關(guān)的所有決策，從而與相關(guān)決策保持高度一致性。

（4）項目進(jìn)展情況。要通過溝通使項目成員了解項目進(jìn)展情況并跟上項目的進(jìn)展。同時，如果項目經(jīng)理能安排時間會見團(tuán)隊中的每一位成員，了解他們的個人工作進(jìn)展情況，以及他們所面臨的問題，那么就能促使他們更有成效地工作。

為了使項目按既定的軌道運(yùn)作，需要定期召開會議以共享信息并做出相應(yīng)決策。項目情況會議依賴于一種共同參與的管理風(fēng)格，它建立在團(tuán)隊成員對項目計劃共同參與的基礎(chǔ)上。一次富有成效的項目情況會議可以滿足項目團(tuán)隊內(nèi)的多種溝通需求，為項目管理人員提供如下機(jī)會：①提升團(tuán)隊凝聚力；②將來自團(tuán)隊外部的有關(guān)項目進(jìn)展信息通報給大家；③發(fā)現(xiàn)潛在問題或就共同問題的解決方法進(jìn)行溝通；④確保整個團(tuán)隊共同分擔(dān)責(zé)任以達(dá)成所有的項目目標(biāo)。

（二）與管理層和顧客進(jìn)行溝通

成功的項目管理人員可以滿足利害關(guān)系者的期望，在所有應(yīng)得到滿足的利害關(guān)系者中，管理層和顧客應(yīng)排在名單的最前面。項目管理人員應(yīng)該考慮如何將信息傳遞給管理層和顧客。

（1）誰需要哪些信息，原因是什么；

（2）他們需要信息的詳細(xì)程度如何，需要的頻率是多少；

（3）當(dāng)與管理層和顧客溝通時，你的目標(biāo)是什么，達(dá)成目標(biāo)的最好媒介是什么。

對上述問題做出回答將有助于你和這些重要利害相關(guān)者的溝通，從他們那里獲得及時的決策和支持。與管理層和顧客就困難進(jìn)行溝通的最好方式就是，把事實(shí)呈現(xiàn)給他們。當(dāng)項目延期或超出預(yù)算時，問題發(fā)現(xiàn)得越早就越容易解決。

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