范圍管理：需求管理與范圍管理的差異性分析

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　　1　引言

　　隨著中國(guó)信息化的發(fā)展,中國(guó)的信息化已經(jīng)走過了近30年。在應(yīng)用軟件工程開發(fā)過程中,存在著需求管理和范圍管理的誤區(qū),導(dǎo)致了有些項(xiàng)目需求不斷變更、工期延遲、投資超支等情況。這些主要由范圍管理和需求管理不到位造成,而目前雖然人們?cè)絹碓襟w會(huì)到需求管理和范圍管理的重要性,但需求和范圍管理經(jīng)驗(yàn)的缺乏卻還是讓人們不知所措。作者將從需求管理和范圍管理入手,描述它們的區(qū)別和聯(lián)系,具體介紹范圍管理的方法。

　　2　需求管理

　　“需求”指的是由項(xiàng)目接受的或項(xiàng)目產(chǎn)生的產(chǎn)品和產(chǎn)品構(gòu)件需求,包括由組織征集的對(duì)項(xiàng)目的需求。這種需求既有技術(shù)性的,也有非技術(shù)性的?！靶枨蠊芾怼?RequirementsManagement,REQM)的目的是確保各方對(duì)需求的一致理解;管理和控制需求的變更;從需求到最終產(chǎn)品的雙向跟蹤。

　　需求管理流程主要包括6大部分:制定需求管理計(jì)劃、求得對(duì)需求的理解、求得對(duì)需求的承諾、管理需求變更、維護(hù)對(duì)需求的雙向跟蹤性、識(shí)別項(xiàng)目工作與需求之間的不一致性。具體內(nèi)容如下:

　　2. 1　制定需求管理計(jì)劃

　　需求管理計(jì)劃的主要內(nèi)容包括確定需求管理軟硬件資源、需求跟蹤性矩陣、需求變更請(qǐng)求表等。由項(xiàng)目經(jīng)理審批該計(jì)劃。制定需求管理計(jì)劃,以便于需求管理人員按計(jì)劃地開展需求管理工作,并保持需求管理工作的一致性。

　　2. 2　求得對(duì)需求的理解

　　設(shè)法理解需求提供者提出的這些需求的含義,實(shí)際就是我們所說的“確認(rèn)需求”活動(dòng)。隨著項(xiàng)目的成熟和各項(xiàng)需求的派生,所有各項(xiàng)活動(dòng)或工程學(xué)科都要接受相應(yīng)的需求。為了避免這些需求漫無邊際地外延或“遺漏”,要建立一些準(zhǔn)則,以便指明接受需求的適當(dāng)?shù)那阑蛘絹碓础?/P>

　　2. 3　求得對(duì)需求的承諾

　　它實(shí)現(xiàn)從各個(gè)項(xiàng)目參加者處求得對(duì)需求的承諾。即使某個(gè)實(shí)踐以前實(shí)現(xiàn)過與需求提供者對(duì)需求的共識(shí),但是現(xiàn)在實(shí)施這個(gè)實(shí)踐時(shí),還是要在那些必須進(jìn)行各項(xiàng)為實(shí)現(xiàn)這些需求所需的活動(dòng)人員之間達(dá)成一致和建立承諾。

　　2. 4　管理需求變更

　　它實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)需求在項(xiàng)目推進(jìn)期間發(fā)生演變的同時(shí),對(duì)需求的變更進(jìn)行管理。在項(xiàng)目推進(jìn)期間,需求會(huì)由于各種各樣原因而發(fā)生變更。隨著原來的需要發(fā)生變化和工作的推進(jìn),將會(huì)產(chǎn)生一些附加的需求,因此必然要對(duì)現(xiàn)行的需求做出相應(yīng)的變更。有效地管理這些需求和需求變更相當(dāng)重要。有必要了解每個(gè)需求的來源,并且做出變更理由的文件。

　　2. 5　維護(hù)對(duì)需求的雙向跟蹤性

　　它的目的在于維護(hù)對(duì)每個(gè)產(chǎn)品分解層的雙向跟蹤性。這種雙向跟蹤性有助于確定是否所有來源需求都完全得到處理,是否所有的低層需求都可以跟蹤到有效的來源。

　　2. 6　識(shí)別項(xiàng)目工作與需求之間的不一致

　　它的目的在于發(fā)現(xiàn)需求與項(xiàng)目計(jì)劃和工作產(chǎn)品之間的不一致,并且啟動(dòng)糾正措施。

　　3　范圍管理

　　項(xiàng)目范圍管理,包括為成功完成項(xiàng)目所需要的一系列過程,以確保項(xiàng)目包含且僅僅只包含項(xiàng)目所必須完成的工作。范圍管理首先要定義和控制在項(xiàng)目?jī)?nèi)包括什么、不包括什么。

　　這些過程之間及其與其他領(lǐng)域的過程之間彼此互相影響。根據(jù)項(xiàng)目需要,每個(gè)過程可能會(huì)需要一個(gè)或多個(gè)個(gè)體或團(tuán)體的努力。一般來說,在每個(gè)項(xiàng)目階段,每個(gè)過程通常至少發(fā)生一次。

　　一般來說,范圍分為產(chǎn)品范圍和項(xiàng)目范圍。產(chǎn)品范圍是指表示產(chǎn)品或服務(wù)的特性和功能。項(xiàng)目范圍是指為了完成具有所規(guī)定特征和功能的產(chǎn)品必須完成的工作。項(xiàng)目范圍是否完成以項(xiàng)目管理計(jì)劃作為衡量標(biāo)準(zhǔn),而產(chǎn)品范圍是否完成以產(chǎn)品需求作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。兩種范圍管理需要很好地集成起來,以確保項(xiàng)目工作能產(chǎn)生所規(guī)定的產(chǎn)品并準(zhǔn)時(shí)交付。

　　項(xiàng)目范圍管理不僅是讓項(xiàng)目管理和實(shí)施人員知道為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成哪些具體的工作,還要清楚項(xiàng)目相關(guān)各方在每項(xiàng)工作中清晰的分工界面和責(zé)任。詳細(xì)、清楚地界定分工界面和責(zé)任,不但利于項(xiàng)目實(shí)施中的變更管理和推進(jìn)項(xiàng)目發(fā)展,減少責(zé)任不清的事情發(fā)生,也便于項(xiàng)目結(jié)束時(shí)項(xiàng)目范圍清晰的確認(rèn)。

　　確認(rèn)項(xiàng)目范圍對(duì)項(xiàng)目管理而言有如下意義:

　　1)清楚了項(xiàng)目的具體工作范圍和具體工作內(nèi)容,為控制費(fèi)用、準(zhǔn)確估算時(shí)間和資源性打下基礎(chǔ)。

　　2)項(xiàng)目范圍是確定要完成哪些具體工作,項(xiàng)目范圍管理和控制是項(xiàng)目管理計(jì)劃的一部分,也是項(xiàng)目各項(xiàng)計(jì)劃的基礎(chǔ),因此項(xiàng)目范圍計(jì)劃編制是確定項(xiàng)目進(jìn)度測(cè)量和控制的基準(zhǔn)。

　　3)項(xiàng)目范圍的確定就是確定了項(xiàng)目的具體工作任務(wù),這樣有助于清楚地劃分責(zé)任和分派任務(wù),為進(jìn)一步安排工作和任務(wù)打下了基礎(chǔ)。

　　對(duì)于項(xiàng)目管理者而言,只清楚項(xiàng)目范圍的含義還是不夠的,最重要的是正確、清楚地定義項(xiàng)目范圍,如果項(xiàng)目的范圍確定得不好,直接關(guān)系到項(xiàng)目工作內(nèi)容的意外變更,有可能造成最終項(xiàng)目費(fèi)用提高、進(jìn)度嚴(yán)重延遲,偏離了原定項(xiàng)目目標(biāo),影響了整個(gè)項(xiàng)目發(fā)展和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的積極性。

　　需求開發(fā)、需求管理、范圍管理的區(qū)別和聯(lián)系主要如下:

　　1)首先通過需求開發(fā)來獲取項(xiàng)目的需求,在此基礎(chǔ)上確定項(xiàng)目的范圍、進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理。

　　2)對(duì)于項(xiàng)目需求,可以根據(jù)需求的緊急重要程度、項(xiàng)目本身和項(xiàng)目雙方的實(shí)際情況,分步或分期滿足。確定每期應(yīng)滿足的需求后,本期的范圍管理就有了基礎(chǔ)。

　　3)需求管理處理需求的變更,需求的變更同時(shí)會(huì)引起項(xiàng)目范圍的變更。

　　4　范圍管理的過程

　　范圍管理的過程包括范圍計(jì)劃編制、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、范圍確認(rèn)、范圍控制,具體描述如下:

　　4. 1　范圍計(jì)劃編制

　　定義和管理項(xiàng)目范圍影響到整個(gè)項(xiàng)自的成功與否。每個(gè)項(xiàng)目要求在工具、數(shù)據(jù)源、方法論、過程和程序以及一些其他因素間取得穩(wěn)妥的平衡性,以此確保在項(xiàng)目范圍管理活動(dòng)上所做的努力與項(xiàng)目的規(guī)模、復(fù)雜性和重要性相符。如:一個(gè)重要的項(xiàng)目需要做正式的、仔細(xì)的和時(shí)間性強(qiáng)的范圍計(jì)劃。常規(guī)項(xiàng)目則很少需要文檔和詳細(xì)審查。項(xiàng)目管理小組為范圍管理計(jì)劃決策編寫文檔。范圍管理計(jì)劃是一個(gè)計(jì)劃工具,用以描述該團(tuán)隊(duì)如何定義項(xiàng)目范圍,制訂詳細(xì)的范圍說明書,定義和編制工作分解結(jié)構(gòu),驗(yàn)證和控制范圍。

　　項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)在編制計(jì)劃時(shí),需要聯(lián)系實(shí)際工作考慮限制或制約自己行動(dòng)的各種因素。如,準(zhǔn)備采取的行動(dòng)是否有可能違背本組織的既定方針,某些活動(dòng)之間是否存在必然的聯(lián)系等。

　　4. 2　范圍定義

　　在初步項(xiàng)目范圍說明書中已文檔化的主要的可交付物、假設(shè)和約束條件的基礎(chǔ)上準(zhǔn)備詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說明書,是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。在項(xiàng)目規(guī)劃中,知道了更多的項(xiàng)目信息,項(xiàng)目范圍應(yīng)被更詳細(xì)地進(jìn)行描述。應(yīng)檢查假設(shè)和約束條件的完整性,并根據(jù)需要增加必要的補(bǔ)充假設(shè)和約束條件。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和其他對(duì)項(xiàng)目范圍有不同見解的項(xiàng)目干系人,可以基于此履行和準(zhǔn)備項(xiàng)目分析。

　　4. 3　創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)

　　工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)是面向可交付物的項(xiàng)目元素的層次分解,它組織并定義了整個(gè)項(xiàng)目范圍。WBS是一個(gè)詳細(xì)的項(xiàng)目范圍說明的表示法,詳細(xì)描述了項(xiàng)目所要完成的工作。WBS的組成元素有助于項(xiàng)目干系人檢查項(xiàng)目的最終產(chǎn)品。WBS的最低層元素是能夠被評(píng)估的、安排進(jìn)度的和被跟蹤的。工作分解結(jié)構(gòu)是組織管理工作的主要依據(jù),是項(xiàng)目管理工作的基礎(chǔ)。這些項(xiàng)目管理工作包括:定義工作范圍,定義項(xiàng)目組織,設(shè)定項(xiàng)目產(chǎn)品的質(zhì)量和規(guī)格,估算和控制費(fèi)用,估算時(shí)間周期和安排進(jìn)度。因此,從某種程度上講,工作結(jié)構(gòu)分解的過程就是為項(xiàng)目搭建管理骨架的過程。

　　4. 4　范圍確認(rèn)

　　范圍確認(rèn)是項(xiàng)目干系人(發(fā)起人、客戶和顧客等)正式接受已完成的項(xiàng)目范圍的過程。范圍確認(rèn)需要審查可交付物和工作成果,以保證項(xiàng)目中所有工作都能準(zhǔn)確、滿意地完成。項(xiàng)目范圍確認(rèn)應(yīng)該是貫穿項(xiàng)目的始終,從WBS的確認(rèn)(或合同中具體分工界面的確認(rèn)),到項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)范圍的檢驗(yàn)。如果項(xiàng)目被提前終止,范圍確認(rèn)過程應(yīng)以書面文件的形式把它的完成情況記錄下來。范圍確認(rèn)與質(zhì)量控制不同,范圍確認(rèn)是有關(guān)工作結(jié)果的接受問題,而質(zhì)量控制是有關(guān)工作結(jié)果正確性的審核。這些過程一般并行,以確保可接受性和正確性。

　　4. 5　范圍控制

　　范圍控制涉及到以下內(nèi)容:影響范圍變更的因素,確保所有被請(qǐng)求的變更按照項(xiàng)目綜合變更控制處理,范圍變更發(fā)生時(shí)管理實(shí)際的變更。范圍控制與其他控制過程完全結(jié)合。未控制的變更經(jīng)常被看做范圍溢出。變更應(yīng)當(dāng)被視作不可避免的,因此要頒布一些類型的變更控制過程。

　　項(xiàng)目范圍的變化,在實(shí)際項(xiàng)目中經(jīng)常發(fā)生,因此對(duì)項(xiàng)目范圍的變更控制和管理,是當(dāng)前項(xiàng)目管理控制中的重點(diǎn)工作之一。很明顯的例子,由于多方面原因?qū)е马?xiàng)目的需求無法及時(shí)確定,項(xiàng)目范圍后期變更太多、成本壓力過大,使得很多研發(fā)項(xiàng)目和應(yīng)用項(xiàng)目以失敗告終。當(dāng)然,有些時(shí)候項(xiàng)目變更是對(duì)項(xiàng)目有利的,甚至大大促進(jìn)項(xiàng)目的實(shí)施。變更是項(xiàng)目干系人常常由于項(xiàng)目環(huán)境或者是其他的各種原因要求而對(duì)項(xiàng)目的范圍計(jì)劃進(jìn)行修改,甚至是重新規(guī)劃,而這一類修改或變化就叫做變更。項(xiàng)目范圍的變更控制、管理是對(duì)項(xiàng)目中存在的或潛在的變化采用正確的策略和方法成功地處理它。

　　5　總結(jié)

　　總之,項(xiàng)目的需求管理和范圍管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜但是非常重要的工作,只有把握了項(xiàng)目的需求和范圍才真正能使項(xiàng)目順利開展從而順利收尾。

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