OA辦公系統(tǒng)越便宜越好”、甚至是“功能越多越好？是這樣嗎

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隨著企事業(yè)單位對OA系統(tǒng)的需求增加，如何選購OA也就成為擺在眾多OA選型用戶面前的難題。選型OA嚴(yán)格來說許多細(xì)節(jié)都需要注意，但鑒于用戶的精力和時間有限，加上沒有那款產(chǎn)品能夠十全十美的貼合要求，于是我們可以重點從以下幾個方面切入考察。
 
一、按需購買
 
OA系統(tǒng)的功能不勝枚舉，核心功能加上延伸擴展的功能，如果每個功能都要購買、考察，既浪費了成本和精力，也會在后期使用中造成閑置，需要針對組織的需求針對性購買?？偟膩碚f，不同規(guī)模的企業(yè)，不同類型的組織，對基礎(chǔ)管理的側(cè)重點不同，中小企業(yè)關(guān)注的自由協(xié)作、信息發(fā)布和文檔管理；中型企業(yè)關(guān)注的職能分工、流程規(guī)范；大型企業(yè)關(guān)注的效率提升、業(yè)務(wù)督辦；集團企業(yè)更關(guān)注的集中管控、風(fēng)險控制。因此依據(jù)本企業(yè)的特點、差異性來有針對性的選型，就變的比較重要。

比如，中小企業(yè)選擇RTX、GKE之類的協(xié)同工具來完成溝通和協(xié)作；中型企業(yè)選擇OA應(yīng)用來完成流程優(yōu)化；大企業(yè)和集團企業(yè)，則可以選擇類似于泛普軟件的集團OA來完成對效率、管控和風(fēng)險的要求。

二、OA系統(tǒng)的集成效果
 
隨著企業(yè)組織的信息化程度加深，各種軟件應(yīng)用紛紛走馬上任，如何將分布在各個部門、各個人手中的系統(tǒng)加以集成整合、提高使用效率也成為眾多單位考慮的問題。從OA系統(tǒng)的產(chǎn)生看，主要著力于對內(nèi)部辦公資源的整合，內(nèi)部各部門的協(xié)作，在企業(yè)基礎(chǔ)管理中起著貫穿的作用，隨著信息化建設(shè)的深入，企業(yè)越來越希望能夠在OA的表單審批過程中，直接調(diào)取CRM系統(tǒng)中的客戶數(shù)據(jù)、訂單編號，直接調(diào)取erp系統(tǒng)中的產(chǎn)品型號、庫存數(shù)量，直接調(diào)取HR系統(tǒng)中的組織名稱和員工代碼；企業(yè)越來越多的希望只通過一個IP地址、賬號、密碼登錄到所有的系統(tǒng)中去等等，總之如何解決應(yīng)用孤島、信息孤島和數(shù)據(jù)孤島，成為企業(yè)選型OA系統(tǒng)，構(gòu)建全員信息化平臺的重要需求。
 
三、OA系統(tǒng)的平臺性要求
 
從OA系統(tǒng)的生命周期來看，大部分OA系統(tǒng)的生命力都不會超過10年，原因何在？因為企業(yè)的需求無法在選型階段界定清楚，準(zhǔn)確的講永遠(yuǎn)無法界定清楚，因為企業(yè)在持續(xù)不斷的發(fā)展過程中，戰(zhàn)略中心、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、職務(wù)崗位、角色權(quán)限都在不斷的變化，尤其是基礎(chǔ)管理需求在不斷的變化，其中一些變化可以通過流程優(yōu)化和表單調(diào)整完成，但還有相當(dāng)多的變化無法通過產(chǎn)品化模塊實現(xiàn)，因此具有無碼開發(fā)的平臺化系統(tǒng)成為解決變化的唯一方法。
 
比如泛普軟件的平臺版中，具有的模塊定制平臺，可以通過無碼開發(fā)的方式，由系統(tǒng)管理員結(jié)合企業(yè)的管理需求，快捷的定制各種模塊，如考勤管理、訂餐管理等等。
 
四、性價比依然重要
 
購買任何東西都會考慮性價比問題，OA選型同樣不能越過這一實際問題。至今仍有些企業(yè)會認(rèn)為“OA軟件越貴越好”、“OA軟件越便宜越好”、甚至是“功能越多越好”。這其實是一種片面的想法。實際上，產(chǎn)品的價格高并不等于其產(chǎn)品的品質(zhì)高，也不等同于產(chǎn)品的功能強大。OA系統(tǒng)不象ERP，其需求一般比較標(biāo)準(zhǔn)，所以，高價絕不是選用OA產(chǎn)品的正確途徑，應(yīng)著眼于OA系統(tǒng)的核心價值、易用性、易維護性。
 
選型無小事，OA系統(tǒng)一旦上線將涉及到單位中的每一位員工的工作習(xí)慣，如何讓系統(tǒng)最大限度被員工接受，如何將最終用戶的排斥度降到最低，才是選型者應(yīng)該著重考慮的問題，然后才能讓系統(tǒng)有機會發(fā)揮其管理價值。