范圍管理：項(xiàng)目范圍管理初探

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　　項(xiàng)目是一個(gè)特殊的將被完成的有限任務(wù)，它是在一定時(shí)間內(nèi)，滿足一系列特定目標(biāo)的多項(xiàng)工作的總稱。項(xiàng)目的定義決定了任何項(xiàng)目都必定有一個(gè)范圍。項(xiàng)目范圍管理對于項(xiàng)目的成功來講是十分關(guān)鍵的，確定不了范圍，項(xiàng)目就無法啟動(dòng)，就無法按項(xiàng)目進(jìn)行管理，計(jì)劃、進(jìn)度、工期就無從談起，成本管理、資源保障、變更控制等就失去了根據(jù)范圍定義不明確，意外的變更就會不可避免地出現(xiàn)，項(xiàng)目的進(jìn)程和節(jié)奏就會被打斷，進(jìn)而產(chǎn)生返工、窩工、誤工、費(fèi)用上升甚至項(xiàng)目不能完成等一系列的問題。

　　1、概述

　　項(xiàng)目范圍也稱工作范圍，即為使客戶滿意而必須做的所有工作，它包括項(xiàng)目的最終產(chǎn)品或服務(wù)以及實(shí)現(xiàn)該產(chǎn)品或服務(wù)所需要做的各項(xiàng)具體工作。在實(shí)際項(xiàng)目中，產(chǎn)品范圍和項(xiàng)目范圍的含義是不同的，產(chǎn)品范圍是確定產(chǎn)品或服務(wù)中應(yīng)包含有哪些功能和特征，是對產(chǎn)品要求的度量；項(xiàng)目范圍是為了使客戶滿意而必須做的所有工作，是項(xiàng)目未來一系列決策（項(xiàng)目計(jì)劃）的基礎(chǔ)。

　　范圍管理就是為了成功地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，規(guī)定或控制哪些方面是項(xiàng)目應(yīng)該做的，哪些是不該做的，即定義項(xiàng)目的范疇。簡單地說，就是項(xiàng)目要做什么、怎么做、做到什么程度。“做什么”通常是由項(xiàng)目第一人（發(fā)起人、投資人、行政主體等）給出的，一般指明了產(chǎn)品的范圍?！霸趺醋觥笔怯身?xiàng)目團(tuán)隊(duì)為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而做出的，是項(xiàng)目的工作范圍?！白龅绞裁闯潭取笔琼?xiàng)目團(tuán)隊(duì)或分包人根據(jù)項(xiàng)目范圍給定的條件，為實(shí)現(xiàn)某一類工作或某個(gè)“工作包”而做的具體工作。

　　項(xiàng)目范圍管理從過程上來講，主要包括啟動(dòng)、范圍計(jì)劃、范圍定義、范圍核實(shí)、范圍的變更與控制等內(nèi)容。范圍管理的首要任務(wù)是界定項(xiàng)目包含且只包含所有需要完成的工作，“包含且只包含”的意義至少有以下三個(gè)方面：一是有足夠多的工作必須做；二是不必要的工作不做；三是所做的工作都是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目（或項(xiàng)目一部分）的目標(biāo)。在進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意三點(diǎn)：即搞清需求、準(zhǔn)確界定范圍、變更控制要嚴(yán)。

　　2、搞清需求

　　不論什么項(xiàng)目，最重要的階段都是去弄明白真正的需求是什么，項(xiàng)目的需求應(yīng)該是用戶真正需要什么，而不是供應(yīng)商假設(shè)用戶需要什么。所以，進(jìn)行需求分析就是按照用戶的要求，對目標(biāo)系統(tǒng)提出完整、準(zhǔn)確、清晰、具體的要求。

　　搞清需求對于一個(gè)項(xiàng)目的成功來說非常重要，如果需求分析做得不好，就會造成需求不斷變更，進(jìn)而會影響項(xiàng)目的進(jìn)度、費(fèi)用控制，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)?dǎo)致項(xiàng)目失敗?？墒牵覀兺捎趯π枨箅A段的重要性認(rèn)識不夠，從而使得需求調(diào)研不細(xì)致、需求分析不到位、控制變更能力弱，主要表現(xiàn)為：

　?。?）項(xiàng)目定位不準(zhǔn)。項(xiàng)目一般都是由于一個(gè)或多個(gè)需要（如市場需要、顧客需求和技術(shù)需要等）才啟動(dòng)的，但是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在大多數(shù)情況下對于項(xiàng)目了解和理解（了解對應(yīng)廣度、理解對應(yīng)深度）得太少，也就是說，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對項(xiàng)目的背景在廣度和深度兩方面的“發(fā)掘”不夠，對于“母組織”需要的認(rèn)識不足、把握不準(zhǔn)，進(jìn)而造成了定位不準(zhǔn)。

　?。?）需求基線不合理。用戶無法提出完整、詳細(xì)的需求，或者用戶認(rèn)為已經(jīng)很明確地表達(dá)了自己的要求，但實(shí)際上項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員并不能按照用戶所想象的那樣去理解他們的需求，從而導(dǎo)致需求不足；用戶或組織對于項(xiàng)目的期望值過高，或希望在短時(shí)間內(nèi)看到效果，但由于技術(shù)或資源的限制卻常常滿足不了要求，進(jìn)而導(dǎo)致需求過度，這是非常普遍的現(xiàn)象。

　?。?）需求變更太多。在進(jìn)行需求分析時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員與客戶溝通交流不夠或者項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員理解有誤、用戶自身的原因、項(xiàng)目周期過長、環(huán)境的變化等，都有可能導(dǎo)致項(xiàng)目范圍的變更。可以說，項(xiàng)目范圍的變更已經(jīng)不可避免，也無法避免，關(guān)鍵在于如何規(guī)范變更的標(biāo)準(zhǔn)、程序，把范圍變更對項(xiàng)目造成的影響降到最低。

　　針對上述問題，在進(jìn)行需求分析時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)：

　　（1）熟悉背景，加強(qiáng)溝通。項(xiàng)目管理最終是為了讓所有“利益相關(guān)者”都滿意，因此，在進(jìn)行需求分析時(shí)，不但要考慮用戶的需求，也要考慮項(xiàng)目發(fā)起人（投資人）和團(tuán)隊(duì)的“母組織”的利益。要通過與項(xiàng)目所有“利益相關(guān)者”廣泛、深入的溝通，領(lǐng)會項(xiàng)目發(fā)起人的真正意圖、明確組織（企業(yè)）的具體要求、找到用戶需求的關(guān)鍵點(diǎn)，將三者統(tǒng)一起來（平衡點(diǎn)），或者至少要在關(guān)鍵的問題上達(dá)到一致。

　?。?）培養(yǎng)正確的需求意識，設(shè)定優(yōu)先級。對于項(xiàng)目需求輕重緩急的判斷和決策體現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的智慧，因此，在進(jìn)行需求分析時(shí)要挑選那些懂管理、精業(yè)務(wù)、會技術(shù)的多棲人才參加，并對他們以及其他需要參加的人員進(jìn)行培訓(xùn)，增加他們對重要性的認(rèn)識、準(zhǔn)確描述需求的能力和溝通與交流的能力，增強(qiáng)相互配合的意識；此后，就可以按照需求的重要性和緊迫性進(jìn)行優(yōu)先級排序，對需求進(jìn)行主動(dòng)管理，尋找優(yōu)先滿足高優(yōu)先級的方案，以確保項(xiàng)目整體功能的實(shí)現(xiàn)。