招標公證的方式和程序

　　招標公證的方式是指公證機構采用什么證明形式完成招標公證工作任務。鑒于招標公證的特殊性，為了維護招標當事人的合法權益，確保公證質(zhì)量，防止工作差錯。司法部對招標公證的方式作了特別規(guī)定，并專門制定了《招標投標公證程序細則》，根據(jù)規(guī)定，公證處辦理招標公證，"應當派兩名以上公證人員(其中應至少有一名公證員)參加整個招標投標活動,進行現(xiàn)場監(jiān)督和證明"。對公證員確認招標投標活動真實、合法的，應當當場宣讀公證詞,并在七日內(nèi)制成公證書發(fā)給當事人，該公證證明從公證員宣讀之日起生效。

　　根據(jù)招標投標活動規(guī)模和階段安排的不同，公證實踐中，通常采用兩種公證證明方式：

　　1.一次性公證。即在招投標活動結束宣讀公證詞,對其全過程給予公證。這種公證方式一般適用于規(guī)模較小、活動時間較短的招標投標活動。

　　2.分階段公證。即在招標投標的每一階段結束時，均對該階段的活動結果宣讀一次公證詞，待招標投標活動全部結束時，再對整個活動結果進行公證。如在開標活動結束時，宣讀開標公證詞。在評標活動結束時，宣讀評標公證詞。這種公證方式主要適用于規(guī)模較大、階段性顯著、活動持續(xù)時間較長的招標投標活動。

　　招標公證的程序是指公證機關辦理招標公證的工作步驟及必須遵守的操作規(guī)程。根據(jù)我國公證機關辦理各類公證事項的一般程序和內(nèi)容以及招標投標活動的程序和特點，司法部對招標公證的程序作了特別規(guī)定，并專門制定《招標投標公證程序細則》。根據(jù)規(guī)定，招標公證程序主要分為申請與受理、審查、現(xiàn)場監(jiān)督和出具公證書四個階段。實踐中，這四個階段在招標投標公證中并非是截然分開的，而是略有交叉。如在申請與受理階段和現(xiàn)場監(jiān)督階段都包括一部分審查的內(nèi)容，在現(xiàn)場監(jiān)督階段又包括一部分證明工作。但是，為敘述的方便，也為使讀者能夠一目了然，我們對整個招標投標公證的程序和內(nèi)容仍按這四個階段分別加以敘述。

　　(一)申請與受理

　　招標投標公證申請是指招標單位(招標方或受托招標方)向公證機關提出辦理公證的請求。它是招標公證的第一道工序，也是公證機關辦理招標投標公證的前提。這里需要說明的是，公證機關辦理招標投標公證，無論是根據(jù)國家有關行政規(guī)章的規(guī)定，該項招標投標活動必須由公證機關公證，還是招標單位自愿要求公證機關公證，都必須首先由招標單位向公證機關提出申請。受理是指公證機關根據(jù)招標單位的申請，初步作出接受辦理該項招標投標公證的決定。它是公證機關正式開始辦理招標投標的標志。在申請與受理階段，公證人員的主要任務是對招標單位的申請進行初步審查、判斷,對符合條件的申請予以受理,對不符合條件的申請不予受理。

　　(二)審查

　　招標投標公證的審查是指公證機關在對招標投標公證的申請決定受理后，對該公證申請的有關事項、材料進行的審核、查證工作。它是招標投標公證的一個重要階段，也是公證機關對該項招標投標活動進行現(xiàn)場監(jiān)督的前提。在審查階段，公證機關的主要任務是通過對申請人提交的全部材料的審核、查證，以及必要的調(diào)查,確認招標方或受托招標方是否具備招標的條件,招標項目和招標活動是否已獲得批準，招標文件及有關材料是否真實、合法、完善，招標、評標組織機構的組成是否符合規(guī)定的條件，并決定該項招標投標是否應給予公證。

　　(三)現(xiàn)場監(jiān)督

　　經(jīng)對申請人所提交的材料的審查，對符合規(guī)定辦證條件的，公證處應委派兩名以上公證人員(其中應至少有一名為公證員)參加整個招標投標活動，進行現(xiàn)場監(jiān)督?，F(xiàn)場監(jiān)督是指公證人員親臨現(xiàn)場，對招標投標活動的招標、投標、開標、評標定標每個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，并予以證明的活動。在現(xiàn)場監(jiān)督階段，公證人員的主要任務是，監(jiān)督招標投標各個環(huán)節(jié)的活動按照國家有關規(guī)定和招標文件要求的時間、地點、程序、原則和方法進行;對其中違反規(guī)定的行為予以糾正;查驗有關人員的身份，審查投標方的投標資格;對招標投標過程中的主要環(huán)節(jié)和重要事項給予現(xiàn)場證明。根據(jù)招標投標活動各個階段的特點和內(nèi)容，公證員的現(xiàn)場監(jiān)督活動也要有所側(cè)重。

　　(四)出具公證書

　　出具公證書是整個招標投標公證的最后一項內(nèi)容。雖然公證人員在現(xiàn)場監(jiān)督活動中已發(fā)表了公證詞，對整個招標投標活動的真實性、合法性和中標情況給予了證明，但根據(jù)我國公證機關工作方式的要求，招標投標公證也必須出具公證書，并以公證機關最后出具的公證書為準。招標投標公證書與公證人員在現(xiàn)場監(jiān)督階段發(fā)表的公證詞在內(nèi)容上有所不同，現(xiàn)場公證詞只是證明某個階段活動的真實性、合法性，而招標投標公證書則要對整個招標投標活動和定標結果的真實性、合法性作出公證。